E-postassistent

E-postassistenten kopplar en inkorg till en av era chattbottar. ChatReact sorterar då automatiskt inkommande e-post i kategorier och — när er chattbot har rätt instruktioner och kunskap — förbereder svarsomslag direkt i er inkorg.

Krav

• ChatReact Professional-plan eller högre
• En chattbot med en ifylld kunskapsbas (chattboten svarar på e-post, så den måste känna till er verksamhet)
• En inkorg som är hostad hos Microsoft — se nästa avsnitt, detta är det vanligaste hinder

Vilka e-postadresser fungerar?

Detta är viktigt: det räcker inte att en adress visas i er Outlook-app. Outlook-appen kan visa inkorgar från många olika leverantörer, men ChatReact kopplar till inkorgen i sig — och det fungerar endast när Microsoft hostar inkorgen.

Dessa fungerar:

• ✅ Microsoft 365 företagsinkorgar (även kallade Exchange Online) — inklusive adresser med er egen domän, t.ex. [email protected], så länge er e-post körs på Microsoft 365
• ✅ Personliga Microsoft-konton — adresser som slutar på @outlook.com, @hotmail.com eller @live.com

Dessa fungerar INTE:

• ❌ Adresser som endast lagts till i Outlook-appen via IMAP/POP — t.ex. en Gmail-, GMX- eller webbhotellsadress som ni läser i Outlook. Mailet lagras hos den andra leverantören, så Microsoft kan inte ge ChatReact åtkomst till det.
• ❌ Gmail / Google Workspace (stöd finns på vår roadmap)
• ❌ Självhostade Exchange-servrar (on-premises) som inte är anslutna till Microsoft 365

Koppla er inkorg steg för steg

Steg 1: Öppna E-postassistenten

Logga in i ChatReact och klicka på Email Assistant i vänstra sidofältet. Om posten visar en låsikon ingår inte funktionen i er nuvarande plan än.

Steg 2: Välj chattboten

Om ni har mer än en chattbot väljer ni den som ska besvara denna inkorg under Chatbot that powers this mailbox. Dess kunskapsbas, instruktioner och personlighet (inklusive formell/informell tilltal) kommer att användas för svarsomslagen.

Steg 3: Klicka på "Connect Outlook"

Ni omdirigeras till Microsofts officiella inloggningssida (login.microsoftonline.com). ChatReact ser aldrig ert lösenord — ni anger det endast hos Microsoft.

Steg 4: Logga in med rätt konto

Detta är det vanligaste misstaget: logga in med den inkorg ni vill koppla — inte med ert privata Microsoft-konto.

• Om Microsoft redan visar en lista med konton väljer ni det korrekta.
• Om inkorgen inte finns listad klickar ni på "Use another account" och anger adressen (t.ex. [email protected]) och dess lösenord.

Det konto ni loggar in med är den inkorg som kopplas.

Steg 5: Acceptera behörigheterna

Microsoft visar vilka behörigheter ChatReact begär: läsa er e-post, skapa utkast, organisera mappar och kategorier. Notera vad som inte finns i listan — att skicka e-post. Klicka på Accept.

Steg 6: Om ni ser "Approval required"

I många företag får inte anställda godkänna appar själva. Microsoft visar då ett meddelande som "Approval required" eller "This app requires your admin's approval". Det är en säkerhetsinställning i ert företag, inte ett fel.

Två sätt att lösa det:

1. En administratör kopplar först: be er Microsoft 365-administratör att gå igenom dessa steg en gång. På behörighetsskärmen kan de kryssa i "Consent on behalf of your organization" — därefter kan varje anställd koppla sin inkorg utan ytterligare godkännande. (Om administratörens egen inkorg kopplas i processen och det inte önskas, koppla enkelt bort den i ChatReact efteråt — se nedan.)
2. Godkännande i admincentret: alternativt öppnar administratören Microsoft Entra admin center, söker efter ChatReact-appen under Enterprise applications och ger admin-samtycke där.

Upprepa sedan anslutningen från Steg 3.

Steg 7: Klart — kontrollera resultatet

Ni omdirigeras tillbaka till ChatReact och ser meddelandet "Mailbox connected successfully". Ert anslutningskort visar inkorgsadressen och statusen Active. ChatReact skapade också ett uppsättning startkategorier (t.ex. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam) som ni när som helst kan döpa om, ta bort eller utöka.

Vad händer efter att ni kopplat

• ChatReact behandlar endast e-post som anländer efter att anslutningen gjordes. Er befintliga inkorgshistorik rörs aldrig.
• Ny e-post plockas upp automatiskt varannan minut, kategoriseras och märks eller flyttas i Outlook.
• Vad som händer med ett mejl bestäms av åtgärderna för dess kategori (se nästa avsnitt).
• Ett svarsutkast skapas endast när alla dessa är sanna: kategorin har åtgärden Create reply draft med egna instruktioner, utkastskapande är aktiverat för anslutningen, mailet är en äkta förfrågan och er chattbots kunskapsbas täcker frågan. Annars hoppar ChatReact medvetet över utkastet — listan Activity visar alltid vad som gjordes och varför.

Pausa organisering eller utkast

Varje ansluten inkorg har två oberoende reglage på sitt anslutningskort:

• Categorize & organize emails — slår automatisk kategorisering och Outlook-filing på eller av
• Create reply drafts — slår utkastskapande på eller av

Stäng av någon av dem för att pausa den delen av E-postassistenten för en inkorg utan att koppla bort den.

Kategorier: regler med åtgärder

Varje kategori är en regel bestående av två delar:

• När — beskrivningen avgör vilka mejl som hör till denna kategori. ChatReact sorterar varje inkommande mejl i exakt en kategori. Ju mer preciserad beskrivningen är, desto bättre blir sorteringen.
• Vad — åtgärderna bestämmer vad som händer med dessa mejl. De kan kombineras fritt:

Åtgärderna körs alltid i denna ordning: tagga → utkast → flytta.

Instruktioner för svarsutkast

Fakta i ett utkast kommer alltid från er chattbots kunskapsbas. En kategoris instruktioner beskriver hur mejl av den typen ska besvaras: ton, struktur, nästa steg — och vad AI inte får göra (t.ex. "ange aldrig priser" eller "bekräfta aldrig ett möte").

• Inga instruktioner, inget utkast. Kategorin visar då "Draft instructions missing".
• Insert template ger beprövade instruktioner, t.ex. för serviceförfrågningar, offertförfrågningar, bokningsförfrågningar, supportärenden eller jobbansökningar — anpassa dem efter era behov.
• Lägg eventuellt till ett exempel på svar. Det används endast som modell för ton, längd och struktur; fakta tas aldrig från det.

Allmänna regler för alla utkast

Regler som bör gälla för varje utkast — och vanligtvis även för chatten — skapas under Knowledge Base → Instructions med Applies to: Chat + Email. Kortet General rules for all drafts på sidan för E-postassistenten listar dem. Om en generell regel och en kategoris instruktion motsäger varandra, vinner kategorins instruktion.

Ställa in en signatur

Kortet Signature låter er utforma blocket som läggs till under varje svarsutkast — med logotyp, länkar och formatering. När ni kopplar en inkorg genererar ChatReact automatiskt en standard-signatur från era företagsdata (företagsnamn, länkad webbplats och logotyp).

• Visual-läge låter er redigera signaturen direkt; knappen Image infogar en bild via URL eller uppladdning (uppladdade bilder beskärs, ändras storlek och komprimeras automatiskt).
• HTML-läge låter er klistra in en befintlig signatur som HTML — inklusive tabellayouts — med liveförhandsvisning visas under editorn.
• När en signatur är inställd avslutar AI sitt utkast med en avslutningsrad och lämnar avskedsdelen åt er signatur.

Kontakter: vad assistenten kommer ihåg

ChatReact bygger automatiskt en profil för varje avsändare: namn, företag, kundstatus (Customer, Prospect, Supplier, etc.), om de tilltalas formellt eller informellt och individuella anmärkningsvärda fakta. Denna information matas in i varje framtida svarsutkast — inklusive val av rätt tilltalsform för den kontakten.

Öppna Contacts för att visa och redigera alla profiler. Era manuella ändringar har alltid företräde och skrivs aldrig över av AI. Ni kan också lägga till interna anteckningar, som används som kontext för utkast men aldrig citeras direkt.

Fixa vanliga problem

Integritet

• ChatReact skapar enbart utkast och kan inte skicka e-post — behörigheten att skicka begärs aldrig.
• Åtkomsttoken lagras krypterade; e-postinnehåll bearbetas transitivt och lagras inte permanent av ChatReact. Endast avsändare, ämne och kategoriseringsresultatet visas i aktivitetsloggen.
• Att koppla bort en inkorg raderar omedelbart den lagrade åtkomsten tillsammans med den anslutningens kategorier och aktivitetslogg. Era e-postmeddelanden i Outlook påverkas aldrig.