Email Assistant

Email Assistant povezuje poštanski sandučić s jednim od vaših chatbota. ChatReact potom automatski sortira dolazne e‑poruke u kategorije i — kada vaš chatbot ima odgovarajuće upute i znanje — priprema nacrte odgovora izravno u vašem inboxu.

ChatReact nikada ne šalje e‑poruke. On samo stvara nacrte. Vi uvijek pregledavate i šaljete svaki odgovor sami. Tehnički, ChatReact čak ni ne traži dopuštenje za slanje e‑pošte.

Zahtjevi

ChatReact Professional plan ili viši
Chatbot s popunjenom bazom znanja (chatbot odgovara na e‑poruke, pa mora poznavati vaše poslovanje)
Poštanski sandučić koji je hostan na Microsoftu — pogledajte sljedeći odjeljak, ovo je najčešća zapreka

Koje e‑adrese rade?

Ovo je važno: nije dovoljno da se adresa prikazuje u vašoj Outlook aplikaciji. Outlook aplikacija može prikazivati sandučiće od različitih pružatelja, ali ChatReact se povezuje izravno na sam sandučić — a to funkcionira samo kada Microsoft hosta sandučić.

Ove rade:

✅ Microsoft 365 poslovni sandučići (također nazvani Exchange Online) — uključujući adrese s vlastitom domenom, npr. [email protected], pod uvjetom da vaša e‑pošta radi na Microsoft 365
✅ Osobni Microsoft računi — adrese koje završavaju na @outlook.com, @hotmail.com ili @live.com

Ove NE rade:

❌ Adrese koje su samo dodane u Outlook aplikaciju putem IMAP/POP — npr. Gmail, GMX ili adresa vaše web‑hostinga koju čitate u Outlooku. Sama pošta pohranjena je kod drugog pružatelja, pa Microsoft ne može dodijeliti ChatReactu pristup.
❌ Gmail / Google Workspace (podrška je na našoj roadmapi)
❌ Samohostani Exchange serveri (on‑premises) koji nisu povezani s Microsoft 365

Niste sigurni? Ovdje je 30‑sekundni test: otvorite outlook.office.com u pregledniku i prijavite se s adresom e‑pošte koju želite povezati. Ako se vaš sandučić tamo otvori, hostan je na Microsoftu i radit će s ChatReactom. Ako se prijava ne uspije ili vaša pošta nije tamo, upitajte svog IT partnera ili pružatelja hostinga gdje je vaša e‑pošta hostana.

Povezivanje vašeg sandučića, korak po korak

Korak 1: Otvorite Email Assistant

Prijavite se u ChatReact i kliknite Email Assistant u lijevom izborniku. Ako unos prikazuje ikonu lokota, vaš trenutni plan još ne uključuje tu značajku.

Korak 2: Odaberite chatbota

Ako imate više chatbota, odaberite onog koji bi trebao odgovarati za taj sandučić pod Chatbot that powers this mailbox. Njegova baza znanja, upute i osobnost (uključujući formalni/informalni oblik obraćanja) koristit će se za nacrte odgovora.

Korak 3: Kliknite "Connect Outlook"

Bit ćete preusmjereni na službenu Microsoft stranicu za prijavu (login.microsoftonline.com). ChatReact nikada ne vidi vašu lozinku — unosite je samo na Microsoftu.

Korak 4: Prijavite se s pravim računom

Ovo je najčešća pogreška: prijavite se s onim sandučićem koji želite povezati — ne sa svojim privatnim Microsoft računom.

Ako Microsoft već prikazuje popis računa, odaberite ispravan.
Ako sandučić nije na popisu, kliknite "Use another account" i unesite adresu (npr. [email protected]) i njezinu lozinku.

Račun s kojim se prijavite je onaj koji će biti povezan.

Korak 5: Prihvatite dopuštenja

Microsoft prikazuje koja dopuštenja ChatReact traži: čitanje vaše e‑pošte, stvaranje nacrta, organiziranje mapa i kategorija. Obratite pozornost na ono što nije na popisu — slanje e‑pošte. Kliknite Accept.

Korak 6: Ako vidite "Approval required"

U mnogim tvrtkama zaposlenicima nije dopušteno same odobravati aplikacije. Microsoft tada prikazuje poruku poput "Approval required" ili "This app requires your admin's approval". To je sigurnosna postavka vaše tvrtke, a ne greška.

Dva načina za rješenje:

Administrator se prvo poveže: zamolite svog Microsoft 365 administratora da jednom prođe ove iste korake. Na zaslonu s dopuštenjima može označiti "Consent on behalf of your organization" — nakon toga će svaki zaposlenik moći povezati svoj sandučić bez daljnjeg odobrenja. (Ako se pritom administracijskom računu poveže sandučić i to nije poželjno, jednostavno ga naknadno odspojite u ChatReactu — vidi dolje.)
Odobrenje u admin centru: alternativno, administrator otvori Microsoft Entra admin center, potraži ChatReact aplikaciju pod Enterprise applications i tamo da administratorski pristanak.

Nakon toga ponovite povezivanje od Koraka 3.

Korak 7: Gotovo — provjerite rezultat

Bit ćete preusmjereni natrag u ChatReact i vidjet ćete poruku "Mailbox connected successfully". Vaša kartica veze prikazuje adresu sandučića i status Active. ChatReact je također stvorio skup početnih kategorija (npr. To Respond, FYI, Newsletters) koje možete preimenovati, izbrisati ili proširiti u bilo kojem trenutku.

Što se događa nakon povezivanja

ChatReact obrađuje samo e‑poruke koje stignu nakon uspostave veze. Vaša postojeća povijest inboxa nikada se ne dira.
Nove e‑poruke preuzimaju se automatski svakih par minuta, kategoriziraju se i označavaju ili premještaju u Outlooku.
Nacrt odgovora se stvara samo kada su svi sljedeći uvjeti zadovoljeni: kategorija dopušta nacrte, izrada nacrta je omogućena za vezu, e‑poruka je stvaran upit, vaš chatbot ima najmanje jednu aktivnu uputu za email channel, i njegova baza znanja zaista pokriva pitanje. U suprotnom ChatReact namjerno preskače stvaranje nacrta — lista Activity uvijek prikazuje što je učinjeno i zašto.

Ne pojavljuju se nacrti? Provjerite Activity listu na stranici Email Assistant. Najčešći razlozi su nedostajuća uputa za e‑poštu (dodajte jednu pod Knowledge Base → Instructions s kanalom "Email") ili prazna baza znanja.

Rješavanje čestih problema

Problem	Rješenje
Povezali ste pogrešan sandučić	Kliknite Disconnect na kartici veze, zatim ponovo povežite i odaberite "Use another account" na Microsoft stranici za prijavu.
Status prikazuje Reconnect required	Microsoft je poništio spremljeni pristup (npr. nakon promjene lozinke). Kliknite Reconnect i ponovno se prijavite. Vaše kategorije i povijest ostaju sačuvani.
"Approval required" tijekom prijave	Vidi Korak 6 gore — vaš Microsoft 365 administrator mora jednom odobriti aplikaciju.
E‑poruke se ne obrađuju	Obraduje se samo pošta primljena nakon povezivanja, uz odgodu od nekoliko minuta. Također provjerite je li status veze Active, a ne Paused.
Prijava u potpunosti ne uspije	Provjerite je li sandučić stvarno hostan na Microsoftu (vidi "Koje e‑adrese rade?" gore).

Privatnost

ChatReact stvara samo nacrte i ne može slati e‑poštu — dopuštenje za slanje nikada se ne traži.
Pristupni tokeni pohranjeni su šifrirano; sadržaji e‑pošte se privremeno obrađuju i ne pohranjuju trajno kod ChatReacta. U dnevniku aktivnosti pojavljuju se samo pošiljatelj, predmet i rezultat kategorizacije.
Odspajanje sandučića odmah briše pohranjeni pristup. Vaše e‑poruke u Outlooku nikada nisu pogođene.