Asystent poczty e-mail

Asystent poczty łączy skrzynkę pocztową z jednym z Twoich chatbotów. ChatReact następnie automatycznie sortuje przychodzące e-maile do kategorii i — gdy Twój chatbot ma odpowiednie instrukcje i wiedzę — przygotowuje szkice odpowiedzi bezpośrednio w Twojej skrzynce odbiorczej.

ChatReact nigdy nie wysyła wiadomości e-mail. Tworzy jedynie szkice. Zawsze samodzielnie przeglądasz i wysyłasz każdą odpowiedź. Technicznie rzecz biorąc, ChatReact nawet nie żąda uprawnienia do wysyłania e-maili.

Wymagania

Plan ChatReact Professional lub wyższy
Chatbot z wypełnioną bazą wiedzy (chatbot odpowiada na e-maile, więc musi znać Twoją firmę)
Skrzynka pocztowa hostowana w Microsoft — zobacz następny rozdział, to najczęstsza przeszkoda

Jakie adresy e-mail działają?

To ważne: nie wystarczy, że adres pojawia się w aplikacji Outlook. Aplikacja Outlook może wyświetlać skrzynki wielu różnych dostawców, ale ChatReact łączy się z samą skrzynką — a to działa tylko wtedy, gdy Microsoft hostuje skrzynkę.

Te działają:

✅ Skrzynki Microsoft 365 dla firm (zwane także Exchange Online) — w tym adresy z własną domeną, np. [email protected], pod warunkiem że poczta działa na Microsoft 365
✅ Konta osobiste Microsoft — adresy kończące się na @outlook.com, @hotmail.com lub @live.com

Te NIE działają:

❌ Adresy dodane do aplikacji Outlook wyłącznie przez IMAP/POP — np. Gmail, GMX lub adres z hostingu WWW, który czytasz w Outlook. Same wiadomości są przechowywane u innego dostawcy, więc Microsoft nie może przyznać ChatReact dostępu do nich.
❌ Gmail / Google Workspace (wsparcie znajduje się w planie rozwojowym)
❌ Samodzielnie hostowane serwery Exchange (on-premises), które nie są podłączone do Microsoft 365

Nie jesteś pewien? Szybki test (30 sekund): otwórz outlook.office.com w przeglądarce i zaloguj się adresem e-mail, który chcesz podłączyć. Jeśli skrzynka otworzy się tam, jest hostowana w Microsoft i będzie działać z ChatReact. Jeśli logowanie się nie powiedzie lub poczta się tam nie pojawi, zapytaj partnera IT lub dostawcę hostingu, gdzie hostowana jest Twoja poczta.

Podłączanie skrzynki krok po kroku

Krok 1: Otwórz Asystenta poczty e-mail

Zaloguj się do ChatReact i kliknij Email Assistant w lewym pasku bocznym. Jeśli pozycja pokazuje ikonę kłódki, Twój aktualny plan jeszcze nie obejmuje tej funkcji.

Krok 2: Wybierz chatbota

Jeśli masz więcej niż jednego chatbota, wybierz tego, który ma odpowiadać na tę skrzynkę w polu Chatbot that powers this mailbox. Jego baza wiedzy, instrukcje i osobowość (w tym sposób zwracania się — formalny/nieformalny) zostaną użyte do przygotowania szkiców odpowiedzi.

Krok 3: Kliknij "Connect Outlook"

Zostaniesz przekierowany na oficjalną stronę logowania Microsoft (login.microsoftonline.com). ChatReact nigdy nie widzi Twojego hasła — wpisujesz je tylko na stronie Microsoft.

Krok 4: Zaloguj się właściwym kontem

To najczęstszy błąd: zaloguj się kontem skrzynki, którą chcesz podłączyć — nie swoim prywatnym kontem Microsoft.

Jeśli Microsoft pokaże listę kont, wybierz właściwe.
Jeśli skrzynka nie jest wyświetlona, kliknij "Use another account" i wpisz adres (np. [email protected]) oraz jego hasło.

Które konto wybierzesz, ta skrzynka zostanie podłączona.

Krok 5: Zaakceptuj uprawnienia

Microsoft pokaże, jakich uprawnień żąda ChatReact: odczyt poczty, tworzenie szkiców, organizacja folderów i kategorii. Zwróć uwagę na to, czego nie ma na liście — wysyłania wiadomości. Kliknij Accept.

Krok 6: Jeśli widzisz "Approval required"

W wielu firmach pracownicy nie mogą sami zatwierdzać aplikacji. Microsoft wówczas wyświetla komunikat typu "Approval required" lub "This app requires your admin's approval". To ustawienie bezpieczeństwa firmy, a nie błąd.

Dwa sposoby rozwiązania:

Administrator łączy się pierwszy: poproś administratora Microsoft 365, aby wykonał te same kroki raz. Na ekranie uprawnień może zaznaczyć "Consent on behalf of your organization" — po tym każdy pracownik będzie mógł podłączyć swoją skrzynkę bez dalszych zatwierdzeń. (Jeśli w trakcie administrator podłączy swoją skrzynkę, a nie jest to pożądane, można ją potem rozłączyć w ChatReact — patrz niżej.)
Zatwierdzenie w centrum administracyjnym: alternatywnie administrator otwiera Microsoft Entra admin center, wyszukuje aplikację ChatReact w Enterprise applications i udziela zgody administratora tam.

Następnie powtórz połączenie od Kroku 3.

Krok 7: Gotowe — sprawdź rezultat

Zostaniesz przekierowany z powrotem do ChatReact i zobaczysz komunikat "Mailbox connected successfully". Karta połączenia pokaże adres skrzynki i status Active. ChatReact utworzył też zestaw początkowych kategorii (np. To Respond, FYI, Newsletters), które możesz w dowolnym momencie zmieniać, usuwać lub rozszerzać.

Co się dzieje po podłączeniu

ChatReact przetwarza tylko e-maile, które przychodzą po dokonaniu połączenia. Twoja dotychczasowa historia skrzynki nigdy nie jest modyfikowana.
Nowe wiadomości są pobierane automatycznie co kilka minut, kategoryzowane i oznaczane lub przenoszone w Outlook.
Szkic odpowiedzi jest tworzony tylko wtedy, gdy wszystkie z poniższych warunków są spełnione: kategoria pozwala na szkice, tworzenie szkiców jest włączone dla tego połączenia, e-mail jest prawdziwym zapytaniem, Twój chatbot ma co najmniej jedną aktywną instrukcję dla kanału e-mail, oraz jego baza wiedzy rzeczywiście obejmuje zadane pytanie. W przeciwnym razie ChatReact celowo pomija tworzenie szkicu — lista Activity zawsze pokazuje, co zostało zrobione i dlaczego.

Brak pojawiających się szkiców? Sprawdź listę Activity na stronie Email Assistant. Najczęstsze przyczyny to brak instrukcji dla e-maili (dodaj ją w Knowledge Base → Instructions z kanałem "Email") lub pusta baza wiedzy.

Rozwiązywanie częstych problemów

Problem	Rozwiązanie
Podłączono niewłaściwą skrzynkę	Kliknij Disconnect na karcie połączenia, następnie podłącz ponownie i wybierz "Use another account" na stronie logowania Microsoft.
Status pokazuje Reconnect required	Microsoft unieważnił zapisany dostęp (np. po zmianie hasła). Kliknij Reconnect i zaloguj się ponownie. Twoje kategorie i historia zostaną zachowane.
Podczas logowania pojawia się "Approval required"	Zobacz Krok 6 powyżej — administrator Microsoft 365 musi jednorazowo zatwierdzić aplikację.
E-maile nie są przetwarzane	Przetwarzane są tylko wiadomości otrzymane po podłączeniu, z opóźnieniem kilku minut. Sprawdź też, czy status połączenia to Active, a nie Paused.
Logowanie całkowicie nie działa	Zweryfikuj, czy skrzynka rzeczywiście jest hostowana w Microsoft (zobacz "Jakie adresy e-mail działają?" powyżej).

Prywatność

ChatReact tworzy tylko szkice i nie może wysyłać e-maili — uprawnienie do wysyłania nigdy nie jest żądane.
Tokeny dostępu są przechowywane zaszyfrowane; treść e-maili jest przetwarzana tymczasowo i nie jest przechowywana trwale przez ChatReact. W dzienniku aktywności zapisywane są jedynie nadawca, temat i wynik kategoryzacji.
Rozłączenie skrzynki usuwa zapisany dostęp natychmiast. Twoje e-maile w Outlook nigdy nie są modyfikowane.