Email Assistant

Email Assistant ühendab postkasti ühe Teie vestlusroboti juurde. ChatReact sorteerib seejärel sissetulevad meilid automaatselt kategooriatesse ja — kui Teie vestlusrobotil on õiged juhised ja teadmised — valmistab vastuse mustandid otse Teie postkasti.

ChatReact ei saada kunagi e-kirju. See loob ainult mustandeid. Te vaatate ja saadate kõik vastused alati ise. Tehniliselt ei küsi ChatReact isegi luba e-kirjade saatmiseks.

Nõuded

ChatReact Professional plaan või kõrgem
Vestlusrobot, mille teadmistebaas on täidetud (vestlusrobot vastab meilidele, seega peab see tundma Teie ettevõtet)
Postkast, mis on hostitud Microsofti juures — vt järgmine lõik, see on kõige tavalisem komistuskivi

Millised e-posti aadressid sobivad?

See on oluline: ei piisa sellest, et aadress on näha Teie Outlooki rakenduses. Outlooki rakendus võib kuvada postkaste paljudelt erinevatelt teenusepakkujatelt, kuid ChatReact ühendub postkastiga ise — ja see töötab ainult siis, kui Microsoft hostib postkasti.

Järgmistel aadressidel töötab see:

✅ Microsoft 365 ettevõtte postkastid (tuntud ka kui Exchange Online) — sealhulgas aadressid teie enda domeeniga, nt [email protected], kui Teie e-post töötab Microsoft 365 peal
✅ Isiklikud Microsofti kontod — aadressid, mis lõpevad @outlook.com, @hotmail.com või @live.com

Järgmistel aadressidel EI TÖÖTA:

❌ Aadressid, mis on Outlooki rakendusse vaid lisatud IMAP/POP kaudu — nt Gmaili, GMX-i või veebimajutuse aadress, mida loete Outlookis. Meilid on tegelikult salvestatud teisel teenusepakkujal, nii et Microsoft ei saa ChatReactile sellele ligi anda.
❌ Gmail / Google Workspace (toetus on meie teekaardil)
❌ Mõnedel juhtudel ise majutatavad Exchange serverid (on-premises), mis ei ole ühendatud Microsoft 365-ga

Ei ole kindel? Tee see 30-sekundiline kontroll: ava brauseris outlook.office.com ja logi sisse selle e-posti aadressiga, mida soovite ühendada. Kui Teie postkast avaneb seal, on see hostitud Microsofti juures ja töötab ChatReactiga. Kui sisselogimine ebaõnnestub või Teie meilid seal ei ole, küsige oma IT-partnerilt või hosting-teenuse pakkujalt, kus Teie e-post on majutatud.

Postkasti ühendamine samm-sammult

Samm 1: Avage Email Assistant

Logige sisse ChatReacti ja klõpsake vasakpoolses küljeribal Email Assistant. Kui kirje kõrval on lukusümbol, ei sisalda Teie praegune plaan veel seda funktsionaalsust.

Samm 2: Valige vestlusrobot

Kui Teil on rohkem kui üks vestlusrobot, valige see, mis peaks sellele postkastile vastama, all Chatbot that powers this mailbox. Selle teadmistebaas, juhised ja isiksus (sh formaalne/mitteformaalne pöördumine) kasutatakse vastuse mustandite koostamisel.

Samm 3: Klõpsake "Connect Outlook"

Te suunatakse ametlikule Microsofti sisselogimislehele (login.microsoftonline.com). ChatReact ei näe kunagi Teie parooli — Te sisestate selle ainult Microsofti juures.

Samm 4: Logige sisse õige kontoga

See on kõige sagedasem viga: logige sisse postkastiga, mida soovite ühendada — mitte Teie isikliku Microsofti kontoga.

Kui Microsoft kuvab juba kontode nimekirja, valige õige konto.
Kui postkast ei ole loendis, klõpsake "Use another account" ja sisestage aadress (nt [email protected]) ja selle parool.

Sellega kontoga, millega Te sisse logite, ühendatakse postkast.

Samm 5: Nõustuge õigustega

Microsoft näitab, milliseid õigusi ChatReact küsib: e-kirjade lugemine, mustandite loomine, kaustade ja kategooriate korraldamine. Pange tähele, mida loetelus ei ole — e-kirjade saatmine. Klõpsake Accept.

Samm 6: Kui näete "Approval required"

Paljudes ettevõtetes ei ole töötajatel lubatud rakendusi ise heaks kiita. Microsoft kuvab siis sõnumi nagu "Approval required" või "This app requires your admin's approval". See on Teie ettevõtte turvaseade, mitte viga.

Kahe võimaluse abil saab selle lahendada:

Administraator ühendab esmalt: paluge oma Microsoft 365 administraatoril korrata samu samme üks kord. Lubaekraani juures saab ta märkida "Consent on behalf of your organization" — pärast seda saavad kõik töötajad ühendada oma postkasti ilma edasise heatahtlikkuseta. (Kui administraatori enda postkast ühendatakse selle käigus ja seda ei soovita, saab selle hiljem ChatReactis lihtsalt lahti ühendada — vt allpool.)
Kinnitamine adminikeskuses: alternatiivselt avab administraator Microsoft Entra admin center, otsib ChatReacti rakendust ja annab seal administraatori nõusoleku Enterprise applications alt.

Seejärel korrake ühendamist alates Samm 3-st.

Samm 7: Valmis — kontrollige tulemust

Te suunatakse tagasi ChatReacti ja näete teadet "Mailbox connected successfully". Teie ühenduse kaart näitab postkasti aadressi ja olekut Active. ChatReact lõi ka komplekti alustavaid kategooriaid (nt To Respond, FYI, Newsletters), mida saate igal ajal ümber nimetada, kustutada või täiendada.

Mis juhtub pärast ühendamist

ChatReact töötleb ainult e-kirju, mis saabuvad pärast ühenduse loomist. Teie olemasolevat postkasti ajalugu ei puudutata kunagi.
Uued meilid haaratakse automaatselt iga paari minuti järel, kategoriseeritakse ja märgistatakse või arhiveeritakse Outlookis.
Vastuse mustand luuakse ainult siis, kui kõik järgnevad tingimused on täidetud: kategooria lubab mustandeid, mustandite koostamine on ühenduse jaoks sisse lülitatud, e-kiri on tõeline päring, Teie vestlusrobotil on vähemalt üks aktiivne juhis Email kanalile ning tema teadmistebaas katab antud küsimuse. Muul juhul jätab ChatReact mustandi teadlikult vahele — Activity nimekiri näitab alati, mis tehti ja miks.

Kui mustandeid ei ilmu? Kontrollige Email Assistanti lehel Activity nimekirja. Kõige sagedasemad põhjused on puuduv e-posti juhis (lisage üks Knowledge Base → Instructions alt kanaliga "Email") või tühi teadmistebaas.

Levinumate probleemide lahendamine

Problem	Solution
Ühendati vale postkast	Klõpsake ühenduse kaardil Disconnect, seejärel ühendage uuesti ja valige Microsofti sisselogimislehel "Use another account".
Oleku juures kuvatakse Reconnect required	Microsoft on salvestatud ligipääsu tühistanud (nt pärast parooli muutust). Klõpsake Reconnect ja logige uuesti sisse. Teie kategooriad ja ajalugu jäävad alles.
Sisselogimisel kuvatakse "Approval required"	Vt Samm 6 ülal — Teie Microsoft 365 administraator peab rakenduse kord heaks kiitma.
Meile ei töödeldata	Töödeldakse ainult pärast ühendamist saabunud meilide puhul, mõneminutilise viivitusega. Kontrollige ka, et ühenduse olek on Active, mitte Paused.
Sisselogimine ebaõnnestub täielikult	Kontrollige, et postkast on tõepoolest hostitud Microsofti juures (vt "Millised e-posti aadressid sobivad?" ülal).

Privaatsus

ChatReact loob ainult mustandeid ja ei saa e-kirju saata — saatmise õigus ei ole kunagi küsitud.
Juurdepääsutokenid salvestatakse krüpteeritult; e-kirjade sisu töödeldakse ajutiselt ja neid ei salvestata ChatReacti poolt püsivalt. Ainult saatja, teema ja kategoriseerimise tulemus ilmuvad tegevuste logisse.
Postkasti lahtiühendamine kustutab salvestatud ligipääsu koheselt. Teie e-kirju Outlookis ei muudeta kunagi.