Asystent e-mail

Asystent e-mail łączy skrzynkę pocztową z jednym z Państwa chatbotów. ChatReact automatycznie sortuje przychodzące e-maile na kategorie i — gdy chatbot ma odpowiednie instrukcje i wiedzę — przygotowuje szkice odpowiedzi bezpośrednio w Państwa skrzynce odbiorczej.

Wymagania

• Plan ChatReact Professional lub wyższy
• Chatbot z uzupełnioną bazą wiedzy (chatbot odpowiada na e-maile, więc musi znać Państwa firmę)
• Skrzynka pocztowa hostowana przez Microsoft — zobacz następny rozdział, to najczęstsza przeszkoda

Które adresy e-mail działają?

To jest ważne: nie wystarczy, że adres pojawia się w aplikacji Outlook. Aplikacja Outlook może wyświetlać skrzynki z wielu różnych dostawców, lecz ChatReact łączy się bezpośrednio ze skrzynką — a to działa tylko wtedy, gdy skrzynka jest hostowana przez Microsoft.

Te działają:

• ✅ Skrzynki biznesowe Microsoft 365 (zwane też Exchange Online) — w tym adresy z własną domeną, np. [email protected], o ile poczta działa na Microsoft 365
• ✅ Osobiste konta Microsoft — adresy kończące się na @outlook.com, @hotmail.com lub @live.com

Te NIE działają:

• ❌ Adresy dodane do aplikacji Outlook wyłącznie przez IMAP/POP — np. Gmail, GMX lub adres hostingowy odczytywany w Outlook. Sama poczta jest przechowywana u innego dostawcy, więc Microsoft nie może przyznać ChatReact do niej dostępu.
• ❌ Gmail / Google Workspace (wsparcie jest na naszej mapie drogowej)
• ❌ Samodzielnie hostowane serwery Exchange (on-premises) niepołączone z Microsoft 365

Podłączanie skrzynki krok po kroku

Krok 1: Otwórz Asystenta e-mail

Proszę zalogować się do ChatReact i kliknąć Email Assistant w lewym pasku bocznym. Jeśli wpis pokazuje ikonę kłódki, Państwa obecny plan jeszcze nie obejmuje tej funkcji.

Krok 2: Wybierz chatbota

Jeśli mają Państwo więcej niż jednego chatbota, wybierzcie tego, który ma odpowiadać na tę skrzynkę w sekcji Chatbot that powers this mailbox. Jego baza wiedzy, instrukcje i osobowość (w tym forma zwracania się — formalna/nieformalna) zostaną użyte do przygotowania szkiców odpowiedzi.

Krok 3: Kliknij "Connect Outlook"

Zostaną Państwo przekierowani na oficjalną stronę logowania Microsoft (login.microsoftonline.com). ChatReact nigdy nie widzi Państwa hasła — wpisują je Państwo jedynie na stronach Microsoft.

Krok 4: Zaloguj się właściwym kontem

To najczęstszy błąd: proszę zalogować się kontem skrzynki, którą chcą Państwo podłączyć — a nie swoim prywatnym kontem Microsoft.

• Jeśli Microsoft wyświetla już listę kont, wybierzcie właściwe konto.
• Jeśli skrzynka nie jest na liście, kliknijcie "Use another account" i wpiszcie adres (np. [email protected]) oraz jego hasło.

Którego konta Państwo użyją, to ta skrzynka, która zostanie podłączona.

Krok 5: Zaakceptuj uprawnienia

Microsoft pokaże, jakich uprawnień wymaga ChatReact: odczytywanie poczty, tworzenie szkiców, organizowanie folderów i kategorii. Zwróćcie uwagę na to, czego nie ma na liście — wysyłania e-maili. Kliknijcie Accept.

Krok 6: Jeśli widzicie "Approval required"

W wielu firmach pracownicy nie mogą zatwierdzać aplikacji samodzielnie. Microsoft wtedy pokazuje komunikat typu "Approval required" lub "This app requires your admin's approval". To ustawienie bezpieczeństwa firmy, a nie błąd.

Dwa sposoby rozwiązania:

1. Administrator łączy pierwszy: poproście administratora Microsoft 365, aby przeszedł przez te same kroki raz. Na ekranie uprawnień może zaznaczyć "Consent on behalf of your organization" — po tym każdy pracownik będzie mógł podłączyć swoją skrzynkę bez dalszej zgody. (Jeśli w procesie podłączenia administrator przypadkowo podłączy swoje konto i nie jest to pożądane, wystarczy je potem odłączyć w ChatReact — patrz niżej.)
2. Zatwierdzenie w centrum administracyjnym: alternatywnie administrator otwiera Microsoft Entra admin center, wyszukuje aplikację ChatReact w sekcji Enterprise applications i przyznaje tam zgodę administratora.

Następnie powtórzcie podłączenie od Kroku 3.

Krok 7: Gotowe — sprawdź wynik

Zostaną Państwo przekierowani z powrotem do ChatReact i zobaczą komunikat "Mailbox connected successfully". Karta połączenia pokaże adres skrzynki i status Active. ChatReact utworzył również zestaw początkowych kategorii (np. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam), które mogą Państwo w każdej chwili zmienić nazwę, usunąć lub rozbudować.

Co się dzieje po podłączeniu

• ChatReact przetwarza tylko e-maile, które przychodzą po nawiązaniu połączenia. Historia skrzynki sprzed podłączenia nie jest nigdy modyfikowana.
• Nowe e-maile są pobierane automatycznie co kilka minut, kategoryzowane i tagowane lub przenoszone w Outlook.
• Decyzja co się dzieje z e-mailem zależy od akcji przypisanych do jego kategorii (patrz następna sekcja).
• Szkic odpowiedzi tworzony jest tylko gdy wszystkie z następujących warunków są spełnione: kategoria ma akcję Create reply draft z własnymi instrukcjami, tworzenie szkiców jest włączone dla połączenia, e-mail jest faktycznym zapytaniem, oraz baza wiedzy chatbota obejmuje dane pytanie. W przeciwnym razie ChatReact świadomie pomija tworzenie szkicu — lista Activity zawsze pokazuje, co zostało zrobione i dlaczego.

Wstrzymanie organizowania lub tworzenia szkiców

Każda podłączona skrzynka ma na karcie połączenia dwa niezależne przełączniki:

• Categorize & organize emails — włącza lub wyłącza automatyczną kategoryzację i przenoszenie w Outlook
• Create reply drafts — włącza lub wyłącza tworzenie szkiców odpowiedzi

Wyłącz którekolwiek z nich, aby wstrzymać tę część Asystenta e-mail dla danej skrzynki bez jej odłączania.

Kategorie: reguły z akcjami

Każda kategoria to reguła złożona z dwóch części:

• Kiedy — opis decyduje, które e-maile należą do tej kategorii. ChatReact przypisuje każdy przychodzący e-mail dokładnie do jednej kategorii. Im precyzyjniejszy opis, tym lepsze sortowanie.
• Co — akcje decydują, co się dzieje z tymi e-mailami. Można je dowolnie łączyć:

Akcje zawsze wykonują się w tej kolejności: tag → szkic → przeniesienie.

Instrukcje dla szkiców odpowiedzi

Fakty w szkicu zawsze pochodzą z bazy wiedzy Państwa chatbota. Instrukcje kategorii opisują jak odpowiadać na e-maile tego rodzaju: ton, struktura, następny krok — oraz czego SI nie wolno robić (np. "nigdy nie podawać cen" lub "nigdy nie potwierdzać terminu").

• Brak instrukcji — brak szkicu. Kategoria wtedy pokazuje "Draft instructions missing".
• Insert template daje sprawdzone instrukcje, np. dla zapytań serwisowych, próśb o wycenę, próśb o umówienie wizyty, zgłoszeń wsparcia lub aplikacji o pracę — proszę je dostosować do swoich potrzeb.
• Opcjonalnie dodaj przykładową odpowiedź. Jest używana tylko jako wzorzec tonu, długości i struktury; fakty nigdy nie są z niej pobierane.

Zasady ogólne dla wszystkich szkiców

Zasady, które powinny mieć zastosowanie do każdego szkicu — i zwykle także do czatu — tworzy się w Knowledge Base → Instructions z ustawieniem Applies to: Chat + Email. Karta General rules for all drafts na stronie Email Assistant je wymienia. Jeśli zasada ogólna i instrukcja kategorii są sprzeczne, pierwszeństwo ma instrukcja kategorii.

Konfigurowanie stopki (signature)

Karta Signature pozwala zaprojektować blok dołączany na końcu każdego szkicu odpowiedzi — z logo, linkami i formatowaniem. Po podłączeniu skrzynki ChatReact automatycznie generuje domyślną stopkę z danych firmy (nazwa firmy, powiązana strona internetowa i logo).

• Tryb Visual pozwala edytować stopkę bezpośrednio; przycisk Image wstawia obraz przez URL lub przesłanie (przesłane obrazy są automatycznie przycinane, zmieniane rozmiar i kompresowane).
• Tryb HTML pozwala wkleić istniejącą stopkę jako HTML — w tym układy tabelaryczne — z podglądem na żywo pod edytorem.
• Po ustawieniu stopki SI kończy szkic linią pożegnalną i pozostawia podpis w stopce.

Kontakty: co asystent zapamiętuje

ChatReact automatycznie buduje profil dla każdego nadawcy: imię, firma, status klienta (Customer, Prospect, Supplier itd.), czy należy zwracać się do niego formalnie czy nieformalnie, oraz indywidualne istotne fakty. Te informacje są wykorzystywane w każdym przyszłym szkicu odpowiedzi — w tym do wyboru właściwej formy zwracania się do danego kontaktu.

Otwórzcie Contacts, aby przeglądać i edytować wszystkie profile. Państwa ręczne edycje zawsze mają priorytet i nigdy nie są nadpisywane przez SI. Można także dodawać notatki wewnętrzne, które stanowią kontekst do szkiców, ale nigdy nie są cytowane bezpośrednio.

Rozwiązywanie typowych problemów

Prywatność

• ChatReact tworzy wyłącznie szkice i nie może wysyłać e-maili — uprawnienie do wysyłania nigdy nie jest żądane.
• Tokeny dostępu są przechowywane zaszyfrowane; treści e-maili są przetwarzane przejściowo i nie są trwale przechowywane przez ChatReact. W dzienniku aktywności pojawiają się jedynie nadawca, temat i wynik kategoryzacji.
• Odłączenie skrzynki natychmiast usuwa zapisany dostęp razem z kategoriami i dziennikiem aktywności powiązanym z tym połączeniem. Państwa e-maile w Outlook nigdy nie są modyfikowane.