Pomoćnik za e-poštu

Pomoćnik za e-poštu povezuje poštanski sandučić s jednim od vaših chatbota. ChatReact zatim automatski razvrstava dolaznu e-poštu u kategorije i — kada vaš chatbot ima odgovarajuće upute i znanje — priprema nacrte odgovora izravno u vašem inboxu.

Zahtjevi

• ChatReact Professional plan ili viši
• Chatbot s popunjenom bazom znanja (chatbot odgovara na e-poruke, pa mora poznavati vaše poslovanje)
• Poštanski sandučić koji je hostan na Microsoftu — pogledajte sljedeći odlomak, ovo je najčešći problem

Koje e-adrese rade?

Ovo je važno: nije dovoljno da se adresa pojavljuje u vašoj Outlook aplikaciji. Outlook aplikacija može prikazivati sandučiće iz mnogih različitih pružatelja, ali ChatReact se povezuje na sam sandučić — i to funkcionira samo kad Microsoft hosta sandučić.

Ovo radi:

• ✅ Microsoft 365 poslovni sandučići (također nazvani Exchange Online) — uključujući adrese s vašom vlastitom domenom, npr. [email protected], pod uvjetom da vaša e-pošta radi na Microsoft 365
• ✅ Osobni Microsoft računi — adrese koje završavaju s @outlook.com, @hotmail.com ili @live.com

Ovo NE radi:

• ❌ Adrese koje su samo dodane u Outlook aplikaciju putem IMAP/POP — npr. Gmail, GMX ili adresa s web-hostinga koju čitate u Outlooku. Sama pošta je pohranjena kod drugog pružatelja, pa Microsoft ne može dati ChatReactu pristup.
• ❌ Gmail / Google Workspace (podrška je na našem roadmapu)
• ❌ Samohostani Exchange serveri (on-premises) koji nisu povezani s Microsoft 365

Povezivanje vašeg sandučića, korak po korak

Korak 1: Otvorite Pomoćnik za e-poštu

Prijavite se u ChatReact i kliknite Email Assistant u lijevom bočnom izborniku. Ako zapis prikazuje ikonu lokota, vaš trenutni plan još ne uključuje tu značajku.

Korak 2: Odaberite chatbota

Ako imate više chatbota, odaberite onog koji bi trebao odgovarati na ovaj sandučić pod Chatbot that powers this mailbox. Njegova baza znanja, upute i osobnost (uključujući formalni/ neformalni način obraćanja) bit će korištene za nacrte odgovora.

Korak 3: Kliknite "Connect Outlook"

Bit ćete preusmjereni na službenu Microsoft stranicu za prijavu (login.microsoftonline.com). ChatReact nikada ne vidi vašu lozinku — unosite je isključivo na Microsoftu.

Korak 4: Prijavite se s pravim računom

Ovo je najčešća pogreška: prijavite se s sandučićem koji želite povezati — ne s vašim privatnim Microsoft računom.

• Ako Microsoft već prikazuje popis računa, odaberite ispravan.
• Ako sandučić nije naveden, kliknite "Use another account" i unesite adresu (npr. [email protected]) i njezinu lozinku.

S kojim god se računom prijavite, taj će sandučić biti povezan.

Korak 5: Prihvatite dopuštenja

Microsoft prikazuje koja dopuštenja ChatReact traži: čitanje vaše e-pošte, stvaranje nacrta, organiziranje mapa i kategorija. Obratite pozornost na ono što nije na popisu — slanje e-pošte. Kliknite Accept.

Korak 6: Ako vidite "Approval required"

U mnogim tvrtkama zaposlenicima nije dopušteno da odobravaju aplikacije sami. Microsoft tada prikazuje poruku poput "Approval required" ili "This app requires your admin's approval". To je sigurnosna postavka vaše tvrtke, a ne greška.

Dva načina da to riješite:

1. Administrator se prvo poveže: zamolite vašeg Microsoft 365 administratora da jednom prođe kroz iste korake. Na zaslonu s dopuštenjima može označiti "Consent on behalf of your organization" — nakon toga, svaki zaposlenik može povezati svoj sandučić bez dodatnog odobrenja. (Ako se pritom poveže administratorski sandučić a to nije željeno, jednostavno ga odspojite u ChatReactu naknadno — vidi dolje.)
2. Odobrenje u admin centru: alternativno, administrator otvara Microsoft Entra admin center, pretražuje aplikaciju ChatReact pod Enterprise applications i tamo daje administratorski pristanak.

Nakon toga, ponovite povezivanje iz Koraka 3.

Korak 7: Gotovo — provjerite rezultat

Bit ćete preusmjereni natrag u ChatReact i vidjet ćete poruku "Mailbox connected successfully". Kartica veze prikazuje adresu sandučića i status Active. ChatReact je također kreirao skup početnih kategorija (npr. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam) koje možete preimenovati, izbrisati ili proširiti u bilo kojem trenutku.

Što se događa nakon povezivanja

• ChatReact obrađuje samo e-poštu koja stigne nakon uspostavljene veze. Vaša postojeća povijest inboxa nikada se ne dira.
• Nova e-pošta se preuzima automatski svakih nekoliko minuta, kategorizira i označava ili premješta u Outlooku.
• Ono što se događa s e-poštom odlučuju akcije njene kategorije (vidi sljedeći odjeljak).
• Nacrt odgovora se stvara samo kada su svi ovi uvjeti zadovoljeni: kategorija ima akciju Create reply draft s vlastitim uputama, izrada nacrta je omogućena za vezu, e-poruka je stvarni upit, i baza znanja vašeg chatbota zapravo pokriva pitanje. U suprotnom ChatReact svjesno preskače izradu nacrta — lista Activity uvijek prikazuje što je učinjeno i zašto.

Pauziranje organiziranja ili izrade nacrta

Svaki povezani sandučić ima dva neovisna prekidača na svojoj kartici veze:

• Categorize & organize emails — uključuje ili isključuje automatsku kategorizaciju i premještanje u Outlooku
• Create reply drafts — uključuje ili isključuje izradu nacrta odgovora

Isključite bilo koji od njih da privremeno zaustavite taj dio Pomoćnika za e-poštu za određeni sandučić bez odspajanja.

Kategorije: pravila s akcijama

Svaka kategorija je pravilo sastavljeno od dva dijela:

• When — opis odlučuje kojoj e-pošti pripada ova kategorija. ChatReact svaku dolaznu e-poštu svrstava točno u jednu kategoriju. Što precizniji opis, to je bolje razvrstavanje.
• What — akcije odlučuju što se događa s tim e-porukama. Mogu se slobodno kombinirati:

Akcije se uvijek izvršavaju ovim redoslijedom: tag → draft → move.

Upute za nacrte odgovora

Činjenice u nacrtu uvijek dolaze iz baze znanja vašeg chatbota. Upute kategorije opisuju kako se e-poruke te vrste odgovaraju: ton, struktura, sljedeći korak — i što AI ne smije učiniti (npr. "nikad ne navoditi cijene" ili "nikad ne potvrđivati termin").

• Nema uputa, nema nacrta. Kategorija tada prikazuje "Draft instructions missing".
• Insert template daje vam provjerene upute, npr. za upite o usluzi, zahtjeve za ponude, zahtjeve za termine, zahtjeve za podršku ili prijave za posao — prilagodite ih prema potrebi.
• Opcionalno dodajte primjer odgovora. Koristi se samo kao model tona, duljine i strukture; činjenice se iz njega nikada ne preuzimaju.

Opća pravila za sve nacrte

Pravila koja bi trebala vrijediti za svaki nacrt — i obično i za chat — stvaraju se pod Knowledge Base → Instructions s Applies to: Chat + Email. Kartica General rules for all drafts na stranici Email Assistant ih navodi. Ako opće pravilo i uputa kategorije budu u sukobu, uputa kategorije ima prednost.

Postavljanje potpisa

Kartica Signature omogućuje vam dizajniranje bloka koji se dodaje ispod svakog nacrta odgovora — s logotipom, poveznicama i formatiranjem. Kad povežete sandučić, ChatReact automatski generira zadani potpis iz podataka vaše tvrtke (naziv tvrtke, povezana web-stranica i logotip).

• Visual način omogućuje izravno uređivanje potpisa; gumb Image umeće sliku putem URL-a ili učitavanja (učitane slike se automatski obrezuju, mijenjaju veličinu i komprimiraju).
• HTML način omogućuje lijepljenje postojećeg potpisa kao HTML — uključujući rasporede tablica — s prikazom uživo ispod uređivača.
• Nakon što je potpis postavljen, AI završava svoj nacrt zaključnom rečenicom i ostavlja potpis za vaš potpisni blok.

Kontakti: što asistent pamti

ChatReact automatski gradi profil za svakog pošiljatelja: ime, tvrtka, status kupca (Customer, Prospect, Supplier itd.), koristite li formalno ili neformalno obraćanje te pojedinačne zapažene činjenice. Te informacije se koriste u svakom budućem nacrtu odgovora — uključujući odabir ispravnog oblika obraćanja za taj kontakt.

Otvorite Contacts za pregled i uređivanje svih profila. Vaše ručne izmjene uvijek imaju prioritet i nikada ih AI ne prepisuje. Također možete dodavati interne bilješke koje se koriste kao kontekst za nacrte, ali se nikada ne citiraju izravno.

Rješavanje uobičajenih problema

Privatnost

• ChatReact stvara samo nacrte i ne može slati e-poštu — dopuštenje za slanje nikad se ne traži.
• Pristupni tokeni se pohranjuju šifrirano; sadržaj e-pošte se obrađuje prolazno i ne pohranjuje trajno u ChatReactu. Samo pošiljatelj, predmet i rezultat kategorizacije pojavljuju se u zapisniku aktivnosti.
• Odspajanje sandučića odmah briše spremljeni pristup zajedno s kategorijama i zapisnikom aktivnosti za tu vezu. Vaše e-poruke u Outlooku nikada nisu pogođene.