Email Assistant

Az Email Assistant egy postafiókot csatlakoztat egyik chatbotjához. A ChatReact ezután automatikusan kategorizálja a beérkező e-maileket és — ha a chatbot rendelkezik a megfelelő utasításokkal és tudással — választerveket készít közvetlenül a beérkező levelek között.

ChatReact soha nem küld e-maileket. Csak vázlatokat hoz létre. Ön mindig felülvizsgálja és küldi el minden válaszát. Technikai értelemben a ChatReact még a küldési engedélyt sem kéri.

Követelmények

ChatReact Professional csomag vagy magasabb
Olyan chatbot, amelynek ki van töltve a tudásbázisa (a chatbot válaszol az e-mailekre, tehát ismernie kell az Ön vállalkozását)
Olyan postafiók, amely Microsoftnál van hosztolva — lásd a következő részt, ez a leggyakoribb akadó

A csatlakoztatható postafiókok száma a csomagtól függ: a Professional 1 postafiókot engedélyez, az Enterprise és Agency Starter 3-at, az Agency Pro 10-et, az Agency Business 25-öt. Ha eléri a limiteket, a "Connect a mailbox" kártya el lesz rejtve, amíg nem frissít vagy nem bontja a meglévő postafiókot.

Mely e-mail címek működnek?

Ez fontos: nem elég, hogy egy cím megjelenik az Outlook alkalmazásában. Az Outlook több szolgáltató postafiókjait is meg tudja jeleníteni, de a ChatReact magát a postafiókot csatlakoztatja — és ez csak akkor működik, ha a postafiókot a Microsoft hosztolja.

Ezek működnek:

✅ Microsoft 365 üzleti postafiókok (más néven Exchange Online) — beleértve a saját domainnel rendelkező címeket, pl. [email protected], feltéve, hogy az e-mail a Microsoft 365 szolgáltatáson fut
✅ Személyes Microsoft fiókok — @outlook.com, @hotmail.com vagy @live.com végződésű címek

Ezek NEM működnek:

❌ Címek, amelyeket csak IMAP/POP-on keresztül adtak hozzá az Outlook alkalmazáshoz — pl. egy Gmail, GMX vagy webtárhely cím, amelyet az Outlookban olvas. Maga a posta a másik szolgáltatónál van tárolva, így a Microsoft nem tud hozzáférést adni a ChatReactnek.
❌ Gmail / Google Workspace (támogatás a roadmapon van)
❌ Saját hosztolású Exchange szerverek (on-premises), amelyek nincsenek kapcsolva a Microsoft 365-höz

Nem biztos benne? Tegye meg ezt a 30 másodperces ellenőrzést: nyissa meg outlook.office.com böngészőjében, és jelentkezzen be azzal az e-mail címmel, amelyet csatlakoztatni szeretne. Ha a postafiókja ott megnyílik, a Microsoftnál van hosztolva és működni fog a ChatReacttel. Ha a bejelentkezés sikertelen vagy a levelei nincsenek ott, kérdezze meg IT-partnerét vagy a hoszting szolgáltatót, hol van hosztolva az e-mailje.

A postafiók csatlakoztatása lépésről lépésre

1. lépés: Nyissa meg az Email Assistantet

Jelentkezzen be a ChatReactbe, és kattintson az oldalsó sávban az Email Assistant menüpontra. Ha a bejegyzés mellett lakat ikon látható, az Ön jelenlegi csomagja még nem tartalmazza a funkciót.

2. lépés: Válassza ki a chatbotot

Ha több chatbottal rendelkezik, válassza ki azt, amelyikre ezt a postafiókot rábízza a Chatbot that powers this mailbox alatt. Az ő tudásbázisa, utasításai és személyisége (beleértve a tegezés/magázás beállítást) lesznek használva a választervekhez.

3. lépés: Kattintson a "Connect Outlook" gombra

Átirányítják a hivatalos Microsoft bejelentkezési oldalra (login.microsoftonline.com). A ChatReact soha nem látja a jelszavát — azt csak a Microsoftnál adja meg.

4. lépés: Jelentkezzen be a megfelelő fiókkal

Ez a leggyakoribb hiba: jelentkezzen be azzal a postafiókkal, amelyet csatlakoztatni szeretne — ne a személyes Microsoft-fiókjával.

Ha a Microsoft már listáz néhány fiókot, válassza ki a megfelelőt.
Ha a postafiók nincs a listában, kattintson a "Use another account" lehetőségre és adja meg a címet (pl. [email protected]) és annak jelszavát.

Az, hogy melyik fiókkal jelentkezett be, az lesz a csatlakoztatott postafiók.

5. lépés: Fogadja el az engedélyeket

A Microsoft megmutatja, milyen engedélyeket kér a ChatReact: az e-mailek olvasása, vázlatok létrehozása, mappák és kategóriák rendezése. Figyeljen arra, mi nincs a listán — az e-mailek küldése. Kattintson az Accept gombra.

6. lépés: Ha "Approval required" üzenetet lát

Sok vállalatnál az alkalmazások jóváhagyása nem engedélyezett az alkalmazottak számára. Ilyenkor a Microsoft olyan üzenetet mutat, mint "Approval required" vagy "This app requires your admin's approval". Ez a vállalat biztonsági beállítása, nem hiba.

Két megoldás:

Egy rendszergazda csatlakoztatja először: kérje meg Microsoft 365 rendszergazdáját, hogy egyszer menjen végig ezeken a lépéseken. Az engedélyek képernyőjén bejelölheti a "Consent on behalf of your organization" opciót — ezután minden alkalmazott saját postafiókját tudja csatlakoztatni további jóváhagyás nélkül. (Ha a folyamat során a rendszergazda saját postafiókja csatlakozik, és ez nem kívánatos, egyszerűen bontsa a kapcsolatot a ChatReactben utólag — lásd alább.)
Jóváhagyás az admin központban: alternatív megoldásként a rendszergazda megnyitja a Microsoft Entra admin center oldalt, megkeresi a ChatReact alkalmazást az Enterprise applications között, és ott ad admin hozzájárulást.

Ezt követően ismételje meg a csatlakoztatást a 3. lépéstől.

7. lépés: Kész — ellenőrizze az eredményt

Visszairányítják a ChatReactbe, és megjelenik a "Mailbox connected successfully" üzenet. A kapcsolati kártyán megjelenik a postafiók címe és az Active státusz. A ChatReact létrehozott egy kezdő kategóriakészletet is (pl. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam), amelyeket bármikor átnevezhet, törölhet vagy bővíthet.

Mi történik a csatlakoztatás után

A ChatReact csak azokat az e-maileket dolgozza fel, amelyek a csatlakoztatás után érkeznek. A meglévő levelezési előzményekhez nem nyúl.
Az új leveleket automatikusan lekérdezik pár percenként, kategorizálják, és címkézik vagy áthelyezik Outlookban.
Az, hogy mi történik egy e-maillel, a kategória műveletei döntik el (lásd a következő részt).
Választerv csak akkor jön létre, ha mindezek teljesülnek: a kategóriának van Create reply draft művelete saját utasításokkal, a vázlatkészítés engedélyezve van a kapcsolaton, az e-mail valódi megkeresés, és a chatbot tudásbázisa valóban lefedi a kérdést. Ellenkező esetben a ChatReact szándékosan kihagyja a vázlatot — az Activity lista mindig mutatja, mit tett és miért.

A rendezés vagy vázlatkészítés szüneteltetése

Minden csatlakoztatott postafiókon a kapcsolati kártyán két független kapcsoló található:

Categorize & organize emails — be- vagy kikapcsolja az automatikus kategorizálást és az Outlookban történő elrendezést
Create reply drafts — be- vagy kikapcsolja a választerv-készítést

Kapcsoljon ki bármelyikat, hogy a Email Assistant adott részét szüneteltesse egy postafiókhoz anélkül, hogy bontaná azt.

Nem jelennek meg vázlatok? Ellenőrizze az Activity listát az Email Assistant oldalon. A leggyakoribb okok: hiányzó vázlatutasítás a kategórián (szerkessze a kategóriát → Create reply draft → adjon meg utasításokat), üres tudásbázis, vagy havi vázlatkvóta elérése — ilyenkor az Activity lista megjeleníti a "Draft quota reached" üzenetet a használt/limit számokkal.

Kategóriák: szabályok műveletekkel

Minden kategória egy szabály, amely két részből áll:

When — a leírás dönti el, mely e-mailek tartoznak ebbe a kategóriába. A ChatReact minden beérkező e-mailt pontosan egy kategóriába sorol. Minél pontosabb a leírás, annál jobb a válogatás.
What — a műveletek döntenek arról, mi történjen ezekkel az e-mailekkel. Szabadon kombinálhatók:

Action	What it does
Tag in Outlook	A kategória nevét alkalmazza színes Outlook kategóriaként.
Move to folder	Áthelyezi az e-mailt a postafiók egy mappájába — az inbox almappájába, az Ön saját mappái közé, az archívumba, a levélszemétbe vagy a kukába. Új inbox almappát is létrehozhat közvetlenül a mappaválasztóban.
Create reply draft	Válasz vázlatot hoz létre a szálban — a kategóriához beállított utasítások szerint.

A műveletek mindig ebben a sorrendben futnak: tag → draft → move.

Kuka: az e-mailek csak akkor kerülnek a kukába, ha az MI nagyon biztos a kategóriában — egyébként csak címkézve lesznek. Semmi sem törlődik véglegesen. A kuka és a válaszvázlatok kombinálása nem lehetséges.

Vázlatutasítások

A vázlat tényanyaga mindig a chatbot tudásbázisából származik. Egy kategória utasítása leírja, hogyan válaszoljanak az adott típusú e-mailekre: hangnem, szerkezet, következő lépés — és mit nem szabad tennie az MI-nek (pl. "soha ne idézze az árakat" vagy "soha ne erősítsen meg egy találkozót").

Nincsenek utasítások, nincs vázlat. A kategória ilyenkor "Draft instructions missing" üzenetet mutat.
Insert template bizonyított utasításokat ad, pl. szolgáltatási érdeklődésekhez, árajánlat kérésekhez, időpontkérésekhez, támogatási igényekhez vagy álláspályázatokhoz — igazítsa őket igényeihez.
Opcionálisan adjon meg egy példa választ. Ez csak a hangnem, hossz és szerkezet modelljeként szolgál; tényeket soha nem vesznek belőle.

Általános szabályok minden vázlathoz

Azok a szabályok, amelyeknek minden vázlatra — és általában a chatre is — érvényesnek kell lenniük, a Knowledge Base → Instructions alatt hozhatók létre Applies to: Chat + Email beállítással. Az Email Assistant oldalon a General rules for all drafts kártya listázza ezeket. Ha egy általános szabály és egy kategória utasítása ütközik, a kategória utasítása érvényesül.

Az utasítások korábban rendelkeztek egy "Email only" csatornával. Ezek automatikusan áthelyezésre kerültek a kategóriáiba, amelyeknél engedélyezve volt a válaszvázlat (pl. "To Respond"), és most ott jelennek meg vázlatutasításként.

Aláírás beállítása

A Signature kártya lehetővé teszi, hogy megtervezze az minden válaszvázlat alá csatolt blokkot — logóval, linkekkel és formázással. Postafiók csatlakoztatásakor a ChatReact automatikusan generál egy alapértelmezett aláírást a vállalati adatokból (cég neve, kapcsolt weboldal és logó).

A Visual mód lehetővé teszi az aláírás közvetlen szerkesztését; az Image gomb egy képet szúr be URL-ről vagy feltöltéssel (a feltöltött képeket automatikusan vágják, átméretezik és tömörítik).
Az HTML mód lehetővé teszi, hogy meglévő aláírást illesszen be HTML-ként — beleértve táblaszerkezeteket is —, az élő előnézet a szerkesztő alatt jelenik meg.
Miután az aláírás beállításra került, az MI a vázlatot egy záró sorral fejezi be, és az aláírást hagyja az aláírás blokkra.

Kapcsolatok: mit jegyez meg az asszisztens

A ChatReact automatikusan létrehoz egy profilt minden küldőről: név, cég, ügyfél státusz (Customer, Prospect, Supplier, stb.), hogy magázni vagy tegezni kell-e, valamint egyedi megjegyzésre érdemes tények. Ezek az információk minden jövőbeli válaszvázlatba beépülnek — beleértve a megfelelő megszólítás kiválasztását is.

Nyissa meg a Contacts részt az összes profil megtekintéséhez és szerkesztéséhez. Az Ön kézi szerkesztése mindig elsőbbséget élvez és soha nem írja felül az MI. Belső megjegyzéseket is hozzáadhat, melyek kontextusként szolgálnak a vázlatokhoz, de soha nem idéződnek szó szerint.

Gyakori problémák megoldása

Problem	Solution
Connected the wrong mailbox	Kattintson a kapcsolati kártyán a Disconnect gombra, majd csatlakoztassa újra és válassza a Microsoft bejelentkezési oldalon a "Use another account" opciót.
Status shows Reconnect required	A Microsoft érvénytelenítette a mentett hozzáférést (pl. jelszócsere után). Kattintson a Reconnect gombra és jelentkezzen be újra. A kategóriái és előzményei megmaradnak.
"Approval required" during sign-in	Lásd a 6. lépést fent — a Microsoft 365 rendszergazdának egyszer jóvá kell hagynia az alkalmazást.
Emails are not being processed	Csak a csatlakoztatás után érkezett levelek kerülnek feldolgozásra, néhány perces késéssel. Ellenőrizze azt is, hogy a kapcsolati státusz Active, és nem Paused.
Sign-in fails entirely	Ellenőrizze, hogy a postafiók valóban a Microsoftnál van-e hosztolva (lásd a "Mely e-mail címek működnek?" részt fent).

Adatvédelem

A ChatReact csak vázlatokat hoz létre, és nem tud e-mailt küldeni — a küldési engedély soha nincs kérve.
A hozzáférési tokenek titkosítva vannak tárolva; az e-mail tartalmak tranzienseként kerülnek feldolgozásra, és a ChatReact nem tárolja őket tartósan. Csak a feladó, a tárgy és a kategorizálási eredmény jelenik meg az aktivitási naplóban.
Egy postafiók bontásakor a tárolt hozzáférés azonnal törlődik együtt annak a kapcsolatnak a kategóriáival és aktivitási naplójával. Az Outlookban lévő e-mailjei soha nincsenek érintve.