Assistente de Email

O Assistente de Email conecta uma caixa de correio a um dos seus chatbots. O ChatReact então classifica automaticamente os emails recebidos em categorias e — quando o seu chatbot tem as instruções e o conhecimento adequados — prepara rascunhos de resposta diretamente na sua caixa de entrada.

O ChatReact nunca envia emails. Ele apenas cria rascunhos. Você sempre revisa e envia cada resposta pessoalmente. Tecnicamente, o ChatReact nem sequer solicita permissão para enviar email.

Requisitos

Plano ChatReact Professional ou superior
Um chatbot com uma base de conhecimento preenchida (o chatbot responde aos emails, portanto precisa conhecer o seu negócio)
Uma caixa de correio que seja hospedada na Microsoft — veja a seção seguinte, este é o obstáculo mais comum

O número de caixas de correio que você pode conectar depende do seu plano: Professional permite 1 caixa de correio, Enterprise e Agency Starter permitem 3, Agency Pro permite 10, e Agency Business permite 25. Ao atingir o seu limite, o cartão "Connect a mailbox" fica oculto até que você faça upgrade ou desconecte uma caixa de correio existente.

Quais endereços de email funcionam?

Isto é importante: não basta que um endereço apareça no seu app do Outlook. O app do Outlook pode exibir caixas de correio de muitos provedores diferentes, mas o ChatReact conecta-se à própria caixa de correio — e isso só funciona quando a Microsoft hospeda a caixa de correio.

Estes funcionam:

✅ Caixas de correio Microsoft 365 para empresas (também chamadas Exchange Online) — incluindo endereços com o seu próprio domínio, por exemplo [email protected], desde que o seu email seja gerido pelo Microsoft 365
✅ Contas pessoais Microsoft — endereços terminados em @outlook.com, @hotmail.com ou @live.com

Estes NÃO funcionam:

❌ Endereços que foram apenas adicionados ao app do Outlook via IMAP/POP — por exemplo um Gmail, GMX ou um endereço de hospedagem web que você lê no Outlook. O email em si está armazenado no outro provedor, de modo que a Microsoft não pode conceder ao ChatReact o acesso a ele.
❌ Gmail / Google Workspace (o suporte está no nosso roadmap)
❌ Servidores Exchange auto-hospedados (on-premises) que não estão conectados ao Microsoft 365

Não tem certeza? Faça este teste de 30 segundos: abra outlook.office.com no seu navegador e entre com o endereço de email que deseja conectar. Se a sua caixa de correio abrir lá, ela está hospedada na Microsoft e funcionará com o ChatReact. Se o login falhar ou seu email não estiver lá, pergunte ao seu parceiro de TI ou ao provedor de hospedagem onde seu email é hospedado.

Conectando sua caixa de correio, passo a passo

Passo 1: Abra o Assistente de Email

Faça login no ChatReact e clique em Email Assistant na barra lateral esquerda. Se a entrada mostrar um ícone de cadeado, o seu plano atual ainda não inclui o recurso.

Passo 2: Escolha o chatbot

Se você tiver mais de um chatbot, escolha aquele que deverá responder por esta caixa de correio em Chatbot that powers this mailbox. A sua base de conhecimento, instruções e personalidade (incluindo tratamento formal/informal) serão usadas para os rascunhos de resposta.

Passo 3: Clique em "Connect Outlook"

Você será redirecionado para a página oficial de login da Microsoft (login.microsoftonline.com). O ChatReact nunca vê sua senha — você a digita apenas na Microsoft.

Passo 4: Entre com a conta correta

Este é o erro mais comum: entre com a caixa de correio que você deseja conectar — não com a sua conta Microsoft pessoal.

Se a Microsoft já mostrar uma lista de contas, escolha a correta.
Se a caixa de correio não estiver listada, clique em "Use another account" e insira o endereço (por exemplo [email protected]) e sua senha.

A conta com a qual você fizer o login será a caixa de correio que será conectada.

Passo 5: Aceite as permissões

A Microsoft mostra quais permissões o ChatReact solicita: ler seus emails, criar rascunhos, organizar pastas e categorizar. Observe o que não aparece na lista — enviar emails. Clique em Accept.

Passo 6: Se você vir "Approval required"

Em muitas empresas, os funcionários não têm permissão para aprovar aplicativos por conta própria. A Microsoft então mostra uma mensagem como "Approval required" ou "This app requires your admin's approval". Isso é uma configuração de segurança da sua empresa, não um erro.

Duas maneiras de resolver:

Um administrador conecta primeiro: peça ao administrador do Microsoft 365 para executar estes mesmos passos uma vez. Na tela de permissões ele pode marcar "Consent on behalf of your organization" — depois disso, qualquer funcionário poderá conectar sua caixa de correio sem aprovação adicional. (Se a caixa de correio do administrador for conectada no processo e isso não for desejado, basta desconectá-la no ChatReact depois — veja abaixo.)
Aprovação no centro de administração: alternativamente, o administrador abre o Microsoft Entra admin center, procura pelo aplicativo ChatReact em Enterprise applications e concede o consentimento de administrador lá.

Em seguida, repita a conexão a partir do Passo 3.

Passo 7: Concluído — verifique o resultado

Você será redirecionado de volta ao ChatReact e verá a mensagem "Mailbox connected successfully". O cartão da sua conexão mostrará o endereço da caixa de correio e o status Active. O ChatReact também criou um conjunto de categorias iniciais (por exemplo To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam) que você pode renomear, excluir ou ampliar a qualquer momento.

O que acontece após a conexão

O ChatReact processa apenas os emails que chegam após a conexão ter sido estabelecida. Seu histórico de caixa de entrada existente nunca é tocado.
Novos emails são captados automaticamente a cada poucos minutos, categorizados e marcados ou arquivados no Outlook.
O que acontece com um email é decidido pelas ações da sua categoria (veja a seção seguinte).
Um rascunho de resposta é criado somente quando tudo isto for verdadeiro: a categoria tem a ação Create reply draft com suas próprias instruções, a criação de rascunhos está habilitada para a conexão, o email é uma solicitação genuína e a base de conhecimento do seu chatbot cobre realmente a pergunta. Caso contrário, o ChatReact deliberadamente não cria o rascunho — a lista de Activity mostra sempre o que foi feito e por quê.

Pausar organização ou criação de rascunhos

Cada caixa de correio conectada tem dois interruptores independentes em seu cartão de conexão:

Categorize & organize emails — ativa ou desativa a categorização automática e o arquivamento no Outlook
Create reply drafts — ativa ou desativa a criação de rascunhos de resposta

Desative qualquer um deles para pausar essa parte do Assistente de Email para uma caixa de correio sem desconectá-la.

Nenhum rascunho aparecendo? Verifique a lista de Activity na página do Assistente de Email. As causas mais frequentes são instruções de rascunho ausentes na categoria (edite a categoria → Create reply draft → adicione instruções), uma base de conhecimento vazia, ou ter atingido a cota mensal de rascunhos do seu plano — quando isso ocorre, a lista de Activity mostra "Draft quota reached" juntamente com a contagem usada/limite.

Categorias: regras com ações

Cada categoria é uma regra composta por duas partes:

Quando — a descrição decide quais emails pertencem a essa categoria. O ChatReact classifica cada email recebido em exatamente uma categoria. Quanto mais precisa a descrição, melhor a classificação.
O quê — as ações decidem o que acontece com esses emails. Elas podem ser combinadas livremente:

Ação	O que faz
Tag in Outlook	Aplica o nome da categoria como uma categoria colorida no Outlook.
Move to folder	Move o email para uma pasta da sua caixa de correio — uma subpasta da caixa de entrada, uma de suas pastas, o arquivo, spam ou a lixeira. Você pode criar uma nova pasta da caixa de entrada diretamente no seletor de pastas.
Create reply draft	Cria um rascunho de resposta na conversa — seguindo as instruções que você definiu para a categoria.

As ações sempre são executadas nesta ordem: marcar → rascunhar → mover.

Lixeira: emails são movidos para a lixeira somente quando a IA tem muita certeza sobre a categoria — caso contrário, eles apenas são marcados. Nada é excluído permanentemente. Lixeira e rascunhos de resposta não podem ser combinados.

Instruções para rascunhos de resposta

Os fatos em um rascunho sempre vêm da base de conhecimento do seu chatbot. As instruções de uma categoria descrevem como emails desse tipo devem ser respondidos: tom, estrutura, próximo passo — e o que a IA não deve fazer (por exemplo, "nunca citar preços" ou "nunca confirmar um agendamento").

Sem instruções, sem rascunho. A categoria então exibe "Draft instructions missing".
Insert template oferece instruções comprovadas, por exemplo para consultas de serviço, pedidos de orçamento, solicitações de agendamento, pedidos de suporte ou candidaturas a emprego — adapte-as às suas necessidades.
Opcionalmente adicione uma exemplo de resposta. Ele é usado apenas como modelo de tom, comprimento e estrutura; fatos nunca são retirados dele.

Regras gerais para todos os rascunhos

Regras que devem se aplicar a todo rascunho — e geralmente ao chat também — são criadas em Knowledge Base → Instructions com Applies to: Chat + Email. O cartão General rules for all drafts na página do Assistente de Email lista-as. Se uma regra geral e uma instrução de categoria conflitarem, a instrução da categoria prevalece.

As instruções costumavam ter um canal "Email only". Elas foram movidas automaticamente para as suas categorias com rascunhos de resposta habilitados (por exemplo "To Respond") e agora aparecem lá como instruções de rascunho.

Configurando uma assinatura

O cartão Signature permite que você desenhe o bloco anexado abaixo de cada rascunho de resposta — com logotipo, links e formatação. Ao conectar uma caixa de correio, o ChatReact gera automaticamente uma assinatura padrão a partir dos dados da sua empresa (nome da empresa, site vinculado e logotipo).

O modo Visual permite editar a assinatura diretamente; o botão Image insere uma imagem via URL ou upload (imagens enviadas são automaticamente recortadas, redimensionadas e comprimidas).
O modo HTML permite colar uma assinatura existente em HTML — incluindo layouts em tabela — com uma pré-visualização ao vivo exibida abaixo do editor.
Uma vez definida uma assinatura, a IA termina seu rascunho com uma linha de encerramento e deixa a assinatura para o bloco definido.

Contatos: o que o assistente lembra

O ChatReact constrói automaticamente um perfil para cada remetente: nome, empresa, status do cliente (Customer, Prospect, Supplier, etc.), se são tratados formalmente ou informalmente, e fatos relevantes individuais. Essas informações alimentam todos os futuros rascunhos de resposta — incluindo a escolha da forma de tratamento correta para esse contato.

Abra Contacts para visualizar e editar todos os perfis. Suas edições manuais têm sempre prioridade e nunca são sobrescritas pela IA. Você também pode adicionar notas internas, que são usadas como contexto para os rascunhos, mas nunca são citadas diretamente.

Corrigindo problemas comuns

Problema	Solução
Conectou a caixa de correio errada	Clique em Disconnect no cartão de conexão, em seguida conecte novamente e escolha "Use another account" na página de login da Microsoft.
O status mostra Reconnect required	A Microsoft invalidou o acesso salvo (por exemplo, após uma alteração de senha). Clique em Reconnect e faça login novamente. Suas categorias e histórico são mantidos.
"Approval required" durante o login	Veja o Passo 6 acima — o administrador do seu Microsoft 365 precisa aprovar o aplicativo uma vez.
Emails não estão sendo processados	Apenas o correio recebido após a conexão é processado, com um atraso de alguns minutos. Verifique também se o status da conexão está Active e não Paused.
Falha total no login	Verifique se a caixa de correio está realmente hospedada na Microsoft (veja "Quais endereços de email funcionam?" acima).

Privacidade

O ChatReact cria apenas rascunhos e não pode enviar emails — a permissão de envio nunca é solicitada.
Tokens de acesso são armazenados criptografados; o conteúdo dos emails é processado de forma transitória e não é armazenado permanentemente pelo ChatReact. Apenas remetente, assunto e o resultado da categorização aparecem no registro de activity.
Desconectar uma caixa de correio apaga imediatamente o acesso armazenado junto com as categorias e o registro de activity dessa conexão. Seus emails no Outlook nunca são afetados.