Assistente Email

L'Assistente Email collega una casella di posta a uno dei suoi chatbot. ChatReact ordina automaticamente le email in arrivo in categorie e — quando il suo chatbot dispone delle istruzioni e delle conoscenze necessarie — prepara bozze di risposta direttamente nella sua casella di posta.

ChatReact non invia mai email. Crea solo bozze. Lei revisiona e invia sempre ogni risposta di persona. Tecnicamente, ChatReact non richiede nemmeno il permesso di inviare email.

Requisiti

Piano ChatReact Professional o superiore
Un chatbot con una knowledge base compilata (il chatbot risponde alle email, quindi deve conoscere la sua attività)
Una casella di posta che sia ospitata da Microsoft — veda la sezione successiva, questo è il punto critico più comune

Il numero di caselle di posta che può collegare dipende dal suo piano: Professional consente 1 casella, Enterprise e Agency Starter consentono 3, Agency Pro consente 10 e Agency Business consente 25. Una volta raggiunto il limite, la scheda "Connect a mailbox" viene nascosta finché non esegue l'upgrade o non scollega una casella esistente.

Quali indirizzi email funzionano?

Questo è importante: non è sufficiente che un indirizzo appaia nella sua app Outlook. L'app Outlook può mostrare caselle di posta di molti provider diversi, ma ChatReact si collega alla casella stessa — e questo funziona solo quando Microsoft ospita la casella.

Questi funzionano:

✅ Caselle Microsoft 365 business (chiamate anche Exchange Online) — inclusi indirizzi con il suo dominio, es. [email protected], purché la sua email sia gestita su Microsoft 365
✅ Account Microsoft personali — indirizzi che terminano con @outlook.com, @hotmail.com o @live.com

Questi NON funzionano:

❌ Indirizzi aggiunti solo all'app Outlook tramite IMAP/POP — es. un indirizzo Gmail, GMX o di hosting web che legge in Outlook. La posta è memorizzata presso l'altro provider, quindi Microsoft non può concedere a ChatReact l'accesso.
❌ Gmail / Google Workspace (il supporto è nella nostra roadmap)
❌ Server Exchange autogestiti (on-premises) che non sono collegati a Microsoft 365

Non è sicuro? Faccia questo controllo di 30 secondi: apra outlook.office.com nel suo browser e acceda con l'indirizzo email che desidera collegare. Se la sua casella di posta si apre lì, è ospitata da Microsoft e funzionerà con ChatReact. Se l'accesso fallisce o la posta non è presente, chieda al suo partner IT o al provider di hosting dove è ospitata la sua email.

Collegare la sua casella di posta, passo dopo passo

Passo 1: Aprire l'Assistente Email

Acceda a ChatReact e clicchi Email Assistant nella barra laterale sinistra. Se la voce mostra un'icona a forma di lucchetto, il suo piano attuale non include ancora la funzionalità.

Passo 2: Scegliere il chatbot

Se ha più di un chatbot, scelga quello che dovrà rispondere a questa casella sotto Chatbot that powers this mailbox. La sua knowledge base, le istruzioni e la personalità (incluso l'uso della forma di cortesia/informale) saranno utilizzate per le bozze di risposta.

Passo 3: Clicchi "Connect Outlook"

Verrà reindirizzato alla pagina di accesso ufficiale Microsoft (login.microsoftonline.com). ChatReact non vede mai la sua password — la inserisce solo su Microsoft.

Passo 4: Acceda con l'account corretto

Questo è l'errore più comune: acceda con la casella che desidera collegare — non con il suo account Microsoft personale.

Se Microsoft mostra già un elenco di account, scelga quello corretto.
Se la casella non è elencata, clicchi "Use another account" e inserisca l'indirizzo (es. [email protected]) e la relativa password.

Qualunque account usi per accedere sarà la casella che viene collegata.

Passo 5: Accetti le autorizzazioni

Microsoft mostra quali autorizzazioni ChatReact richiede: lettura delle email, creazione di bozze, organizzazione di cartelle e categorie. Nota cosa non è nella lista — l'invio di email. Clicchi Accept.

Passo 6: Se vede "Approval required"

In molte aziende, i dipendenti non sono autorizzati ad approvare le app autonomamente. Microsoft mostrerà allora un messaggio come "Approval required" o "This app requires your admin's approval". Si tratta di un'impostazione di sicurezza della sua azienda, non di un errore.

Due modi per risolverlo:

Un amministratore si collega per primo: chieda all'amministratore Microsoft 365 di eseguire questi stessi passaggi una volta. Nella schermata delle autorizzazioni può selezionare "Consent on behalf of your organization" — dopo di che, ogni dipendente potrà collegare la propria casella senza ulteriori approvazioni. (Se la casella dell'amministratore viene collegata nel processo e ciò non è desiderato, è possibile scollegarla in ChatReact in seguito — veda sotto.)
Approvazione nel centro admin: in alternativa, l'amministratore apre il Microsoft Entra admin center, cerca l'app ChatReact sotto Enterprise applications e concede il consenso amministrativo lì.

Successivamente, ripeta il collegamento dal Passo 3.

Passo 7: Fatto — verifichi il risultato

Verrà reindirizzato a ChatReact e vedrà il messaggio "Mailbox connected successfully". La scheda della connessione mostra l'indirizzo della casella e lo stato Active. ChatReact ha anche creato un set di categorie iniziali (es. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam) che può rinominare, eliminare o estendere in qualsiasi momento.

Cosa succede dopo il collegamento

ChatReact elabora solo le email che arrivano dopo il collegamento. La cronologia della sua casella esistente non viene mai toccata.
Le nuove email vengono rilevate automaticamente ogni pochi minuti, classificate e etichettate o archiviate in Outlook.
Ciò che succede a un'email è deciso dalle azioni della sua categoria (vedere la sezione successiva).
Viene creata una bozza di risposta solo quando tutte queste condizioni sono vere: la categoria ha l'azione Create reply draft con le proprie istruzioni, la creazione di bozze è abilitata per la connessione, l'email è una richiesta genuina e la knowledge base del suo chatbot copre effettivamente la domanda. Altrimenti ChatReact salta deliberatamente la bozza — l'elenco Attività mostra sempre cosa è stato fatto e perché.

Mettere in pausa l'organizzazione o la creazione di bozze

Ogni casella collegata ha due interruttori indipendenti sulla scheda di connessione:

Categorize & organize emails — attiva o disattiva la categorizzazione automatica e l'archiviazione in Outlook
Create reply drafts — attiva o disattiva la creazione di bozze di risposta

Disattivi uno qualsiasi dei due per mettere in pausa quella parte dell'Assistente Email per una casella senza scollegarla.

Non compaiono bozze? Controlli l'elenco Attività nella pagina dell'Assistente Email. Le ragioni più frequenti sono istruzioni di bozza mancanti nella categoria (modifichi la categoria → Create reply draft → aggiunga le istruzioni), una knowledge base vuota o il raggiungimento della quota mensile di bozze del suo piano — in quel caso l'elenco Attività mostra "Draft quota reached" insieme al conteggio usato/limite.

Categorie: regole con azioni

Ogni categoria è una regola composta da due parti:

When — la descrizione decide quali email appartengono a questa categoria. ChatReact assegna ogni email in arrivo esattamente a una categoria. Più precisa è la descrizione, migliore sarà l'assegnazione.
What — le azioni decidono cosa succede a queste email. Possono essere combinate liberamente:

Action	What it does
Tag in Outlook	Applica il nome della categoria come categoria colorata in Outlook.
Move to folder	Sposta l'email in una cartella della sua casella — una sottocartella della posta in arrivo, una delle sue cartelle, l'archivio, la posta indesiderata o il cestino. Può creare una nuova cartella della posta in arrivo direttamente dal selettore di cartelle.
Create reply draft	Crea una bozza di risposta nella conversazione — seguendo le istruzioni che ha impostato per la categoria.

Le azioni vengono eseguite sempre in questo ordine: tag → bozza → spostamento.

Cestino: le email vengono spostate nel cestino solo quando l'IA è molto sicura della categoria — altrimenti vengono solo etichettate. Nulla viene eliminato in modo permanente. Cestino e bozze di risposta non possono essere combinati.

Istruzioni per le bozze di risposta

I fatti in una bozza provengono sempre dalla knowledge base del suo chatbot. Le istruzioni di una categoria descrivono come le email di quel tipo devono essere risposte: tono, struttura, prossimi passi — e cosa l'IA non deve fare (es. "mai citare prezzi" o "mai confermare un appuntamento").

Nessuna istruzione, nessuna bozza. La categoria mostrerà allora "Draft instructions missing".
Insert template le offre istruzioni collaudate, es. per richieste di assistenza, richieste di preventivo, richieste di appuntamento, richieste di supporto o candidature — adatti questi modelli alle sue esigenze.
Facoltativamente aggiunga una risposta di esempio. Viene usata solo come modello per tono, lunghezza e struttura; i fatti non vengono mai ricavati da essa.

Regole generali per tutte le bozze

Le regole che devono applicarsi a ogni bozza — e solitamente anche alla chat — si creano sotto Knowledge Base → Instructions con Applies to: Chat + Email. La scheda General rules for all drafts nella pagina dell'Assistente Email le elenca. Se una regola generale e un'istruzione di categoria confliggono, prevale l'istruzione di categoria.

Le istruzioni avevano un canale "Email only". Sono state spostate automaticamente nelle sue categorie con le bozze abilitate (es. "To Respond") e ora vi compaiono come istruzioni di bozza.

Impostare una firma

La scheda Signature le consente di progettare il blocco aggiunto sotto ogni bozza di risposta — con logo, link e formattazione. Quando collega una casella, ChatReact genera automaticamente una firma predefinita dai dati della sua azienda (nome azienda, sito collegato e logo).

La modalità Visual le permette di modificare la firma direttamente; il pulsante Image inserisce un'immagine tramite URL o upload (le immagini caricate vengono automaticamente ritagliate, ridimensionate e compresse).
La modalità HTML le permette di incollare una firma esistente in HTML — inclusi layout a tabella — con un'anteprima live mostrata sotto l'editor.
Una volta impostata una firma, l'IA termina la bozza con una riga di chiusura e lascia la firma al blocco firma.

Contatti: cosa ricorda l'assistente

ChatReact crea automaticamente un profilo per ogni mittente: nome, azienda, stato cliente (Customer, Prospect, Supplier, ecc.), se vengono trattati con forma di cortesia o informale, e fatti rilevanti individuali. Queste informazioni alimentano ogni futura bozza di risposta — inclusa la scelta della forma di rivolgersi corretta a quel contatto.

Apra Contacts per visualizzare e modificare tutti i profili. Le sue modifiche manuali hanno sempre priorità e non vengono mai sovrascritte dall'IA. Può anche aggiungere note interne, che vengono usate come contesto per le bozze ma non vengono mai citate direttamente.

Risolvere problemi comuni

Problem	Solution
Connected the wrong mailbox	Clicchi Disconnect sulla scheda di connessione, poi si ricolleghi e scelga "Use another account" nella pagina di accesso Microsoft.
Status shows Reconnect required	Microsoft ha invalidato l'accesso salvato (es. dopo un cambio di password). Clicchi Reconnect e acceda di nuovo. Le sue categorie e la cronologia rimangono intatte.
"Approval required" during sign-in	Veda il Passo 6 sopra — l'amministratore Microsoft 365 deve approvare l'app una volta.
Emails are not being processed	Viene elaborata solo la posta ricevuta dopo il collegamento, con un ritardo di pochi minuti. Controlli anche che lo stato della connessione sia Active e non Paused.
Sign-in fails entirely	Verifichi che la casella sia effettivamente ospitata da Microsoft (vedere "Quali indirizzi email funzionano?" sopra).

Privacy

ChatReact crea solo bozze e non può inviare email — il permesso di invio non viene mai richiesto.
I token di accesso sono memorizzati criptati; i contenuti delle email vengono elaborati in modo transitorio e non sono memorizzati permanentemente da ChatReact. Solo mittente, oggetto e il risultato della categorizzazione compaiono nel registro attività.
Scollegare una casella elimina immediatamente l'accesso memorizzato insieme alle categorie e al registro attività di quella connessione. Le sue email in Outlook non vengono mai modificate.