Lead-Management

Lead-Management ermöglicht es Ihrem Chatbot, potenzielle Kunden automatisch zu erkennen und deren Kontaktdaten zu erfassen. Die KI erkennt Kaufsignale und führt Besucher durch einen reibungslosen Lead-Erfassungsprozess.

Lead-Management aktivieren

Voraussetzungen

Lead-Management ist verfügbar in:

• Professional Plan und höher
• Alle Agency-Pläne

Funktionsweise

1. KI-Erkennung: Der Chatbot analysiert Konversationen auf Kaufsignale
2. Bestätigung: Wenn Signale erkannt werden, fragt der Bot, ob der Besucher kontaktiert werden möchte
3. Kontaktformular: Nach Bestätigung erscheint ein kurzes Kontaktformular direkt im Chat
4. Benachrichtigung: Teammitglieder erhalten sofort Push- und E-Mail-Benachrichtigungen

Das Lead-Erfassungsformular

Anstatt Details Frage für Frage zu stellen, zeigt der Chatbot ein Kontaktformular direkt im Chatfenster an. Das Formular wird aus Ihren konfigurierten Lead-Feldern erstellt — inklusive Platzhalter und Dropdown-Optionen. Nachdem der Besucher das Formular abgesendet hat, wird Ihre Bestätigungsnachricht im Chat angezeigt.

Konfiguration der KI-Lead-Erkennung

Erkennung aktivieren/deaktivieren

Sie können die automatische KI-Erkennung für jeden Chatbot einzeln steuern:

1. Gehen Sie zu Dashboard → Leads → Lead-Einstellungen
2. Wählen Sie den Reiter KI-Erkennung
3. Aktivieren oder deaktivieren Sie Automatische Lead-Erkennung

Empfindlichkeit einstellen

Die Erkennungsempfindlichkeit bestimmt, wie eindeutig das Kaufinteresse sein muss:

Lead-Erkennungs-Signale

Die KI achtet auf echtes Kaufinteresse — nicht auf allgemeine Neugier. Beispiele für Signale, die die Lead-Erfassung auslösen:

Um die Lead-Qualität hoch zu halten, ist die KI bewusst konservativ. Folgendes wird nicht als Lead behandelt:

• Allgemeine Fragen wie „How does X work?“ oder „What features do you have?“
• Preisfragen ohne jeglichen Geschäftskontext
• Begrüßungen, Small Talk und Erstbesucher, die Ihr Produkt erkunden
• Anfragen, mit einem Menschen zu sprechen — diese werden stattdessen als Live Chat Übergaben behandelt

Konfiguration der Lead-Felder

Standardfelder

Standardmäßig sind folgende Felder konfiguriert:

• Name (erforderlich)
• E-Mail (erforderlich)
• Telefon (optional)
• Unternehmen (optional)

Felder anpassen

1. Gehen Sie zu Dashboard → Leads → Lead-Einstellungen
2. Klicken Sie auf den Reiter Lead-Felder
3. Fügen Sie Felder hinzu, bearbeiten oder entfernen Sie sie nach Bedarf

Textbasierte Felder unterstützen einen benutzerdefinierten Platzhalter-Text, der im Formulareingabefeld angezeigt wird. Select (Dropdown)-Felder verfügen über einen Optionen-Editor — fügen Sie mindestens eine Option hinzu, damit das Dropdown funktioniert.

Feldtypen

Lead-Felder übersetzen

Wenn Ihr Chatbot mehrere Sprachen unterstützt, können Sie das Lead-Formular übersetzen:

1. Gehen Sie zu Leads → Lead-Einstellungen → Übersetzungen
2. Unter UI-Übersetzungen übersetzen Sie die Bestätigungsnachricht
3. Unter Feld-Übersetzungen übersetzen Sie die Labels Ihrer Lead-Felder

Die Standardfelder und die Standard-Bestätigungsnachricht werden automatisch in die primäre Sprache Ihres Chatbots lokalisiert.

Lead-Kategorien

Organisieren Sie Leads mit Kategorien für bessere Zuweisung und Nachverfolgung.

Kategorien erstellen

1. Gehen Sie zu Leads → Lead-Einstellungen → Kategorien
2. Geben Sie in der Karte Kategorie erstellen einen Namen ein und wählen Sie eine Farbe
3. Klicken Sie auf Erstellen
4. Weisen Sie Teammitglieder der Kategorie zu

Kategoriezuteilung

• Leads können manuell Kategorien zugewiesen werden
• Teammitglieder, die einer Kategorie zugewiesen sind, erhalten Benachrichtigungen für diese Leads
• Kategorien helfen dabei, Leads an das richtige Team zu routen

Benutzerzuweisungen

Weisen Sie Teammitglieder zu, die Benachrichtigungen für bestimmte Kategorien erhalten sollen:

1. Gehen Sie zu Leads → Lead-Einstellungen → Kategorien
2. Suchen Sie auf einer Kategorie-Karte den Abschnitt Benachrichtigungen
3. Klicken Sie auf ein Teammitglied, um es hinzuzufügen — Mitglieder mit einem Häkchen werden über neue Leads in dieser Kategorie benachrichtigt
4. Klicken Sie erneut auf ein zugewiesenes Mitglied, um es zu entfernen

Zugewiesene Teammitglieder erhalten sowohl Push- als auch E-Mail-Benachrichtigungen für neue Leads in dieser Kategorie.

Leads verwalten

Lead-Liste

Alle erfassten Leads finden Sie unter Dashboard → Leads:

• Übersichtskarten oben zeigen, wie viele Leads sich in jedem Status befinden
• Leads über die Suchleiste oberhalb der Tabelle nach Name, E-Mail oder Unternehmen durchsuchen
• Nach Status filtern
• Nach Zuweisung filtern: Alle Leads, Mir zugewiesen oder Nicht zugewiesen

Leads werden mit den neuesten Einträgen zuerst aufgelistet.

Lead-Status

Lead-Details

Klicken Sie auf einen Lead, um Folgendes zu sehen:

• Alle erfassten Informationen
• Die Quellkonversation (falls verfügbar)
• Interne Notizen
• Status-, Kategorie- und Zuweisungssteuerungen in der Seitenleiste

Leads zuweisen

Jeder Lead kann einem bestimmten Teammitglied zugewiesen werden:

1. Öffnen Sie die Lead-Detailansicht
2. Verwenden Sie den Selector Zuweisen an in der Seitenleiste
3. Wählen Sie ein Teammitglied oder Nicht zugewiesen, um die Zuweisung zu entfernen
4. Klicken Sie oben auf der Seite auf Speichern, um Ihre Änderungen anzuwenden

Verwenden Sie den Filter Mir zugewiesen in der Lead-Liste, um schnell Ihre eigenen Leads zu finden.

Notizen hinzufügen

Fügen Sie interne Notizen zu Leads hinzu:

1. Öffnen Sie die Lead-Detailansicht
2. Nutzen Sie den Abschnitt Notizen
3. Fügen Sie Kontext zu Gesprächen oder Follow-ups hinzu

Leads löschen

Um einen Lead zu löschen, öffnen Sie die Lead-Detailansicht und klicken Sie oben auf das Papierkorb-Symbol. Sie werden zur Bestätigung aufgefordert.

Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen

Teammitglieder erhalten Dashboard-Benachrichtigungen:

• Erscheinen in der Benachrichtigungsglocke
• Verlinken zur Lead-Übersicht

E-Mail-Benachrichtigungen

Sofortige E-Mail-Benachrichtigungen enthalten:

• Lead-Details (Name, E-Mail usw.)
• Kategorieinformationen
• Einen direkten Link zum Lead im Dashboard

Wer wird benachrichtigt

1. Kategorie-Zuweisungen bestimmen, wer benachrichtigt wird
2. Unternehmensinhaber erhalten alle Benachrichtigungen, falls keine Zuweisungen existieren

Best Practices

1. Formulare kurz halten: Fragen Sie nur nach wesentlichen Informationen
2. Pflichtfelder bedacht einsetzen: Zu viele Pflichtfelder reduzieren die Conversion
3. Schnell reagieren: Leads konvertieren eher, wenn sie zeitnah kontaktiert werden
4. Kategorien verwenden: Organisieren Sie Leads für eine effiziente Weiterleitung
5. Notizen hinzufügen: Dokumentieren Sie alle Interaktionen für Kontext
6. Status aktualisieren: Halten Sie den Lead-Status aktuell für eine genaue Pipeline-Übersicht

Bestätigungsnachricht

Passen Sie die Nachricht an, die nach der Lead-Erfassung angezeigt wird:

1. Gehen Sie zu Leads → Lead-Einstellungen → Lead-Felder
2. Bearbeiten Sie die Bestätigungsnachricht
3. Standard: "Vielen Dank! Ein Teammitglied wird sich in Kürze bei Ihnen melden."

API-Zugriff

Die REST API v1 und der MCP-Server decken inzwischen die vollständige Lead-Management-Funktionalität ab, nicht nur das Lesen von Daten. Damit können Sie Leads erstellen, aktualisieren, zuweisen und löschen, Lead-Kategorien verwalten und Lead-Erfassungsfelder konfigurieren — dieselben Aktionen, die auch im Dashboard verfügbar sind. Die REST-Endpunkte finden Sie in der API-Referenz, die verfügbaren KI-Assistenten-Tools auf der Seite MCP-Server. API-Zugriff ist in kostenpflichtigen Plänen verfügbar — siehe unsere Pricing page.

Nächste Schritte

• Forms & Contact Forms →
• Team Management →
• Live Chat →