E-mailassistent

De E-mailassistent koppelt een mailbox aan een van uw chatbots. ChatReact sorteert binnenkomende e-mail vervolgens automatisch in categorieën en — wanneer uw chatbot de juiste instructies en kennis heeft — bereidt antwoordconcepten direct in uw inbox voor.

ChatReact verstuurt nooit e-mails. Het maakt alleen concepten aan. U controleert en verzendt elk antwoord altijd zelf. Technisch gezien vraagt ChatReact niet eens toestemming om e-mail te verzenden.

Vereisten

ChatReact Professional-plan of hoger
Een chatbot met een gevulde kennisbank (de chatbot beantwoordt de e-mails, dus die moet uw bedrijf kennen)
Een mailbox die gehost wordt bij Microsoft — zie de volgende sectie; dit is de meest voorkomende struikelblok

Het aantal mailboxen dat u kunt koppelen hangt af van uw plan: Professional staat 1 mailbox toe, Enterprise en Agency Starter staan 3 toe, Agency Pro staat 10 toe en Agency Business staat 25 toe. Zodra u uw limiet bereikt, wordt de kaart "Connect a mailbox" verborgen totdat u upgradet of een bestaande mailbox loskoppelt.

Welke e-mailadressen werken?

Dit is belangrijk: het is niet voldoende dat een adres in uw Outlook-app verschijnt. De Outlook-app kan mailboxen van veel verschillende providers weergeven, maar ChatReact maakt verbinding met de mailbox zelf — en dat werkt alleen wanneer Microsoft de mailbox host.

Deze werken:

✅ Microsoft 365 zakelijke mailboxen (ook Exchange Online genoemd) — inclusief adressen met uw eigen domein, bijv. [email protected], zolang uw e-mail op Microsoft 365 draait
✅ Persoonlijke Microsoft-accounts — adressen die eindigen op @outlook.com, @hotmail.com of @live.com

Deze werken NIET:

❌ Adressen die alleen aan de Outlook-app zijn toegevoegd via IMAP/POP — bijv. een Gmail-, GMX- of webhostingadres dat u in Outlook leest. De e-mail zelf staat bij de andere provider, dus Microsoft kan ChatReact geen toegang verlenen.
❌ Gmail / Google Workspace (ondersteuning staat op onze roadmap)
❌ Zelf-gehoste Exchange-servers (on-premises) die niet met Microsoft 365 zijn verbonden

Niet zeker? Doe deze 30-secondencheck: open outlook.office.com in uw browser en meld u aan met het e-mailadres dat u wilt koppelen. Als uw mailbox daar opent, wordt deze bij Microsoft gehost en werkt deze met ChatReact. Als de aanmelding mislukt of uw mail daar niet staat, vraag dan uw IT-partner of hostingprovider waar uw e-mail wordt gehost.

Uw mailbox koppelen, stap voor stap

Stap 1: Open de E-mailassistent

Meld u aan bij ChatReact en klik op Email Assistant in de linkerzijbalk. Als de vermelding een slotpictogram toont, is de functie nog niet in uw huidige plan inbegrepen.

Stap 2: Kies de chatbot

Als u meer dan één chatbot heeft, kies de chatbot die deze mailbox moet beantwoorden onder Chatbot that powers this mailbox. De kennisbank, instructies en persoonlijkheid van die chatbot (inclusief formele/informele aanspreekvorm) worden gebruikt voor de antwoordconcepten.

Stap 3: Klik op "Connect Outlook"

U wordt doorgestuurd naar de officiële Microsoft-aanmeldpagina (login.microsoftonline.com). ChatReact ziet uw wachtwoord nooit — u voert het alleen bij Microsoft in.

Stap 4: Meld u aan met het juiste account

Dit is de meest voorkomende fout: meld u aan met de mailbox die u wilt koppelen — niet met uw privé-Microsoft-account.

Als Microsoft al een lijst met accounts toont, kies het juiste account.
Als de mailbox niet in de lijst staat, klik op "Use another account" en voer het adres in (bijv. [email protected]) en het bijbehorende wachtwoord.

Met welk account u zich ook aanmeldt, dat is de mailbox die wordt gekoppeld.

Stap 5: Accepteer de machtigingen

Microsoft toont welke machtigingen ChatReact aanvraagt: uw e-mail lezen, concepten maken, mappen en categorieën organiseren. Let op wat niet in de lijst staat — het verzenden van e-mail. Klik op Accept.

Stap 6: Als u "Approval required" ziet

In veel bedrijven mogen medewerkers apps niet zelf goedkeuren. Microsoft toont dan een bericht zoals "Approval required" of "This app requires your admin's approval". Dat is een beveiligingsinstelling van uw bedrijf, geen foutmelding.

Twee manieren om dit op te lossen:

Een beheerder koppelt eerst: vraag uw Microsoft 365-beheerder om deze stappen één keer door te lopen. Op het machtigingsscherm kan diegene "Consent on behalf of your organization" aanvinken — daarna kan elke medewerker zonder verdere goedkeuring zijn mailbox koppelen. (Als in het proces het mailbox van de beheerder zelf wordt gekoppeld en dat niet gewenst is, kunt u die eenvoudig weer loskoppelen in ChatReact — zie hieronder.)
Goedkeuring in het admincentrum: alternatief kan de beheerder het Microsoft Entra admin center openen, naar de ChatReact-app onder Enterprise applications zoeken en daar adminconsent verlenen.

Herhaal daarna de koppeling vanaf Stap 3.

Stap 7: Klaar — controleer het resultaat

U wordt teruggeleid naar ChatReact en ziet het bericht "Mailbox connected successfully". Op de verbindingskaart ziet u het mailboxadres en de status Active. ChatReact heeft ook een set startcategorieën aangemaakt (bijv. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam) die u te allen tijde kunt hernoemen, verwijderen of uitbreiden.

Wat gebeurt er na het koppelen

ChatReact verwerkt alleen e-mail die na het tot stand brengen van de koppeling binnenkomt. Uw bestaande inboxgeschiedenis wordt nooit aangeraakt.
Nieuwe e-mail wordt automatisch elke paar minuten opgehaald, gecategoriseerd en in Outlook getagd of verplaatst.
Wat er met een e-mail gebeurt, wordt bepaald door de actions van de categorie (zie de volgende sectie).
Er wordt alleen een antwoordconcept gemaakt wanneer al deze punten waar zijn: de categorie heeft de actie Create reply draft met eigen instructions, het maken van concepten is ingeschakeld voor de verbinding, de e-mail is een echte vraag en de kennisbank van uw chatbot de vraag daadwerkelijk dekt. Anders slaat ChatReact het concept bewust over — de Activity-lijst toont altijd wat er is gedaan en waarom.

Organiseren of concepten pauzeren

Elke gekoppelde mailbox heeft twee onafhankelijke schakelaars op de verbindingskaart:

Categorize & organize emails — zet automatische categorisatie en Outlook-bestandsplaatsing aan of uit
Create reply drafts — zet het maken van antwoordconcepten aan of uit

Zet een van beide uit om dat gedeelte van de E-mailassistent voor een mailbox te pauzeren zonder de mailbox los te koppelen.

Verschijnen er geen concepten? Controleer de Activity-lijst op de E-mailassistentpagina. De meest voorkomende oorzaken zijn ontbrekende conceptinstructies bij de categorie (bewerk de categorie → Create reply draft → voeg instructies toe), een lege kennisbank, of het bereiken van uw maandelijkse conceptlimiet voor het plan — wanneer dat gebeurt, toont de Activity-lijst "Draft quota reached" samen met het gebruikte/limietaantal.

Categorieën: regels met acties

Elke categorie is een regel die uit twee delen bestaat:

When — de beschrijving bepaalt welke e-mails in deze categorie horen. ChatReact sorteert elke binnenkomende e-mail in precies één categorie. Hoe preciezer de beschrijving, hoe beter de sortering.
What — de actions bepalen wat er met deze e-mails gebeurt. Deze kunnen vrij worden gecombineerd:

Action	What it does
Tag in Outlook	Past de categorienaam toe als een gekleurde Outlook-categorie.
Move to folder	Verplaatst de e-mail naar een map van uw mailbox — een submap van de inbox, een van uw eigen mappen, het archief, ongewenste e-mail of de prullenbak. U kunt vanuit de mapkiezer een nieuwe inboxmap aanmaken.
Create reply draft	Maakt een antwoordconcept in de thread — volgens de instructions die u voor de categorie instelt.

De acties worden altijd in deze volgorde uitgevoerd: tag → draft → move.

Prullenbak: e-mails worden alleen naar de prullenbak verplaatst wanneer de AI hier zeer zeker van is — anders worden ze alleen getagd. Er wordt niets permanent verwijderd. Prullenbak en antwoordconcepten kunnen niet gecombineerd worden.

Instructies voor antwoordconcepten

De feiten in een concept komen altijd uit de kennisbank van uw chatbot. De instructies van een categorie beschrijven hoe e-mails van dat type beantwoord moeten worden: toon, structuur, volgende stap — en wat de AI niet mag doen (bijv. "nooit prijzen citeren" of "nooit een afspraak bevestigen").

Geen instructies, geen concept. De categorie toont dan "Draft instructions missing".
Insert template geeft u beproefde instructies, bijv. voor servicevragen, offerteaanvragen, afspraakverzoeken, supportverzoeken of sollicitaties — pas ze aan naar uw behoeften.
Voeg optioneel een voorbeeldantwoord toe. Dat wordt alleen als model gebruikt voor toon, lengte en structuur; feiten worden er nooit uit gehaald.

Algemene regels voor alle concepten

Regels die op elk concept moeten worden toegepast — en meestal ook op de chat — worden aangemaakt onder Knowledge Base → Instructions met Applies to: Chat + Email. De kaart General rules for all drafts op de E-mailassistentpagina toont ze. Als een algemene regel en een categorie-instructie conflicteren, wint de categorie-instructie.

Instructies hadden vroeger een kanaal "Email only". Deze zijn automatisch verplaatst naar uw categorieën met ingeschakelde antwoordconcepten (bijv. "To Respond") en verschijnen nu daar als conceptinstructies.

Een handtekening instellen

De kaart Signature laat u het blok ontwerpen dat onder elk antwoordconcept wordt toegevoegd — met logo, links en opmaak. Wanneer u een mailbox koppelt, genereert ChatReact automatisch een standaardhandtekening uit uw bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, gekoppelde website en logo).

Visual-modus laat u de handtekening direct bewerken; de knop Image voegt een afbeelding in via URL of upload (geüploade afbeeldingen worden automatisch bijgesneden, van formaat veranderd en gecomprimeerd).
HTML-modus laat u een bestaande handtekening als HTML plakken — inclusief table-layouts — met een livevoorbeeld onder de editor.
Zodra een handtekening is ingesteld, sluit de AI het concept af met een slotzin en laat de handtekening de afsluiting verzorgen.

Contacten: wat de assistent onthoudt

ChatReact bouwt automatisch een profiel op voor elke afzender: naam, bedrijf, klantstatus (Customer, Prospect, Supplier, etc.), of ze formeel of informeel worden aangesproken, en individuele opmerkelijke feiten. Deze informatie voedt elk toekomstig antwoordconcept — inclusief het kiezen van de juiste aanspreekvorm voor dat contact.

Open Contacts om alle profielen te bekijken en te bewerken. Uw handmatige aanpassingen hebben altijd voorrang en worden nooit door de AI overschreven. U kunt ook interne notities toevoegen, die als context voor concepten worden gebruikt maar nooit letterlijk worden geciteerd.

Veelvoorkomende problemen oplossen

Problem	Solution
Connected the wrong mailbox	Klik op Disconnect op de verbindingskaart, koppel daarna opnieuw en kies "Use another account" op de Microsoft-aanmeldpagina.
Status shows Reconnect required	Microsoft heeft de opgeslagen toegang ongeldig gemaakt (bijv. na een wachtwoordwijziging). Klik op Reconnect en meld u opnieuw aan. Uw categorieën en geschiedenis blijven behouden.
"Approval required" tijdens aanmelding	Zie Stap 6 hierboven — uw Microsoft 365-beheerder moet de app één keer goedkeuren.
E-mails worden niet verwerkt	Er wordt alleen mail verwerkt die na de koppeling binnenkomt, met een vertraging van een paar minuten. Controleer ook of de verbindingsstatus Active is en niet Paused.
Aanmelding mislukt volledig	Controleer of de mailbox daadwerkelijk bij Microsoft wordt gehost (zie "Welke e-mailadressen werken?" hierboven).

Privacy

ChatReact maakt alleen concepten en kan geen e-mail verzenden — de verzendmachtiging wordt nooit aangevraagd.
Toegangstokens worden versleuteld opgeslagen; e-mailinhoud wordt tijdelijk verwerkt en niet permanent door ChatReact bewaard. Alleen afzender, onderwerp en het categorisatie-resultaat verschijnen in het activiteitlog.
Het loskoppelen van een mailbox verwijdert onmiddellijk de opgeslagen toegang samen met de categorieën en het activiteitlog van die verbinding. Uw e-mails in Outlook worden nooit aangetast.