Assistent tal-Email

L-Assistent tal-Email jgħaqqad mailbox ma’ wieħed mill-chatbots tiegħek. ChatReact mbagħad awtomatikament jisortja l-emails li jaslu f’kategoriji u — meta l-chatbot tiegħek għandu l-istruzzjonijiet u l-għarfien xieraq — jipprepara drafs ta’ tweġiba direttament fl-inbox tiegħek.

ChatReact qatt ma jibgħat emails. Huwa joħloq biss drafs. Int dejjem tirrevedi u tibgħat kull tweġiba personali tiegħek. Tekniskament, ChatReact anke ma jistax jitlob il-permess biex jibgħat email.

Rekwiżiti

Pjan ChatReact Professional jew ogħla
Chatbot b’bażi ta’ għarfien mimlija (il-chatbot iwieġeb l-emails, allura għandu jkollu tagħrif dwar in-negozju tiegħek)
Mailbox li huwa ospitat fuq Microsoft — ara s-sezzjoni li jmiss, dan huwa l-ostaklu l-iktar komuni

In-numru ta’ mailboxes li tista’ tikkonnettja jiddependi fuq il-pjan tiegħek: Professional jippermetti 1 mailbox, Enterprise u Agency Starter jippermettu 3, Agency Pro jippermetti 10, u Agency Business jippermetti 25. Ladarba tilħaq il-limitu tiegħek, il-karta "Connect a mailbox" tinħeba sakemm taġġorna jew tiddiżkonnetta mailbox eżistenti.

Liema indirizzi email jaħdmu?

Dan hu importanti: mhux biżżejjed li indirizz jidher fil-app Outlook tiegħek. L-app Outlook tista’ turi mailboxes minn ħafna fornituri differenti, imma ChatReact jingħaqad mal-mailbox innifsu — u dan jaħdem biss meta Microsoft jospita l-mailbox.

Dawn jaħdmu:

✅ Mailboxes kummerċjali Microsoft 365 (imsejħa wkoll Exchange Online) — inklużi indirizzi b’domain tiegħek stess, eż. [email protected], sakemm l-email tiegħek taħdem fuq Microsoft 365
✅ Kontijiet personali Microsoft — indirizzi li jispiċċaw f’@outlook.com, @hotmail.com jew @live.com

Dawn MA jaħdmux:

❌ Indirizzi li huma biss miżjuda fl-app Outlook permezz ta’ IMAP/POP — eż. Gmail, GMX jew indirizz tal-web-hosting li taqra fl-Outlook. Il-mail innifsu huwa maħżun miegħu fil-fornitur l-ieħor, għaldaqstant Microsoft ma tistax tipprovdi aċċess lil ChatReact għall-istess.
❌ Gmail / Google Workspace (appoġġ fuq il-roadmap tagħna)
❌ Servers Exchange imħaddma lokalment (on-premises) li mhumiex konnessi ma’ Microsoft 365

Mhux ċert? Agħmel dan iċ-check ta’ 30 sekonda: iftaħ outlook.office.com fil-browser tiegħek u idħol bl-indirizz email li trid tikkonnettja. Jekk il-mailbox jiftaħ hemmhekk, huwa ospitat fuq Microsoft u jaħdem ma’ ChatReact. Jekk il-login jonqos jew il-mail tiegħek mhux hemm, staqsi lill-partner ICT tiegħek jew lill-fornitur tal-hosting fejn l-email tiegħek hija ospitata.

Kif tikkonnettja l-mailbox tiegħek, pass pass

Pass 1: Iftaħ l-Assistent tal-Email

Idħol f’ChatReact u kklikkja Email Assistant fil-sidebar tax-xellug. Jekk l-entratura turi l-ikona tal-ktieb magħluq, il-pjan attwali tiegħek għadu ma jinkludix il-karatteristika.

Pass 2: Agħżel il-chatbot

Jekk għandek aktar minn chatbot wieħed, agħżel dak li għandu jibgħat it-tweġibiet għal dan il-mailbox taħt Chatbot that powers this mailbox. Il-bażi ta’ għarfien tiegħu, l-istruzzjonijiet u l-personalità (inkluż il-forma formali/informali ta’ indirizz) se jintużaw għall-drafs tat-tweġib.

Pass 3: Ikklikkja "Connect Outlook"

Int tiġi ridirettjat għall-paġna uffiċjali tal-login ta’ Microsoft (login.microsoftonline.com). ChatReact qatt ma jara l-password tiegħek — tidħolha biss f’Microsoft.

Pass 4: Idħol bil-kont it-tajjeb

Dan huwa l-iżball l-iktar komuni: idħol bil-mailbox li trid tikkonnettja — mhux bil-kont privat Microsoft tiegħek.

Jekk Microsoft diġà turi lista ta’ kontijiet, agħżel dak korrett.
Jekk il-mailbox mhux elenkat, kklikkja "Use another account" u daħħal l-indirizz (eż. [email protected]) u l-password tiegħu.

Irrispettivament minn liema kont tidħol bih, dak hu l-mailbox li jiġi kkonness.

Pass 5: Aċċetta l-permessi

Microsoft turi liema permessi ChatReact jitlob: li jaqra l-email tiegħek, joħloq drafs, jorganizza folders u kategoriji. Nota dak li mhux fil-lista — il-bgħat tal-email. Ikklikkja Accept.

Pass 6: Jekk tara "Approval required"

F’ħafna kumpaniji, il-impjegati mhumiex permessi li japprovaw apps waħedhom. Microsoft mbagħad turi messaġġ bħal "Approval required" jew "This app requires your admin's approval". Dik hi settings ta’ sigurtà tal-kumpanija tiegħek, mhux żball.

Tieni modi biex issolviha:

Amministratur jikkonnetta l-ewwel: staqsi lill-amministratur Microsoft 365 tiegħek biex jagħmel dawn l-istess passi darba. Fuq l-iskrin tal-permessi jistgħu joħorġu "Consent on behalf of your organization" — wara dan, kull impjegat jista’ jikkonnettja l-mailbox tagħhom mingħajr approvazzjoni oħra. (Jekk il-mailbox tal-amministratur jinbena fil-proċess u dan mhux mixtieq, sempliċement iċ-ċkonnettah fil-ChatReact wara — ara hawn taħt.)
Approvazzjoni fil-admin center: alternativament, l-amministratur jiftaħ Microsoft Entra admin center, ifittex għall-app ChatReact taħt Enterprise applications u jagħti admin consent hemm.

Wara, erġa’ erġa’ pprova tikkonnettja minn Pass 3.

Pass 7: Lestu — iċċekkja r-riżultat

Int tiġi ridirettjat lura lejn ChatReact u tara l-messaġġ "Mailbox connected successfully". Il-karta tal-konnessjoni turi l-indirizz tal-mailbox u l-istatus Active. ChatReact ukoll ħoloq sett ta’ kategoriji tal-bidu (eż. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam) li tista’ ssemmihom, tħassrhom jew tespandi dejjem.

X'jiġri wara l-konnessjoni

ChatReact jiproċessa biss l-email li jaslu wara li s-sinkronizzazzjoni saret. L-istorja tal-inbox eżistenti tiegħek qatt mhi tmiss.
Emails ġodda jitpickjaw awtomatikament kull ftit minuti, jiġu kklassifikati, u jinqabdu jew jintużaw fil-Outlook.
Dak li jiġri ma’ email jiġi deċis mill-azzjonijiet tal-kategorija tagħha (ara s-sezzjoni li jmiss).
Draft ta’ tweġiba jinħolq meta kulma dan ikun veru: il-kategorija għandha l-azzjoni Create reply draft b’istruzzjonijiet tagħha stess, id-drafting huwa abbilitat għal dik il-konnessjoni, l-email hija inkjesta ġenwina, u l-bażi ta’ għarfien tal-chatbot tiegħek verament tkopri l-mistoqsija. Inkella ChatReact skont jitilqilha — il-lista tal-Activity dejjem turi x’mxejna u għaliex.

Waqqaf l-organizzazzjoni jew id-drafting temporanjament

Kull mailbox konness għandu żewġ swiċċ indipendenti fuq il-karta tal-konnessjoni:

Categorize & organize emails — jgħolli jew jgħatti l-kategorizar awtomatiku u l-filing fl-Outlook
Create reply drafts — jgħolli jew jgħatti l-ħolqien ta’ drafs tat-tweġiba

Iċċaqlaq wieħed minnhom biex twaqqaf dik il-parti tal-Assistent tal-Email għal mailbox mingħajr ma tiddiżkonnetta.

Xejn drafs jidhrilhom? Iċċekkja l-lista tal-Activity fuq il-paġna tal-Assistent tal-Email. Ir-raġunijiet l-ikbar huma nuqqas ta’ istruzzjonijiet tad-draft fil-kategorija (editja l-kategorija → Create reply draft → żid l-istruzzjonijiet), bażi ta’ għarfien vojta, jew il-massimu ta’ drafs fix-xahar skont il-pjan tiegħek — meta dan jiġri, il-lista tal-Activity turi "Draft quota reached" flimkien mal-kont tal-użat/limitu.

Kategoriji: regoli b’azzjonijiet

Kull kategorija hi regola magħmula minn żewġ partijiet:

Meta — id-deskrizzjoni tiddeċiedi liema emails jaqgħu f’din il-kategorija. ChatReact jisortja kull email li jasal f’kategorija waħda biss. Ikbar il-preċiżjoni tad-deskrizzjoni, aħjar is-sortjar.
X'jiġri — l-azzjonijiet jiddeċiedu x’jiġri ma’ dawn l-emails. Jistgħu jinkombinaw liberament:

Action	What it does
Tag in Outlook	Japplika l-isem tal-kategorija bħala kategorija kulur fil-Outlook.
Move to folder	Iżżomm l-email f’folder tal-mailbox tiegħek — sottokartella tal-inbox, waħda mill-folders tiegħek, l-archive, junk email jew it-trash. Tista’ toħloq folder ġdid tal-inbox direttament mill-folder picker.
Create reply draft	Joħloq draft ta’ tweġiba fit-thread — skont l-istruzzjonijiet li tissettja għall-kategorija.

L-azzjonijiet dejjem jaħdmu f’dan l-ordni: tag → draft → move.

Trash: l-emails jinġabru fit-trash biss meta l-AI ikun żgur ħafna dwar il-kategorija — inkella jiġu sempliċement mit-tagged. Xejn ma jiġi mħassar b’mod permanenti. Trash u drafs tat-tweġiba ma jistgħux jinkombinaw.

Istruzzjonijiet għad-drafs tat-tweġiba

Il-fatti f’draft dejjem jiġu mill-bażi ta’ għarfien tal-chatbot tiegħek. L-istruzzjonijiet ta’ kategorija jiddeskrivu kif l-emails ta’ dak it-tip jiġu mweġba: togħma, struttura, il-pass li jmiss — u dak li l-AI m’għandux jagħmel (eż. "qatt ma tikkwota prezzijiet" jew "qatt ma tikkonferma appuntament").

L-ebda istruzzjoni, l-ebda draft. Illi l-kategorija mbagħad turi "Draft instructions missing".
Insert template jagħtik istruzzjonijiet provati, eż. għal inkjesti tas-servizz, talbiet għall-offerta, talbiet għal appuntamenti, talbiet għall-appoġġ jew applikazzjonijiet ta’ xogħol — adattahom għall-bżonnijiet tiegħek.
Żid b’mod fakultattiv tweġiba eżempju. Hija tintuża biss bħala mudell għat-ton, tul u struttura; il-fatti qatt ma jittieħdu minnha.

Regoli ġenerali għal kull draft

Regoli li għandhom japplikaw għal kull draft — u ġeneralment għall-chat ukoll — jinħolqu taħt Knowledge Base → Instructions b’Applies to: Chat + Email. Il-karta General rules for all drafts fuq il-paġna tal-Assistent tal-Email telenkaha. Jekk regola ġenerali u istruzzjoni ta’ kategorija jikkonflittu, tirbaħ l-istruzzjoni tal-kategorija.

L-istruzzjonijiet kienu għandhom kanal "Email only". Intużaw trasferiti awtomatikament fil-kategoriji tiegħek b’drafs mitħeġġa (eż. "To Respond") u issa jidhru hemm bħala istruzzjonijiet tad-draft.

Setup ta’ firma

Il-karta Signature tippermettilek tiddefinixxi l-block li jingħata taħt kull draft tat-tweġiba — b’logo, links u formatting. Meta tikkonnettja mailbox, ChatReact awtomatikament jiġġenera firma default mill-informazzjoni tal-kumpanija tiegħek (isem il-kumpanija, sit web linkjat u logo).

Modalità Visual tippermetti editjar dirett tal-firma; il-buttuna Image tinsertja immaġni permezz ta’ URL jew upload (l-immaġini uploaded jiġu kkurati, iċċekkjati u kkompressati awtomatikament).
Modalità HTML tippermetti li tippejstja firma eżistenti bħala HTML — inkluż layouts ta’ tabelli — b’preview live murija taħt l-editor.
Ladarba s-sinjalatur ikun issettjat, l-AI jispiċċa d-draft b’linja ta’ għeluq u jħalli s-sign-off lis-sinjalatur tiegħek.

Contacts: x’jiftakar l-assistent

ChatReact awtomatikament jibni profil għal kull mittent: isem, kumpanija, status tal-klijent (Customer, Prospect, Supplier, eċċ.), jekk jinġieb b’forma formali jew informali, u fatti individwali rilevanti. Din l-informazzjoni tinjora f’kull draft tat-tweġiba futur — inkluż l-għażla tal-forma t’indirizz xierqa għal dak il-kuntatt.

Iftaħ Contacts biex tara u teditja l-profiles kollha. Il-modifiki manwali tiegħek dejjem jieħdu prijorità u qatt mhumiex mħassra mill-AI. Tista’ wkoll iżżid noti interni, li jintużaw bħala kuntest għad-drafs iżda qatt mhumiex kkwotati direttament.

Kif issolvi problemi komuni

Problem	Solution
Konnessa l-mailbox ħażin	Ikklikkja Disconnect fuq il-karta tal-konnessjoni, imbagħad konnettja mill-ġdid u agħżel "Use another account" fuq il-paġna tal-login ta’ Microsoft.
L-istatus juri Reconnect required	Microsoft invalida l-aċċess maħżun (eż. wara tibdil tal-password). Ikklikkja Reconnect u idħol mill-ġdid. Il-kategoriji u l-istorja tiegħek jitħaddnu.
"Approval required" waqt il-login	Ara l-Pass 6 hawn fuq — l-amministratur Microsoft 365 tiegħek għandu japprova l-app darba.
Emails ma jiqrawx	Ipproċessaw biss il-mail li ġew riċevuti wara l-konnessjoni, b’xi dewmien ta’ ftit minuti. Iċċekkja wkoll li l-istatus tal-konnessjoni hu Active u mhux Paused.
Login jonqos kompletament	Iċċekkja li l-mailbox verament huwa ospitat fuq Microsoft (ara "Liema indirizzi email jaħdmu?" hawn fuq).

Privatezza

ChatReact joħloq drafs biss u ma jistax jibgħat email — il-permess biex jibgħat qatt ma jitlob.
It-tokens ta’ aċċess jinżammu enkritati; il-kontenut tal-email jiġi pproċessat temporanjament u mhux maħżun b’mod permanenti minn ChatReact. Biss il-mittent, is-subject u r-riżultat tal-kategorizzazzjoni jidher fil-log tal-attività.
Id-diżkonnessjoni ta’ mailbox tħassar immedjatament l-aċċess maħżun flimkien mal-kategoriji u l-log tal-attività ta’ dik il-konnessjoni. L-emails tiegħek fl-Outlook qatt mhumiex affettwati.