Email Assistant

Email Assistant forbinder en postkasse til en af dine chatbots. ChatReact sorterer herefter automatisk indkommende e-mails i kategorier og — når din chatbot har de rette instruktioner og viden — udarbejder svarudkast direkte i din indbakke.

Krav

• ChatReact Professional plan eller højere
• En chatbot med en udfyldt vidensbase (chatbotten besvarer e-mails, så den skal kende din forretning)
• En postkasse som er hostet hos Microsoft — se næste afsnit, det er det mest almindelige faldtrin

Hvilke e-mailadresser virker?

Dette er vigtigt: det er ikke nok, at en adresse vises i din Outlook-app. Outlook-appen kan vise postkasser fra mange forskellige udbydere, men ChatReact forbinder til selve postkassen — og det virker kun, når Microsoft hoster postkassen.

Disse virker:

• ✅ Microsoft 365 business-postkasser (også kaldet Exchange Online) — inklusive adresser med dit eget domæne, f.eks. [email protected], så længe din e-mail kører på Microsoft 365
• ✅ Personlige Microsoft-konti — adresser der ender på @outlook.com, @hotmail.com eller @live.com

Disse virker IKKE:

• ❌ Adresser der kun er tilføjet i Outlook-appen via IMAP/POP — f.eks. en Gmail-, GMX- eller webhosting-adresse, som du læser i Outlook. Selve mailen er gemt hos den anden udbyder, så Microsoft kan ikke give ChatReact adgang til den.
• ❌ Gmail / Google Workspace (support er på vores roadmap)
• ❌ Selvhostede Exchange-servere (on-premises), der ikke er forbundet til Microsoft 365

Forbind din postkasse, trin for trin

Trin 1: Åbn Email Assistant

Log ind på ChatReact og klik på Email Assistant i venstre sidebjælke. Hvis elementet viser et låseikon, inkluderer din nuværende plan ikke funktionen endnu.

Trin 2: Vælg chatbotten

Hvis du har mere end én chatbot, vælg den, som skal besvare denne postkasse under Chatbot that powers this mailbox. Dens vidensbase, instruktioner og personlighed (inklusive formel/uformel tiltaleform) vil blive brugt til svarudkastene.

Trin 3: Klik på "Connect Outlook"

Du bliver omdirigeret til den officielle Microsoft loginside (login.microsoftonline.com). ChatReact ser aldrig din adgangskode — du indtaster den kun hos Microsoft.

Trin 4: Log ind med den rigtige konto

Dette er den hyppigste fejl: log ind med den postkasse, du vil forbinde — ikke med din private Microsoft-konto.

• Hvis Microsoft allerede viser en liste over konti, vælg den korrekte.
• Hvis postkassen ikke er vist, klik på "Use another account" og indtast adressen (f.eks. [email protected]) og dens adgangskode.

Den konto, du logger ind med, er den postkasse, der bliver forbundet.

Trin 5: Accepter rettighederne

Microsoft viser hvilke tilladelser ChatReact anmoder om: læsning af din e-mail, oprettelse af udkast, organisering af mapper og kategorier. Bemærk hvad der ikke er på listen — afsendelse af e-mail. Klik på Accept.

Trin 6: Hvis du ser "Approval required"

I mange virksomheder må medarbejdere ikke godkende apps selv. Microsoft viser så en besked som "Approval required" eller "This app requires your admin's approval". Det er en sikkerhedsindstilling i din virksomhed, ikke en fejl.

To måder at løse det på:

1. En administrator forbinder først: bed din Microsoft 365-administrator om at gennemføre disse samme trin én gang. På tilladelsesskærmen kan de sætte kryds i "Consent on behalf of your organization" — efter det kan enhver medarbejder forbinde sin postkasse uden yderligere godkendelse. (Hvis administratorens egen postkasse kommer til at blive forbundet i processen, og det ikke ønskes, kan den blot afbrydes i ChatReact bagefter — se nedenfor.)
2. Godkendelse i admincentret: alternativt kan administratoren åbne Microsoft Entra admin center, søge efter ChatReact-appen under Enterprise applications og give admin-samtykke der.

Efterfølgende gentager du forbindelsen fra Trin 3.

Trin 7: Færdig — tjek resultatet

Du bliver omdirigeret tilbage til ChatReact og ser beskeden "Mailbox connected successfully". Dit forbindelseskort viser postkasseadressen og status Active. ChatReact har også oprettet et sæt startkategorier (f.eks. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam), som du kan omdøbe, slette eller udvide når som helst.

Hvad sker der efter tilslutning

• ChatReact behandler kun e-mail, der ankommer efter forbindelsen blev oprettet. Din eksisterende indbakkehistorik berøres aldrig.
• Ny e-mail hentes automatisk hvert par minutter, kategoriseres og mærkes eller flyttes i Outlook.
• Hvad der sker med en e-mail afgøres af handlingerne i dens kategori (se næste afsnit).
• Et svarudkast oprettes kun når alle følgende er sande: kategorien har handlingen Create reply draft med sine egne instructions, udkastning er aktiveret for forbindelsen, e-mailen er en reel forespørgsel, og din chatbots vidensbase dækker faktisk spørgsmålet. Ellers springer ChatReact med vilje udkastet over — Activity-listen viser altid hvad der blev gjort og hvorfor.

Pausér organisering eller udkastning

Hver forbundet postkasse har to uafhængige kontakter på sit forbindelseskort:

• Categorize & organize emails — slår automatisk kategorisering og Outlook-filing til eller fra
• Create reply drafts — slår oprettelse af svarudkast til eller fra

Slå en af dem fra for at pause den del af Email Assistant for en postkasse uden at afbryde forbindelsen.

Kategorier: regler med handlinger

Hver kategori er en regel bestående af to dele:

• When — beskrivelsen afgør hvilke e-mails der tilhører denne kategori. ChatReact sorterer hver indkommende e-mail i præcis én kategori. Jo mere præcis beskrivelsen er, desto bedre er sorteringen.
• What — handlingerne afgør hvad der sker med disse e-mails. De kan frit kombineres:

Handlingerne køres altid i denne rækkefølge: tag → draft → move.

Instruktioner til svarudkast

Fakta i et udkast kommer altid fra din chatbots vidensbase. En kategoris instruktioner beskriver hvordan e-mails af den slags skal besvares: tone, struktur, næste skridt — og hvad AI'en ikke må gøre (f.eks. "aldrig citere priser" eller "aldrig bekræfte en aftale").

• Ingen instruktioner, intet udkast. Kategorien viser så "Draft instructions missing".
• Insert template giver dig velafprøvede instruktioner, f.eks. til serviceforespørgsler, prisforespørgsler, aftalebegæringer, supportforespørgsler eller jobansøgninger — tilpas dem til dine behov.
• Tilføj eventuelt et example reply. Det bruges kun som model for tone, længde og struktur; fakta hentes aldrig fra det.

Generelle regler for alle udkast

Regler, der bør gælde for hvert udkast — og normalt også for chatten — oprettes under Knowledge Base → Instructions med Applies to: Chat + Email. Kortet General rules for all drafts på Email Assistant-siden viser dem. Hvis en generel regel og en kategoris instruktion er i konflikt, vinder kategorinstruktionen.

Opsætning af signatur

Kortet Signature lader dig designe blokken, der vedhæftes under hvert svarudkast — med logo, links og formatering. Når du forbinder en postkasse, genererer ChatReact automatisk en standard-signatur ud fra dine virksomhedsdata (firmanavn, tilknyttet websted og logo).

• Visual-tilstand lader dig redigere signaturen direkte; Image-knappen indsætter et billede via URL eller upload (uploadede billeder beskæres, ændres størrelse på og komprimeres automatisk).
• HTML-tilstand lader dig indsætte en eksisterende signatur som HTML — inklusive tabel-layouts — med en live-foreshow vist under editoren.
• Når en signatur er sat, afslutter AI sit udkast med en afsluttende linje og overlader sign-off til din signatur.

Kontakter: hvad assistenten husker

ChatReact bygger automatisk en profil for hver afsender: navn, virksomhed, kundestatus (Customer, Prospect, Supplier osv.), om de tiltales formelt eller uformelt, og individuelle bemærkelsesværdige fakta. Disse oplysninger bruges i hvert fremtidigt svarudkast — inklusive valg af korrekt tiltaleform for den kontakt.

Åbn Contacts for at se og redigere alle profiler. Dine manuelle ændringer har altid prioritet og overskrives aldrig af AI'en. Du kan også tilføje interne noter, som bruges som kontekst for udkast, men aldrig citeres direkte.

Løsning af almindelige problemer

Privatliv

• ChatReact opretter kun udkast og kan ikke sende e-mail — tilladelsen til afsendelse anmodes aldrig.
• Adgangstokens lagres krypteret; e-mailindhold behandles transient og gemmes ikke permanent af ChatReact. Kun afsender, emne og kategoriseringsresultatet vises i aktivitetsloggen.
• Afbrydelse af en postkasse sletter straks den gemte adgang sammen med den pågældende forbindelses kategorier og aktivitetslog. Dine e-mails i Outlook påvirkes aldrig.