Email Assistant

Az Email Assistant összekapcsol egy postafiókot az egyik chatrobotjával. A ChatReact ezután automatikusan kategorizálja a bejövő e-maileket, és — ha a chatbot rendelkezik a megfelelő utasításokkal és tudással — választervezeteket készít közvetlenül a postaládában.

A ChatReact soha nem küld e-maileket. Csak vázlatokat hoz létre. Minden választ Ön mindig felülvizsgál és saját maga küld el. Technikai értelemben a ChatReact még a küldés jogát sem kéri.

Követelmények

ChatReact Professional csomag vagy magasabb
Egy chatbot, amelynek feltöltött tudásbázisa van (a chatbot válaszolja meg az e-maileket, így ismernie kell az Ön vállalkozását)
Egy postafiók, amely a Microsoftnál van hosztolva — lásd a következő szakaszt, ez a leggyakoribb buktató

Mely e-mail címek működnek?

Ez fontos: nem elég, hogy egy cím megjelenik az Outlook alkalmazásában. Az Outlook alkalmazás sokféle szolgáltatótól képes postafiókokat megjeleníteni, de a ChatReact magához a postafiókhoz csatlakozik — és ez csak akkor működik, ha a Microsoft hosztolja a postafiókot.

Ezek működnek:

✅ Microsoft 365 üzleti postafiókok (más néven Exchange Online) — beleértve a saját domainnel használt címeket, pl. [email protected], amennyiben az e-mail Microsoft 365-en fut
✅ Személyes Microsoft-fiókok — @outlook.com, @hotmail.com vagy @live.com végződésű címek

Ezek NEM működnek:

❌ Címek, amelyeket csak IMAP/POP segítségével adtak hozzá az Outlook alkalmazáshoz — pl. egy Gmail, GMX vagy webtárhely-cím, amelyet az Outlookban olvas. Maga a levél a másik szolgáltatónál tárolódik, így a Microsoft nem tud hozzáférést biztosítani a ChatReact számára.
❌ Gmail / Google Workspace (a támogatás szerepel a fejlesztési ütemtervünkben)
❌ Önhostolt Exchange szerverek (on-premises), amelyek nincsenek kapcsolva a Microsoft 365-höz

Nem biztos benne? Ezt a 30 másodperces ellenőrzést végezze el: nyissa meg outlook.office.com böngészőjében, és jelentkezzen be azzal az e-mail címmel, amelyet csatlakoztatni szeretne. Ha ott megnyílik a postafiók, akkor azt a Microsoft hosztolja, és működni fog a ChatReact-tel. Ha a bejelentkezés sikertelen vagy nincs ott a levele, kérdezze meg IT-partnerét vagy a hoszting szolgáltatóját, hogy hol van hosztolva az e-mailje.

A postafiók csatlakoztatása lépésről lépésre

1. lépés: Nyissa meg az Email Assistantot

Jelentkezzen be a ChatReact-be, és kattintson a bal oldali menüben az Email Assistant menüpontra. Ha a bejegyzés zár ikon mellett jelenik meg, az Ön jelenlegi csomagja még nem tartalmazza a funkciót.

2. lépés: Válassza ki a chatbotot

Ha több chatbotja van, válassza ki azt, amelyiknek válaszolnia kell erre a postafiókra a Chatbot that powers this mailbox alatt. Ennek tudásbázisa, utasításai és személyisége (beleértve a megszólítás formális/informális módját) lesz felhasználva a választervezetekhez.

3. lépés: Kattintson a "Connect Outlook" gombra

Átirányítják a hivatalos Microsoft bejelentkezési oldalra (login.microsoftonline.com). A ChatReact soha nem látja a jelszavát — azt kizárólag a Microsoftnál adja meg.

4. lépés: Jelentkezzen be a megfelelő fiókkal

Ez a leggyakoribb hiba: jelentkezzen be azzal a postafiókkal, amelyet csatlakoztatni szeretne — ne a személyes Microsoft-fiókjával.

Ha a Microsoft már listáz fiókokat, válassza ki a megfelelőt.
Ha a postafiók nincs a listában, kattintson a "Use another account" lehetőségre, és adja meg a címet (pl. [email protected]) és a jelszót.

Amelyik fiókkal bejelentkezik, az lesz az összekapcsolt postafiók.

5. lépés: Fogadja el az engedélyeket

A Microsoft megmutatja, milyen engedélyeket kér a ChatReact: az e-mailek olvasása, vázlatok létrehozása, mappák és kategóriák kezelése. Figyelje meg, mi nincs a listában — az e-mailek küldése. Kattintson az Accept gombra.

6. lépés: Ha "Approval required" üzenetet lát

Sok cégnél az alkalmazások jóváhagyását az alkalmazottak nem végezhetik el. Ilyenkor a Microsoft olyan üzenetet jelenít meg, mint a "Approval required" vagy "This app requires your admin's approval". Ez a cég biztonsági beállítása, nem hiba.

Két megoldás lehetséges:

Egy rendszergazda csatlakozik először: kérje meg a Microsoft 365 rendszergazdát, hogy egyszer menjen végig ezeken a lépéseken. Az engedélyezési képernyőn bejelölheti a "Consent on behalf of your organization" opciót — ezután minden munkatárs csatlakoztathatja a postafiókját további jóváhagyás nélkül. (Ha a folyamat során a rendszergazda postafiókja is csatlakozik, és ez nem kívánatos, egyszerűen bontsa a kapcsolatot a ChatReact-ben utólag — lásd lent.)
Jóváhagyás az admin központban: alternatív megoldásként a rendszergazda megnyitja a Microsoft Entra admin center-t, megkeresi a ChatReact alkalmazást az Enterprise applications alatt, és ott ad admin jóváhagyást.

Ezt követően ismételje meg a csatlakoztatást a 3. lépéstől.

7. lépés: Kész — ellenőrizze az eredményt

Visszairányítják a ChatReact-be, és megjelenik a "Mailbox connected successfully" üzenet. A kapcsolati kártya mutatja a postafiók címét és az Active státuszt. A ChatReact létrehozott egy kezdő kategóriaszettet (pl. To Respond, FYI, Newsletters), amelyeket bármikor átnevezhet, törölhet vagy bővíthet.

Mi történik a csatlakoztatás után

A ChatReact csak azokat az e-maileket dolgozza fel, amelyek érkeznek a csatlakozás után. A meglévő postafiók-előzményeket soha nem érinti.
Az új e-maileket automatikusan lekéri néhány percenként, kategorizálja, és megcímkézi vagy elhelyezi az Outlookban.
Csak akkor készül válaszvázlat, ha mind az alábbi feltételek teljesülnek: a kategória engedélyezi a vázlatokat, a vázlatkészítés engedélyezve van a kapcsolathoz, az e-mail valódi megkeresés, a chatbotnak van legalább egy aktív utasítása az email channel számára, és a tudásbázisa ténylegesen lefedi a kérdést. Ellenkező esetben a ChatReact szándékosan kihagyja a vázlat létrehozását — az Activity lista mindig megmutatja, mi történt és miért.

Nem jelennek meg vázlatok? Ellenőrizze az Activity listát az Email Assistant oldalon. A leggyakoribb okok: hiányzó e-mail utasítás (adjon hozzá egyet a Knowledge Base → Instructions alatt a "Email" csatornával) vagy üres tudásbázis.

Gyakori problémák javítása

Problem	Solution
Connected the wrong mailbox	Kattintson a kapcsolati kártyán a Disconnect gombra, majd csatlakoztasson újra, és a Microsoft bejelentkezési oldalon válassza a "Use another account" lehetőséget.
Status shows Reconnect required	A Microsoft érvénytelenítette a mentett hozzáférést (pl. jelszóváltozás után). Kattintson a Reconnect gombra és jelentkezzen be újra. A kategóriák és az előzmények megőrződnek.
"Approval required" during sign-in	Lásd a 6. lépést fent — a Microsoft 365 rendszergazdának egyszer jóvá kell hagynia az alkalmazást.
Emails are not being processed	Csak a csatlakozás utáni levelek kerülnek feldolgozásra, néhány perc késéssel. Ellenőrizze azt is, hogy a kapcsolat státusza Active, és nem Paused.
Sign-in fails entirely	Győződjön meg róla, hogy a postafiók valóban a Microsoftnál van hosztolva (lásd a "Mely e-mail címek működnek?" szakaszt fent).

Adatvédelem

A ChatReact csak vázlatokat hoz létre, és nem tud e-mailt küldeni — a küldéshez szükséges jogosultságot soha nem kéri.
A hozzáférési tokenek titkosítva vannak tárolva; az e-mail tartalmak átmenetileg kerülnek feldolgozásra, és a ChatReact nem tárolja azokat tartósan. Csak a feladó, a tárgy és a kategorizálás eredménye jelenik meg a tevékenységi naplóban.
Egy postafiók bontása azonnal törli a tárolt hozzáférést. Az Ön Outlookban lévő e-mailjei soha nem érintettek.