Email Assistant

Email Assistant forbinder en postkasse til en af dine chatbots. ChatReact sorterer derefter automatisk indkommende e-mails i kategorier og — når din chatbot har de rette instruktioner og viden — forbereder svarudkast direkte i Deres indbakke.

ChatReact sender aldrig e-mails. Det opretter kun udkast. De gennemgår og sender altid selv hvert svar. Teknisk set anmoder ChatReact ikke engang om tilladelse til at sende e-mail.

Krav

ChatReact Professional plan eller højere
En chatbot med en udfyldt vidensbase (chatbotten besvarer e-mails, så den skal kende Deres forretning)
En postkasse der er hostet hos Microsoft — se næste afsnit, dette er den mest almindelige faldgrube

Hvilke e-mailadresser virker?

Dette er vigtigt: det er ikke nok, at en adresse vises i Deres Outlook-app. Outlook-appen kan vise postkasser fra mange forskellige udbydere, men ChatReact forbinder til selve postkassen — og det virker kun, når Microsoft hoster postkassen.

Disse virker:

✅ Microsoft 365 business-postkasser (også kaldet Exchange Online) — inkl. adresser med Deres eget domæne, f.eks. [email protected], så længe Deres e-mail kører på Microsoft 365
✅ Personlige Microsoft-konti — adresser der ender på @outlook.com, @hotmail.com eller @live.com

Disse virker IKKE:

❌ Adresser der kun er tilføjet i Outlook-appen via IMAP/POP — f.eks. en Gmail-, GMX- eller webhosting-adresse, som De læser i Outlook. Selve mailen er gemt hos den anden udbyder, så Microsoft kan ikke give ChatReact adgang til den.
❌ Gmail / Google Workspace (support er på vores roadmap)
❌ Selvhostede Exchange-servere (on-premises), der ikke er forbundet til Microsoft 365

Ikke sikker? Gør denne 30-sekunders tjek: åbn outlook.office.com i Deres browser og log ind med den e-mailadresse, De vil forbinde. Hvis Deres postkasse åbner der, er den hostet hos Microsoft og vil fungere med ChatReact. Hvis log ind mislykkes eller Deres mail ikke er der, spørg Deres IT-partner eller hostingudbyder, hvor Deres e-mail er hostet.

Forbind Deres postkasse, trin for trin

Trin 1: Åbn Email Assistant

Log ind på ChatReact og klik på Email Assistant i venstre sidepanel. Hvis indgangen viser et låseikon, inkluderer Deres nuværende plan ikke funktionen endnu.

Trin 2: Vælg chatbotten

Hvis De har mere end én chatbot, vælg den, der skal besvare denne postkasse under Chatbot that powers this mailbox. Dens vidensbase, instruktioner og personlighed (inklusive formel/uformel tiltale) vil blive brugt til svarudkastene.

Trin 3: Klik på "Connect Outlook"

De bliver omdirigeret til den officielle Microsoft-loginside (login.microsoftonline.com). ChatReact ser aldrig Deres adgangskode — De indtaster den kun hos Microsoft.

Trin 4: Log ind med den rigtige konto

Dette er den mest almindelige fejl: log ind med den postkasse, De vil forbinde — ikke med Deres private Microsoft-konto.

Hvis Microsoft allerede viser en liste over konti, vælg den korrekte.
Hvis postkassen ikke er opført, klik på "Use another account" og indtast adressen (f.eks. [email protected]) og dens adgangskode.

Uanset hvilken konto De logger ind med, er det den postkasse, der bliver forbundet.

Trin 5: Accepter tilladelserne

Microsoft viser, hvilke tilladelser ChatReact anmoder om: læsning af Deres e-mail, oprettelse af udkast, organisering af mapper og kategorier. Bemærk hvad der ikke er på listen — afsendelse af e-mail. Klik på Accept.

Trin 6: Hvis De ser "Approval required"

I mange virksomheder må medarbejdere ikke godkende apps selv. Microsoft viser så en besked som "Approval required" eller "This app requires your admin's approval". Det er en sikkerhedsindstilling i Deres virksomhed, ikke en fejl.

To måder at løse det på:

En administrator forbinder først: bed Deres Microsoft 365-administrator om at gennemføre de samme trin én gang. På tilladelsesskærmen kan vedkommende sætte flueben i "Consent on behalf of your organization" — efter det kan enhver medarbejder forbinde sin postkasse uden yderligere godkendelse. (Hvis administratorens egen postkasse bliver forbundet i processen, og det ikke ønskes, kan den blot afbrydes i ChatReact efterfølgende — se nedenfor.)
Godkendelse i admincentret: alternativt åbner administratoren Microsoft Entra admin center, søger efter ChatReact-appen under Enterprise applications og giver admin-samtykke der.

Gentag herefter forbindelsen fra Trin 3.

Trin 7: Færdig — tjek resultatet

De bliver omdirigeret tilbage til ChatReact og ser beskeden "Mailbox connected successfully". Deres forbindelseskort viser postkasseadressen og status Active. ChatReact oprettede også et sæt startkategorier (f.eks. To Respond, FYI, Newsletters), som De når som helst kan omdøbe, slette eller udvide.

Hvad sker der efter tilslutning

ChatReact behandler kun e-mails, der ankommer efter forbindelsen blev oprettet. Deres eksisterende indbakkehistorik berøres aldrig.
Nye e-mails hentes automatisk hvert par minutter, kategoriseres og tagges eller arkiveres i Outlook.
Et svarudkast oprettes kun, når alle disse er sande: kategorien tillader udkast, udarbejdning er aktiveret for forbindelsen, e-mailen er en reel forespørgsel, Deres chatbot har mindst én aktiv instruktion for email-kanalen, og dens vidensbase faktisk dækker spørgsmålet. Ellers springer ChatReact bevidst udkastet over — Activity-listen viser altid, hvad der blev gjort og hvorfor.

Ingen udkast dukker op? Tjek Activity-listen på Email Assistant-siden. De hyppigste årsager er en manglende e-mail-instruktion (tilføj en under Knowledge Base → Instructions med kanalen "Email") eller en tom vidensbase.

Løsning af almindelige problemer

Problem	Løsning
Forbandt den forkerte postkasse	Klik på Disconnect på forbindelseskortet, forbind igen og vælg "Use another account" på Microsoft-loginsiden.
Status viser Reconnect required	Microsoft har ugyldiggjort den gemte adgang (f.eks. efter en adgangskodeændring). Klik på Reconnect og log ind igen. Dine kategorier og historik bevares.
"Approval required" under login	Se Trin 6 ovenfor — Deres Microsoft 365-administrator skal godkende appen én gang.
E-mails behandles ikke	Kun mail modtaget efter tilslutning behandles, med et par minutters forsinkelse. Tjek også, at forbindelsesstatus er Active og ikke Paused.
Login mislykkes helt	Bekræft, at postkassen faktisk er hostet hos Microsoft (se "Hvilke e-mailadresser virker?" ovenfor).

Privatliv

ChatReact opretter kun udkast og kan ikke sende e-mails — tilladelsen til at sende anmodes aldrig.
Access tokens gemmes krypteret; e-mailindhold behandles flygtigt og gemmes ikke permanent af ChatReact. Kun afsender, emne og kategoriseringsresultatet vises i aktivitetsloggen.
Afbrydelse af en postkasse sletter den gemte adgang straks. Deres e-mails i Outlook påvirkes aldrig.