Assistente Email

L'Assistente Email collega una casella di posta a uno dei suoi chatbot. ChatReact quindi ordina automaticamente le email in arrivo in categorie e — quando il suo chatbot dispone delle istruzioni e delle conoscenze appropriate — prepara bozze di risposta direttamente nella sua casella di posta.

ChatReact non invia mai email. Crea solo bozze. Lei revisiona e invia sempre personalmente ogni risposta. Tecnicamente, ChatReact non richiede neppure il permesso di inviare email.

Requisiti

Piano ChatReact Professional o superiore
Un chatbot con una knowledge base compilata (il chatbot risponde alle email, quindi deve conoscere la sua attività)
Una casella di posta ospitata da Microsoft — veda la sezione successiva, questo è l'ostacolo più comune

Quali indirizzi email funzionano?

Questo è importante: non basta che un indirizzo appaia nella sua app Outlook. L'app Outlook può mostrare caselle di posta di molti fornitori diversi, ma ChatReact si connette alla casella stessa — e ciò funziona solo quando Microsoft ospita la casella.

Questi funzionano:

✅ Caselle Microsoft 365 business (dette anche Exchange Online) — compresi indirizzi con il suo dominio, per es. [email protected], purché la sua email sia gestita su Microsoft 365
✅ Account Microsoft personali — indirizzi che terminano con @outlook.com, @hotmail.com o @live.com

Questi NON funzionano:

❌ Indirizzi aggiunti solo all'app Outlook tramite IMAP/POP — per es. un account Gmail, GMX o un indirizzo di hosting web che legge in Outlook. La posta è archiviata presso l'altro provider, quindi Microsoft non può concedere a ChatReact l'accesso.
❌ Gmail / Google Workspace (il supporto è nella nostra roadmap)
❌ Server Exchange auto-ospitati (on-premises) che non sono connessi a Microsoft 365

Non è sicuro? Faccia questo controllo di 30 secondi: apra outlook.office.com nel suo browser e acceda con l'indirizzo email che vuole collegare. Se la sua casella si apre lì, è ospitata da Microsoft e funzionerà con ChatReact. Se l'accesso fallisce o la sua posta non è presente, chieda al suo partner IT o al provider di hosting dove è ospitata la sua email.

Collegare la sua casella, passo dopo passo

Passo 1: Aprire l'Assistente Email

Acceda a ChatReact e clicchi Email Assistant nella barra laterale di sinistra. Se la voce mostra un'icona a forma di lucchetto, il suo piano attuale non include ancora la funzionalità.

Passo 2: Scegliere il chatbot

Se dispone di più chatbot, scelga quello che dovrebbe rispondere a questa casella sotto Chatbot that powers this mailbox. La sua knowledge base, le istruzioni e la personalità (incluso l'uso della forma formale/informale) saranno usate per le bozze di risposta.

Passo 3: Clicchi "Connect Outlook"

Verrà reindirizzato alla pagina di accesso ufficiale di Microsoft (login.microsoftonline.com). ChatReact non vede mai la sua password — la inserisce solo su Microsoft.

Passo 4: Acceda con l'account corretto

Questo è l'errore più comune: acceda con la casella che desidera collegare — non con il suo account Microsoft personale.

Se Microsoft mostra già un elenco di account, scelga quello corretto.
Se la casella non è elencata, clicchi "Use another account" e inserisca l'indirizzo (per es. [email protected]) e la relativa password.

L'account con cui effettua l'accesso è la casella che verrà collegata.

Passo 5: Accetti le autorizzazioni

Microsoft mostra quali autorizzazioni ChatReact richiede: lettura delle email, creazione di bozze, organizzazione di cartelle e categorie. Nota ciò che non è nella lista — l'invio di email. Clicchi Accept.

Passo 6: Se vede "Approval required"

In molte aziende, ai dipendenti non è permesso approvare le app autonomamente. Microsoft mostra allora un messaggio come "Approval required" o "This app requires your admin's approval". Si tratta di un'impostazione di sicurezza della sua azienda, non di un errore.

Due modi per risolverlo:

Un amministratore si connette per primo: chieda al suo amministratore Microsoft 365 di eseguire questi stessi passaggi una volta. Nella schermata delle autorizzazioni possono selezionare "Consent on behalf of your organization" — dopo di ciò, ogni dipendente potrà collegare la propria casella senza ulteriori approvazioni. (Se la casella dell'amministratore viene collegata durante il processo e ciò non è desiderato, basterà disconnetterla in ChatReact in seguito — veda sotto.)
Approvazione nel centro amministrativo: in alternativa, l'amministratore apre il Microsoft Entra admin center, cerca l'app ChatReact sotto Enterprise applications e concede il consenso amministrativo lì.

Successivamente, ripeta il collegamento dal Passo 3.

Passo 7: Fatto — verifichi il risultato

Verrà reindirizzato di nuovo a ChatReact e vedrà il messaggio "Mailbox connected successfully". La scheda di connessione mostra l'indirizzo della casella e lo stato Active. ChatReact ha inoltre creato un set di categorie iniziali (per es. To Respond, FYI, Newsletters) che può rinominare, eliminare o estendere in qualsiasi momento.

Cosa succede dopo il collegamento

ChatReact elabora solo le email che arrivano dopo il collegamento. La cronologia della sua casella esistente non viene mai toccata.
Le nuove email vengono prelevate automaticamente ogni paio di minuti, classificate e taggate o archiviate in Outlook.
Una bozza di risposta viene creata solo quando tutte queste condizioni sono vere: la categoria consente bozze, la redazione è abilitata per la connessione, l'email è una richiesta genuina, il suo chatbot ha almeno un'istruzione attiva per il canale email, e la sua knowledge base copre effettivamente la domanda. In caso contrario ChatReact salta deliberatamente la bozza — l'elenco Activity mostra sempre ciò che è stato fatto e perché.

Non appaiono bozze? Controlli l'elenco Activity nella pagina dell'Assistente Email. I motivi più frequenti sono l'assenza di un'istruzione per email (aggiunga una sotto Knowledge Base → Instructions con canale "Email") oppure una knowledge base vuota.

Risoluzione dei problemi comuni

Problem	Solution
Connected the wrong mailbox	Clicchi Disconnect sulla scheda di connessione, quindi colleghi di nuovo e scelga "Use another account" nella pagina di accesso Microsoft.
Status shows Reconnect required	Microsoft ha invalidato l'accesso salvato (per es. dopo un cambio di password). Clicchi Reconnect e effettui nuovamente l'accesso. Le sue categorie e la cronologia vengono conservate.
"Approval required" during sign-in	Veda il Passo 6 sopra — il suo amministratore Microsoft 365 deve approvare l'app una volta.
Emails are not being processed	Vengono elaborate solo le mail ricevute dopo il collegamento, con un ritardo di qualche minuto. Verifichi inoltre che lo stato della connessione sia Active e non Paused.
Sign-in fails entirely	Verifichi che la casella sia effettivamente ospitata da Microsoft (vedere "Quali indirizzi email funzionano?" sopra).

Privacy

ChatReact crea soltanto bozze e non può inviare email — il permesso di invio non viene mai richiesto.
I token di accesso sono memorizzati criptati; i contenuti delle email sono elaborati in modo transitorio e non vengono conservati permanentemente da ChatReact. Solo mittente, oggetto e il risultato della categorizzazione appaiono nel registro delle attività.
Disconnettere una casella elimina immediatamente l'accesso memorizzato. Le sue email in Outlook non vengono mai modificate.