Email Assistant

Email Assistant ühendab postkasti ühe teie vestlusrobotiga. ChatReact sorteerib seejärel sissetulevad e-kirjad automaatselt kategooriatesse ning — kui teie vestlusrobotil on õiged juhised ja teadmised — valmistab vastusena mustandid otse teie postkasti.

ChatReact ei saada kunagi meile. See loob ainult mustandeid. Te vaatate ja saadate iga vastuse alati ise läbi. Tehniliselt ei taotle ChatReact isegi õigust meili saatmiseks.

Nõuded

ChatReact Professional plaan või kõrgem
Vestlusrobot, mille teadmistebaas on täidetud (vestlusrobot vastab e-kirjadele, seega peab see tundma teie äri)
Postkast, mis on hostitud Microsofti juures — vaadake järgmist jaotist, see on kõige levinum takistus

Postkastide arv, mida saate ühendada, sõltub teie plaanist: Professional lubab 1 postkasti, Enterprise ja Agency Starter lubavad 3, Agency Pro lubab 10 ja Agency Business lubab 25. Kui jõuate oma limiidi, peidetakse kaart "Connect a mailbox" kuni te uuendate või katkestate mõne olemasoleva postkasti ühenduse.

Millised e-posti aadressid töötavad?

See on oluline: ei piisa ainult sellest, et aadress kuvatakse teie Outlooki rakenduses. Outlooki rakendus võib kuvada postkaste paljudelt erinevatelt pakkujatelt, kuid ChatReact ühendub postkastiga ise — ja see töötab ainult siis, kui Microsoft majutab postkasti.

Need töötavad:

✅ Microsoft 365 äripostkastid (tuntud ka kui Exchange Online) — kaasa arvatud aadressid teie enda domeeniga, nt [email protected], tingimusel et teie e-post töötab Microsoft 365 peal
✅ Isiklikud Microsofti kontod — aadressid, mis lõpevad @outlook.com, @hotmail.com või @live.com

Need EI tööta:

❌ Aadressid, mis on ainult lisasitud Outlooki rakendusse IMAP/POP kaudu — nt Gmaili, GMX-i või veebimajutuse aadress, mida te loete Outlookis. E-kiri ise on salvestatud teise pakkuja juures, nii et Microsoft ei saa ChatReactile sellele ligipääsu anda.
❌ Gmail / Google Workspace (tugi on meie teekaardil)
❌ Oma majutusega Exchange serverid (on-premises), mis ei ole ühendatud Microsoft 365-ga

Pole kindel? Tehke see 30-sekundiline kontroll: avage brauseris outlook.office.com ja logige sisse e-posti aadressiga, mida soovite ühendada. Kui teie postkast avaneb seal, on see hostitud Microsofti juures ja töötab ChatReactiga. Kui sisselogimine ebaõnnestub või teie postkasti seal ei ole, küsige oma IT-partnerilt või majutusteenuse pakkujalt, kus teie e-post on majutatud.

Postkasti ühendamine samm-sammult

Samm 1: Avage Email Assistant

Logige sisse ChatReacti ja klõpsake vasakpoolses külgribas Email Assistant. Kui kirje juures on lukuikoon, ei sisalda teie praegune plaan seda funktsiooni veel.

Samm 2: Valige vestlusrobot

Kui teil on rohkem kui üks vestlusrobot, valige see, mis peaks seda postkasti vastama, allpealkirja Chatbot that powers this mailbox all. Selle teadmistebaas, juhised ja isiksus (sh formaalne/informaalne pöördumine) kasutatakse vastuse mustandite koostamisel.

Samm 3: Klõpsake "Connect Outlook"

Te suunatakse ametlikule Microsofti sisselogimislehele (login.microsoftonline.com). ChatReact ei näe kunagi teie parooli — te sisestate selle ainult Microsofti juures.

Samm 4: Logige sisse õige kontoga

See on kõige levinum viga: logige sisse postkastiga, mida soovite ühendada — mitte oma privaatse Microsofti kontoga.

Kui Microsoft kuvab juba kontode loendi, valige õige.
Kui postkast ei ole loendis, klõpsake "Use another account" ja sisestage aadress (nt [email protected]) ning selle parool.

Sõltumata sellest, millega kontoga te sisse logite, see postkast ühendatakse.

Samm 5: Aktsepteerige õigusi

Microsoft näitab, milliseid õigusi ChatReact küsib: teie e-kirjade lugemine, mustandite loomine, kaustade ja kategooriate organiseerimine. Pange tähele, mida seal ei ole — e-kirjade saatmine. Klõpsake Accept.

Samm 6: Kui näete "Approval required"

Paljudes ettevõtetes ei ole töötajatel lubatud rakendusi ise heaks kiita. Microsoft kuvab siis sõnumi nagu "Approval required" või "This app requires your admin's approval". See on teie ettevõtte turvaseade, mitte tõrge.

Kaks lahendust:

Admin ühendab esmalt: paluge oma Microsoft 365 administraatoril läbida need samad sammud kord. Lubade ekraanil saab ta märgistada "Consent on behalf of your organization" — pärast seda saavad kõik töötajad ühendada oma postkasti ilma edasise heakskiiduta. (Kui administraatori postkast ühendatakse protsessi käigus ja seda ei soovita, lihtsalt katkestage see hiljem ChatReactis — vt allpool.)
Halduskeskuses heakskiit: alternatiivina avab administraator Microsoft Entra admin centeri, otsib ChatReacti rakenduse Enterprise applications alt ja annab seal administraatori nõusoleku.

Seejärel korrake ühendamist alates Samm 3-st.

Samm 7: Valmis — kontrollige tulemust

Te suunatakse tagasi ChatReacti ja näete teadet "Mailbox connected successfully". Teie ühenduse kaart näitab postkasti aadressi ja olekut Active. ChatReact lõi ka komplekti algkategooriaid (nt To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam), mida saate igal ajal ümber nimetada, kustutada või täiendada.

Mis juhtub pärast ühendamist

ChatReact töötleb ainult e-kirju, mis saabuvad pärast ühenduse loomist. Teie olemasolevat postkasti ajalugu ei puudutata kunagi.
Uued e-kirjad võetakse automaatselt üles iga paari minuti tagant, kategoriseeritakse ja märgistatakse või arhiveeritakse Outlookis.
E-kirja saatuse otsustab selle kategooria tegevuste komplekt (vt järgmist jaotist).
Vastuse mustand luuakse ainult siis, kui kõik järgnevad tingimused on tõesed: kategoorial on tegevus Create reply draft oma juhistega, mustandite loomine on ühenduse jaoks lubatud, e-kiri on tõeline päring ja teie vestlusroboti teadmistebaas katab tegelikult teema. Muul juhul jätab ChatReact mustandi teadlikult vahele — Activity loend näitab alati, mis tehti ja miks.

Korraldamise või mustandite loomise peatamine

Igal ühendatud postkastil on ühenduse kaardil kaks sõltumatut lülitit:

Categorize & organize emails — lülitab automaatse kategoriseerimise ja Outlooki sorteerimise sisse või välja
Create reply drafts — lülitab vastuse mustandite loomise sisse või välja

Lülitage ükskõik kumma välja, et peatada Email Assistant'i vastav osa konkreetsest postkastist ilma seda lahti ühendamata.

Ei ilmu mingeid mustandeid? Kontrollige Email Assistant lehel Activity loendit. Kõige sagedasemad põhjused on kategoorial puuduva mustandi juhised (muutke kategooriat → Create reply draft → lisage juhised), tühi teadmistebaas või teie plaani kuu likvideerimispiiri ületamine — kui see juhtub, näitab Activity loend "Draft quota reached" koos kasutatud/limiidi näitajaga.

Kategooriad: reeglid tegevustega

Iga kategooria on reegel, mis koosneb kahest osast:

When — kirjeldus otsustab, millised e-kirjad kuuluvad sellesse kategooriasse. ChatReact sorteerib iga saabunud e-kirja täpselt ühte kategooriasse. Mida täpsem on kirjeldus, seda parem on sorteerimine.
What — tegevused otsustavad, mis nende e-kirjadega juhtub. Neid saab vabadusalt kombineerida:

Action	What it does
Tag in Outlook	Rakendab kategooria nime värvilise Outlooki kategooriana.
Move to folder	Liigutab e-kirja teie postkasti kausta — postkasti alamkaust, üks teie enda kaustadest, arhiiv, rämpspost või prügikast. Saate luua uue postkasti kausta otse kaustavalijast.
Create reply draft	Lisab vastuse mustandi meiliteemasse — järgides kategooriale määratud juhiseid.

Tegevused käivituvad alati selles järjekorras: märgi → mustand → liigu.

Prügikast: e-kirju liigutatakse prügikasti ainult siis, kui AI on kategooria suhtes väga kindel — muidu märgistatakse need ainult. Mitte midagi ei kustutata püsivalt. Prügikasti ja vastuse mustandeid ei saa kombineerida.

Juhised vastuse mustandite jaoks

Mustandi faktid pärinevad alati teie vestlusroboti teadmistebaasist. Kategooria juhised kirjeldavad kuidas selle tüüpi e-kirju vastatakse: toon, struktuur, järgmine samm — ja mida AI ei tohi teha (nt "ära kunagi tsiteeri hindu" või "ära kunagi kinnita kohtumist").

Ilma juhisteta ei tule mustandit. Kategoorias kuvatakse sel juhul "Draft instructions missing".
Insert template annab teile tõestatud juhiseid, nt teeninduspäringute, hinnapäringute, aja broneerimiste, tugipäringute või tööavalduste jaoks — kohandage neid vastavalt oma vajadustele.
Soovi korral lisage näidisvastus. Seda kasutatakse ainult tooni, pikkuse ja struktuuri mudelina; faktid ei võeta sellest kunagi.

Üldreeglid kõigi mustandite jaoks

Reeglid, mis peaksid kehtima iga mustandi puhul — ja tavaliselt ka vestluse puhul — luuakse Knowledge Base → Instructions all koos valikuga Applies to: Chat + Email. Email Assistanti lehel loetletakse General rules for all drafts kaart. Kui üldreegel ja kategooria juhis on konfliktis, kehtib kategooria juhis.

Juhised, millel varem oli kanal "Email only", liigutati automaatselt teie kategooriatesse koos vastuse mustandite lubamisega (nt "To Respond") ja need ilmuvad nüüd seal kui mustandi juhised.

Allkirja seadistamine

Signature kaart võimaldab kujundada ploki, mis lisatakse iga vastuse mustandi alla — logoga, linkide ja vormindusega. Postkasti ühendamisel genereerib ChatReact automaatselt vaikimisi allkirja teie ettevõtte andmete põhjal (ettevõtte nimi, seotud veebisait ja logo).

Visual režiim võimaldab allkirja otse redigeerida; nupp Image lisab pildi URL-i kaudu või üleslaadimisega (üleslaaditud pildid kärbitakse, suurendatakse/vaidatakse ja tihendatakse automaatselt).
HTML režiim võimaldab kleepida olemasoleva allkirja HTML-ina — sh tabelipaigutused — koos reaalajas eelvaatega redaktori all.
Kui allkiri on määratud, lõpetab AI oma mustandi lõpprea ja jätab allkirja allkirjastamise eest vastutajale.

Kontaktid: mida assistent mäletab

ChatReact loob automaatselt profiili iga saatja kohta: nimi, ettevõte, kliendistaatus (Customer, Prospect, Supplier jne), kas nendega pöördutakse formaalselt või mitte ning individuaalsed tähelepanuväärsed märkused. See teave sisestatakse igasse tulevasse vastuse mustandisse — sh õige pöördumisvormi valimine.

Avage Contacts, et vaadata ja redigeerida kõiki profiile. Teie käsitsi tehtud muutmisel on alati eelis ja neid ei kirjutata kunagi AI poolt üle. Samuti saate lisada sisemisi märkmeid, mida kasutatakse kontekstina mustandite jaoks, kuid mida ei tsiteerita otse.

Levinud probleemide lahendamine

Problem	Solution
Connected the wrong mailbox	Klõpsake ühenduse kaardil Disconnect, seejärel ühendage uuesti ja valige Microsofti sisselogimislehel "Use another account".
Status shows Reconnect required	Microsoft kehtestas salvestatud juurdepääsu tühiseks (nt parooli muutmise järel). Klõpsake Reconnect ja logige uuesti sisse. Teie kategooriad ja ajalugu säilitatakse.
"Approval required" during sign-in	Vaadake ülal Samm 6 — teie Microsoft 365 administraator peab rakenduse korra heaks kiitma.
Emails are not being processed	Töödeldakse ainult pärast ühendamist saabunud meile, mõne minuti viivitusega. Kontrollige ka, et ühenduse olek on Active, mitte Paused.
Sign-in fails entirely	Kontrollige, et postkast on tõepoolest hostitud Microsofti juures (vt "Millised e-posti aadressid töötavad?" ülal).

Privaatsus

ChatReact loob ainult mustandeid ega saa meile saata — saatmisõigust ei küsita kunagi.
Juurdepääsuteegid salvestatakse krüpteeritult; e-kirjade sisu töödeldakse ajutiselt ja neid ei hoita püsivalt ChatReacti poolt. Ainult saatja, teema ja kategoriseerimise tulemus ilmuvad tegevuste logis.
Postkasti lahtiühendamine kustutab koheselt salvestatud juurdepääsu koos selle ühenduse kategooriate ja tegevuste logiga. Teie e-kirju Outlookis see kunagi ei mõjuta.