Sähköpostiavustaja

Sähköpostiavustaja yhdistää postilaatikon yhteen chatbotteistanne. ChatReact luokittelee saapuvat sähköpostit automaattisesti kategorioihin ja — kun chatbotillanne on oikeat ohjeet ja tieto — valmistaa vastausluonnoksia suoraan postilaatikkoonne.

Vaatimukset

• ChatReact Professional -tilaus tai sitä korkeampi
• Chatbot, jonka tietokanta on täytetty (chatbot vastaa sähköposteihin, joten sen on tunnettava yrityksenne)
• Postilaatikko, joka on isännöity Microsoftilla — katso seuraava osio, tämä on yleisin kompastuskivi

Mitkä sähköpostiosoitteet toimivat?

Tämä on tärkeää: ei riitä, että osoite näkyy Outlook-sovelluksessanne. Outlook-sovellus voi näyttää postilaatikoita monilta eri tarjoajilta, mutta ChatReact yhdistää postilaatikkoon itsessään — ja se toimii vain, kun Microsoft isännöi postilaatikkoa.

Nämä toimivat:

• ✅ Microsoft 365 -yrityspostilaatikot (myös kutsutaan Exchange Onlineksi) — mukaan lukien osoitteet omalla verkkotunnuksellanne, esim. [email protected], kunhan sähköpostinne ajetaan Microsoft 365:llä
• ✅ Henkilökohtaiset Microsoft-tilit — osoitteet jotka päättyvät @outlook.com, @hotmail.com tai @live.com

Nämä EIVÄT toimi:

• ❌ Osoitteet, jotka on lisätty Outlook-sovellukseen vain IMAP/POP:n kautta — esim. Gmail-, GMX- tai web-hosting-osoite, jota luette Outlookissa. Sähköposti itsessään on tallennettuna toisella tarjoajalla, joten Microsoft ei voi myöntää ChatReactille pääsyä siihen.
• ❌ Gmail / Google Workspace (tuki on tiekartallamme)
• ❌ Itse-isännöidyt Exchange-palvelimet (on-premises), jotka eivät ole yhdistetty Microsoft 365:een

Postilaatikon yhdistäminen, vaihe vaiheelta

Vaihe 1: Avaa Sähköpostiavustaja

Kirjaudu ChatReactiin ja klikkaa vasemmasta sivupalkista Email Assistant. Jos merkinnän vieressä näkyy lukkoikoni, nykyinen tilauksenne ei vielä sisällä tätä ominaisuutta.

Vaihe 2: Valitse chatbot

Jos teillä on useampi chatbot, valitkaa se, joka vastaa tälle postilaatikolle kohdassa Chatbot that powers this mailbox. Sen tietokanta, ohjeet ja persoonallisuus (mukaan lukien muodollinen/epämuodollinen puhuttelu) käytetään vastausluonnoksiin.

Vaihe 3: Klikatkaa "Connect Outlook"

Teidät ohjataan viralliselle Microsoftin kirjautumissivulle (login.microsoftonline.com). ChatReact ei koskaan näe salasanaanne — syötätte sen vain Microsoftille.

Vaihe 4: Kirjaudu oikealla tilillä

Tämä on yleisin virhe: kirjaudutte sisään sillä postilaatikolla, jonka haluatte liittää — ei yksityisellä Microsoft-tilillänne.

• Jos Microsoft näyttää jo tililistan, valitkaa oikea.
• Jos postilaatikkoa ei ole listattu, klikatkaa "Use another account" ja syöttäkää osoite (esim. [email protected]) ja sen salasana.

Millä tahansa tilillä kirjaudutte sisään, kyseinen postilaatikko yhdistetään.

Vaihe 5: Hyväksykää käyttöoikeudet

Microsoft näyttää, mitä oikeuksia ChatReact pyytää: sähköpostin lukeminen, luonnosten luominen, kansioiden ja kategorioiden järjestäminen. Huomioikaa mitä EI ole listassa — sähköpostin lähettäminen. Klikatkaa Accept.

Vaihe 6: Jos näette "Approval required"

Monissa yrityksissä työntekijät eivät voi hyväksyä sovelluksia itse. Microsoft näyttää silloin viestin kuten "Approval required" tai "This app requires your admin's approval". Tämä on yrityksenne suojausasetuksista johtuva tilanne, ei virhe.

Kaksi tapaa ratkaista se:

1. Ylläpitäjä yhdistää ensin: pyytäkää Microsoft 365 -ylläpitäjäänne käymään läpi samat vaiheet kerran. Käyttöoikeusnäytössä he voivat rastittaa "Consent on behalf of your organization" — tämän jälkeen jokainen työntekijä voi liittää postilaatikkonsa ilman lisähyväksyntää. (Jos ylläpitäjän oma postilaatikko yhdistyy prosessissa eikä sitä haluta, se voidaan yksinkertaisesti irrottaa ChatReactissa jälkikäteen — katso alla.)
2. Hyväksyntä admin-keskuksesta: vaihtoehtoisesti ylläpitäjä avaa Microsoft Entra admin centerin, etsii ChatReact-sovelluksen Enterprise applications -kohdasta ja myöntää järjestelmänvalvojan suostumuksen siellä.

Toimenpiteiden jälkeen toistakaa yhdistäminen kohdasta Vaihe 3.

Vaihe 7: Valmista — tarkistakaa tulos

Teidät ohjataan takaisin ChatReactiin ja näette viestin "Mailbox connected successfully". Yhteyskortissa näkyy postilaatikon osoite ja tila Active. ChatReact loi myös joukon aloituskategorioita (esim. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam), joita voitte nimetä uudelleen, poistaa tai laajentaa milloin tahansa.

Mitä tapahtuu yhdistämisen jälkeen

• ChatReact käsittelee vain sähköposteja, jotka saapuvat yhdistämisen jälkeen. Aiempi postilaatikon historiaa ei koskaan kosketa.
• Uudet sähköpostit haetaan automaattisesti muutaman minuutin välein, luokitellaan ja merkitään tai siirretään Outlookissa.
• Mitä sähköpostille tapahtuu, päättää sen kategorian toiminnot (katso seuraava osio).
• Vastausluonnos luodaan vain, kun kaikki seuraavat ovat tosia: kategoriolla on Create reply draft -toiminto omine ohjeineen, luonnosten laatiminen on aktivoitu yhteydelle, sähköposti on aito tiedustelu ja chatbotinne tietokanta kattaa kysymyksen. Muuten ChatReact ohittaa luonnoksen tarkoituksella — Activity-lista näyttää aina, mitä tehtiin ja miksi.

Järjestelyn tai luonnosten tauotus

Jokaisella liitetyllä postilaatikolla on kaksi erillistä katkaisinta sen yhteyden kortissa:

• Categorize & organize emails — kytkee automaattisen luokittelun ja Outlook-siirron päälle tai pois
• Create reply drafts — kytkee luonnosten luomisen päälle tai pois

Kytke kumpikin pois päältä tauottaaksesi kyseisen osan Sähköpostiavustajasta postilaatikolle ilman, että irrotatte sen.

Kategoriat: säännöt ja toiminnot

Jokainen kategoria on sääntö, joka koostuu kahdesta osasta:

• Milloin — kuvaus määrittää, mitkä sähköpostit kuuluvat tähän kategoriaan. ChatReact luokittelee jokaisen saapuvan sähköpostin täsmälleen yhteen kategoriaan. Mitä tarkempi kuvaus, sitä parempi lajittelu.
• Mitä — toiminnot päättävät, mitä näille sähköposteille tehdään. Ne voidaan yhdistää vapaasti:

Toiminnot suoritetaan aina tässä järjestyksessä: tag → draft → move.

Ohjeet vastausluonnoksille

Luonnoksen faktat tulevat aina chatbotinne tietokannasta. Kategorian ohjeet kuvaavat, miten kyseisenlaiset sähköpostit vastataan: sävy, rakenne, seuraava askel — ja mitä tekoälyn ei saa tehdä (esim. "älä koskaan citeeraa hintoja" tai "älä koskaan vahvista tapaamista").

• Ei ohjeita, ei luonnosta. Kategoria näyttää silloin "Draft instructions missing".
• Insert template antaa valmiiksi testattuja ohjeita, esim. palvelupyynnöille, tarjouspyynnöille, ajanvarauspyynnöille, tukipyynnöille tai työpaikkahakemuksille — mukauttakaa ne tarpeidenne mukaan.
• Lisättävissä valinnaisesti esimerkkivastaus. Sitä käytetään vain sävyn, pituuden ja rakenteen mallina; faktoja ei koskaan oteta siitä.

Yleiset säännöt kaikille luonnoksille

Säännöt, jotka tulisi soveltaa jokaiseen luonnokseen — ja tavallisesti myös chattiin — luodaan kohdassa Knowledge Base → Instructions asetuksella Applies to: Chat + Email. Sähköpostiavustaja-sivun kortti General rules for all drafts listaa ne. Jos yleinen sääntö ja kategorian ohje ovat ristiriidassa, kategorian ohje voittaa.

Allekirjoituksen asettaminen

Kortti Signature antaa mahdollisuuden suunnitella lohkon, joka lisätään jokaisen vastausluonnoksen alapuolelle — mukaan lukien logo, linkit ja muotoilu. Kun liitätte postilaatikon, ChatReact luo automaattisesti oletusallekirjoituksen yritystiedoistanne (yrityksen nimi, liitetty verkkosivusto ja logo).

• Visual-tila antaa muokata allekirjoitusta suoraan; Image-painike lisää kuvaa URL-osoitteen tai latauksen kautta (ladatut kuvat rajataan, muutetaan kokoa ja pakataan automaattisesti).
• HTML-tila antaa liittää olemassa olevan allekirjoituksen HTML:nä — mukaan lukien taulukkorakenteet — ja näyttää live-esikatselun editorin alla.
• Kun allekirjoitus on asetettu, tekoäly päättää luonnoksensa lopetusrivillä ja jättää allekirjoituksen allekirjoituslohkolle.

Yhteystiedot: mitä avustaja muistaa

ChatReact muodostaa automaattisesti profiilin jokaiselle lähettäjälle: nimi, yritys, asiakastila (Customer, Prospect, Supplier jne.), puhuttelun muodollisuus ja yksilölliset huomionarvoiset tiedot. Tämä tieto vaikuttaa jokaiseen tulevaan vastausluonnokseen — mukaan lukien oikean puhuttelumuodon valinta tälle kontaktille.

Avaa Contacts nähdäksenne ja muokataksenne kaikkia profiileja. Manuaaliset muokkauksenne ovat aina etusijalla eikä tekoäly koskaan ylikirjoita niitä. Voitte myös lisätä sisäisiä muistiinpanoja, joita käytetään luonnosten kontekstina mutta joita ei koskaan lainata suoraan.

Tavallisten ongelmien korjaaminen

Tietosuoja

• ChatReact luo ainoastaan luonnoksia eikä voi lähettää sähköpostia — lähetysoikeutta ei koskaan pyydetä.
• Käyttöoikeustokenit tallennetaan salattuina; sähköpostien sisältöjä käsitellään väliaikaisesti eikä niitä säilytetä pysyvästi ChatReactissa. Vain lähettäjä, otsikko ja luokittelutulos näkyvät activity-lokissa.
• Postilaatikon irrottaminen poistaa heti tallennetun pääsyn sekä kyseiseen yhteyteen liittyvät kategoriat ja activity-lokin. Sähköpostinne Outlookissa eivät koskaan muutu.