Sähköpostiavustaja

Sähköpostiavustaja yhdistää postilaatikon yhteen chatbotteistasi. ChatReact lajittelee saapuvat sähköpostit automaattisesti luokkiin ja — kun chatbottillanne on oikeat ohjeet ja tieto — valmistaa vastausluonnoksia suoraan postilaatikkoonne.

ChatReact ei koskaan lähetä sähköposteja. Se luo ainoastaan luonnoksia. Te tarkistatte ja lähetätte jokaisen vastauksen aina itse. Tekninen totuus on, että ChatReact ei edes pyydä lupaa sähköpostin lähettämiseen.

Vaatimukset

ChatReact Professional -suunnitelma tai korkeampi
Chatbot, jonka tietopohja on täytetty (chatbot vastaa sähköposteihin, joten sen täytyy tuntea yrityksenne)
Postilaatikko, joka on isännöity Microsoftilla — katso seuraava osio, tämä on yleisin kompastuskivi

Mitkä sähköpostiosoitteet toimivat?

Tämä on tärkeää: ei riitä, että osoite näkyy Outlook-sovelluksessanne. Outlook voi näyttää postilaatikoita monilta eri palveluntarjoajilta, mutta ChatReact yhdistää itse postilaatikkoon — ja se toimii vain, kun Microsoft isännöi postilaatikkoa.

Nämä toimivat:

✅ Microsoft 365 -yrityspostilaatikot (kutsutaan myös Exchange Onlineksi) — mukaan lukien omalla verkkotunnuksellanne olevat osoitteet, esim. [email protected], kunhan sähköpostinne ajetaan Microsoft 365:llä
✅ Henkilökohtaiset Microsoft-tilit — osoitteet, jotka päättyvät @outlook.com, @hotmail.com tai @live.com

Nämä eivät toimi:

❌ Osoitteet, jotka on lisätty Outlook-sovellukseen ainoastaan IMAP/POP-yhteydellä — esim. Gmail, GMX tai web-hosting-osoite, jonka luette Outlookissa. Sähköpostit ovat tallennettuina muulla palveluntarjoajalla, joten Microsoft ei voi myöntää ChatReactille pääsyä niihin.
❌ Gmail / Google Workspace (tuki on roadmapillamme)
❌ Itseisännöidyt Exchange-palvelimet (on-premises), jotka eivät ole liitetty Microsoft 365:een

Et ole varma? Tee tämä 30 sekunnin tarkistus: avaa selaimessa outlook.office.com ja kirjaudu sisään sillä sähköpostiosoitteella, jonka haluat yhdistää. Jos postilaatikkonne avautuu siellä, se on isännöity Microsoftilla ja toimii ChatReactin kanssa. Jos kirjautuminen epäonnistuu tai sähköpostit eivät ole siellä, kysykää IT-kumppaniltanne tai hosting-palveluntarjoajaltanne, missä sähköpostinne on isännöity.

Postilaatikon yhdistäminen, vaiheittain

Vaihe 1: Avaa Sähköpostiavustaja

Kirjaudu ChatReactiin ja klikkaa vasemmasta sivupalkista Sähköpostiavustaja. Jos merkinnän vieressä on lukkoikoni, nykyinen suunnitelmanne ei vielä sisällä tätä ominaisuutta.

Vaihe 2: Valitse chatbot

Jos teillä on useampi chatbot, valitkaa se, jonka haluatte vastaavan tätä postilaatikkoa kohdassa Chatbot that powers this mailbox. Sen tietopohjaa, ohjeita ja persoonaa (ml. teitittely/teitittelemättömyys) käytetään vastausluonnoksissa.

Vaihe 3: Klikkaa "Connect Outlook"

Teidät ohjataan viralliselle Microsoftin kirjautumissivulle (login.microsoftonline.com). ChatReact ei koskaan näe salasanaanne — te syötätte sen ainoastaan Microsoftille.

Vaihe 4: Kirjaudu oikealla tilillä

Tämä on yleisin virhe: kirjaudutte sisään sillä postilaatikolla, jonka haluatte yhdistää — ei omalla henkilökohtaisella Microsoft-tilillänne.

Jos Microsoft näyttää jo tililistan, valitkaa oikea tili.
Jos postilaatikkoa ei näy listassa, klikatkaa "Use another account" ja syöttäkää osoite (esim. [email protected]) sekä sen salasana.

Kummallakin tilillä, jolla kirjaudutte, on postilaatikko, joka yhdistetään.

Vaihe 5: Hyväksykää käyttöoikeudet

Microsoft näyttää, mitä käyttöoikeuksia ChatReact pyytää: sähköpostien lukeminen, luonnosten luominen, kansioiden ja luokkien järjestäminen. Huomioikaa, mitä ei ole listalla — sähköpostin lähettäminen. Klikatkaa Accept.

Vaihe 6: Jos näette "Approval required"

Monissa yrityksissä työntekijöillä ei ole oikeutta hyväksyä sovelluksia itse. Microsoft näyttää tällöin viestin kuten "Approval required" tai "This app requires your admin's approval". Tämä on yrityksenne suojausasetusten seuraus, ei virhe.

Kaksi ratkaisuvaihtoehtoa:

Järjestelmänvalvoja yhdistää ensin: pyytäkää Microsoft 365 -järjestelmänvalintaanne tekemään nämä samat vaiheet kerran. Käyttöoikeusnäytössä he voivat valita "Consent on behalf of your organization" — sen jälkeen jokainen työntekijä voi yhdistää postilaatikkonsa ilman lisähyväksyntää. (Jos järjestelmänvalvojan oma postilaatikko yhdistyy prosessissa eikä sitä haluta, sen voi yksinkertaisesti irrottaa ChatReactissa jälkikäteen — katso alla.)
Hyväksyntä admin-keskuksessa: vaihtoehtoisesti järjestelmänvalvoja avaa Microsoft Entra admin centerin, etsii ChatReact-sovelluksen Enterprise applications -osion alta ja myöntää admin-suostumuksen siellä.

Toimenpiteiden jälkeen toistakaa yhdistäminen Vaiheesta 3.

Vaihe 7: Valmista — tarkistakaa tulos

Teidät ohjataan takaisin ChatReactiin ja näette viestin "Mailbox connected successfully". Yhteyskortissa näkyy postilaatikon osoite ja tila Active. ChatReact loi myös joukon aloitusluokkia (esim. To Respond, FYI, Newsletters), joita voitte halutessanne nimetä uudelleen, poistaa tai laajentaa milloin tahansa.

Mitä tapahtuu yhdistämisen jälkeen

ChatReact käsittelee ainoastaan sähköposteja, jotka saapuvat yhdistämisen jälkeen. Aiempaa postihistoriaanne ei koskaan muokata.
Uudet sähköpostit haetaan automaattisesti muutaman minuutin välein, luokitellaan ja merkitään tai arkistoidaan Outlookissa.
Vastausluonnos luodaan vain, kun kaikki seuraavat ehdot täyttyvät: luokka sallii luonnokset, luonnostelu on aktivoitu yhteydelle, sähköposti on aito tiedustelu, chatbotillanne on ainakin yksi aktiivinen ohje email channel -kanavalle ja sen tietopohja kattaa kysymyksen. Muuten ChatReact ohittaa luonnoksen tietoisesti — Activity-lista näyttää aina, mitä tehtiin ja miksi.

Ei luonnoksia näkyvissä? Tarkistakaa Activity-lista Sähköpostiavustajan sivulla. Yleisimmät syyt ovat puuttuva sähköpostiohje (lisätkää sellainen Knowledge Base → Instructions -kohtaan kanavaksi "Email") tai tyhjä tietopohja.

Yleisten ongelmien korjaaminen

Ongelma	Ratkaisu
Yhdistit väärän postilaatikon	Klikatkaa yhteyskortissa Disconnect, yhdistäkää uudelleen ja valitkaa Microsoftin kirjautumissivulla "Use another account".
Tila näyttää Reconnect required	Microsoft on mitätöinyt tallennetun pääsyn (esim. salasanan vaihdon jälkeen). Klikatkaa Reconnect ja kirjaudutte uudelleen. Luokkanne ja historianne säilyvät.
"Approval required" kirjautumisen aikana	Katso Vaihe 6 yllä — Microsoft 365 -järjestelmänvalvojanne tulee hyväksyä sovellus kerran.
Sähköposteja ei käsitellä	Vain yhdistämisen jälkeen vastaanotetut viestit käsitellään, joitain minuutteja viiveellä. Tarkistakaa myös, että yhteyden tila on Active eikä Paused.
Kirjautuminen epäonnistuu täysin	Varmistakaa, että postilaatikko on todella isännöity Microsoftilla (katso "Mitkä sähköpostiosoitteet toimivat?" yllä).

Yksityisyys

ChatReact luo ainoastaan luonnoksia eikä voi lähettää sähköposteja — lähetysoikeutta ei koskaan pyydetä.
Käyttöoikeustunnuksia (access tokens) säilytetään salattuina; sähköpostien sisältöjä käsitellään väliaikaisesti eikä ChatReact tallenna niitä pysyvästi. Ainoastaan lähettäjä, otsikko ja luokittelun tulos näkyvät activity-lokissa.
Postilaatikon irrottaminen poistaa tallennetun pääsyn välittömästi. Sähköpostinne Outlookissa eivät koskaan muutu.