E-mailassistent

De E-mailassistent verbindt een mailbox met een van uw chatbots. ChatReact sorteert inkomende e-mail vervolgens automatisch in categorieën en — wanneer uw chatbot de juiste instructies en kennis heeft — bereidt conceptantwoorden direct in uw inbox voor.

ChatReact verstuurt nooit e-mails. Het maakt alleen concepten aan. U bekijkt en verstuurt elk antwoord altijd zelf. Technisch gezien vraagt ChatReact niet eens toestemming om e-mail te verzenden.

Vereisten

ChatReact Professional plan of hoger
Een chatbot met een gevulde kennisbasis (de chatbot beantwoordt de e-mails, dus hij moet uw bedrijf kennen)
Een mailbox die gehost wordt bij Microsoft — zie de volgende sectie, dit is het meest voorkomende struikelblok

Welke e-mailadressen werken?

Dit is belangrijk: het is niet genoeg dat een adres in uw Outlook-app verschijnt. De Outlook-app kan mailboxen van veel verschillende providers weergeven, maar ChatReact maakt verbinding met de mailbox zelf — en dat werkt alleen wanneer Microsoft de mailbox host.

Deze werken:

✅ Microsoft 365 zakelijke mailboxen (ook Exchange Online genoemd) — inclusief adressen met uw eigen domein, bijv. [email protected], zolang uw e-mail op Microsoft 365 draait
✅ Persoonlijke Microsoft-accounts — adressen die eindigen op @outlook.com, @hotmail.com of @live.com

Deze werken NIET:

❌ Adressen die alleen aan de Outlook-app zijn toegevoegd via IMAP/POP — bijv. een Gmail-, GMX- of webhostingadres dat u in Outlook leest. De mail zelf wordt bij de andere provider opgeslagen, dus Microsoft kan ChatReact geen toegang daartoe verlenen.
❌ Gmail / Google Workspace (ondersteuning staat op onze roadmap)
❌ Zelf-gehoste Exchange-servers (on-premises) die niet met Microsoft 365 zijn verbonden

Weet u het niet zeker? Doe deze 30-secondencheck: open outlook.office.com in uw browser en meld u aan met het e-mailadres dat u wilt verbinden. Als uw mailbox daar opent, wordt deze bij Microsoft gehost en werkt hij met ChatReact. Als het aanmelden mislukt of uw mail daar niet staat, vraag dan uw IT-partner of hostingprovider waar uw e-mail wordt gehost.

Uw mailbox verbinden, stap voor stap

Stap 1: Open de E-mailassistent

Meld u aan bij ChatReact en klik op E-mailassistent in de linker zijbalk. Als de vermelding een slotpictogram toont, is de functie nog niet inbegrepen in uw huidige plan.

Stap 2: Kies de chatbot

Als u meer dan één chatbot heeft, kies degene die deze mailbox moet beantwoorden onder Chatbot that powers this mailbox. De kennisbasis, instructies en persoonlijkheid (inclusief formele/informele aanspreekvorm) worden gebruikt voor de conceptantwoorden.

Stap 3: Klik op "Connect Outlook"

U wordt doorgestuurd naar de officiële Microsoft-aanmeldpagina (login.microsoftonline.com). ChatReact ziet uw wachtwoord nooit — u voert het alleen bij Microsoft in.

Stap 4: Meld u aan met het juiste account

Dit is de meest voorkomende fout: meld u aan met de mailbox die u wilt verbinden — niet met uw privé Microsoft-account.

Als Microsoft al een lijst met accounts toont, kies het juiste.
Als de mailbox niet wordt vermeld, klik op "Use another account" en voer het adres in (bijv. [email protected]) en het bijbehorende wachtwoord.

Welk account u ook gebruikt om u aan te melden, dat is de mailbox die wordt verbonden.

Stap 5: Accepteer de toestemmingen

Microsoft toont welke toestemmingen ChatReact aanvraagt: uw e-mail lezen, concepten aanmaken, mappen en categorieën organiseren. Let op wat niet in de lijst staat — e-mail verzenden. Klik op Accept.

Stap 6: Als u "Approval required" ziet

In veel bedrijven mogen medewerkers apps niet zelf goedkeuren. Microsoft toont dan een bericht als "Approval required" of "This app requires your admin's approval". Dat is een beveiligingsinstelling van uw bedrijf, geen fout.

Twee manieren om het op te lossen:

Een beheerder verbindt eerst: vraag uw Microsoft 365-beheerder om deze stappen één keer door te lopen. Op het toestemmingsscherm kan diegene "Consent on behalf of your organization" aanvinken — daarna kan elke medewerker zijn mailbox verbinden zonder verdere goedkeuring. (Als in dat proces per ongeluk het mailbox van de beheerder wordt verbonden en dat niet gewenst is, kan die gewoon de verbinding in ChatReact verbreken — zie hieronder.)
Goedkeuring in het admincentrum: alternatief opent de beheerder het Microsoft Entra admin center, zoekt de ChatReact-app onder Enterprise applications en verleent daar admin consent.

Herhaal daarna de verbinding vanaf Stap 3.

Stap 7: Klaar — controleer het resultaat

U wordt teruggeleid naar ChatReact en ziet het bericht "Mailbox connected successfully". De verbindingskaart toont het mailboxadres en de status Active. ChatReact heeft ook een set voorbeeldcategorieën aangemaakt (bijv. To Respond, FYI, Newsletters) die u op elk moment kunt hernoemen, verwijderen of uitbreiden.

Wat gebeurt er na het verbinden

ChatReact verwerkt alleen e-mail die na het maken van de verbinding binnenkomt. Uw bestaande inboxgeschiedenis wordt nooit aangeraakt.
Nieuwe e-mail wordt automatisch elke paar minuten opgehaald, gecategoriseerd en gelabeld of opgeborgen in Outlook.
Er wordt alleen een conceptantwoord aangemaakt wanneer al het volgende waar is: de categorie staat concepten toe, conceptvorming is ingeschakeld voor de verbinding, de e-mail is een echte vraag, uw chatbot heeft ten minste één actieve instructie voor het email channel, en zijn kennisbasis de vraag daadwerkelijk dekt. Anders slaat ChatReact het concept bewust over — de Activity-lijst toont altijd wat er is gedaan en waarom.

Geen concepten te zien? Controleer de Activity-lijst op de pagina van de E-mailassistent. De meest voorkomende oorzaken zijn een ontbrekende e-mailinstructie (voeg er één toe onder Knowledge Base → Instructions met kanaal "Email") of een lege kennisbasis.

Veelvoorkomende problemen oplossen

Problem	Solution
Connected the wrong mailbox	Click Disconnect on the connection card, then connect again and choose "Use another account" on the Microsoft sign-in page.
Status shows Reconnect required	Microsoft invalidated the saved access (e.g. after a password change). Click Reconnect and sign in again. Your categories and history are kept.
"Approval required" during sign-in	See Step 6 above — your Microsoft 365 administrator has to approve the app once.
Emails are not being processed	Only mail received after connecting is processed, with a delay of a few minutes. Also check that the connection status is Active and not Paused.
Sign-in fails entirely	Verify the mailbox is actually hosted at Microsoft (see "Which email addresses work?" above).

Privacy

ChatReact maakt alleen concepten en kan geen e-mail verzenden — de verzendtoestemming wordt nooit gevraagd.
Toegangstokens worden versleuteld opgeslagen; e-mailinhoud wordt tijdelijk verwerkt en niet permanent door ChatReact opgeslagen. Alleen afzender, onderwerp en het categorisatieresultaat verschijnen in het activitylog.
Het verbreken van een mailboxverbinding verwijdert de opgeslagen toegang onmiddellijk. Uw e-mails in Outlook worden nooit beïnvloed.