E-postassistenten

E-postassistenten kopplar en postlåda till en av dina chattbottar. ChatReact sorterar då automatiskt inkommande e-post i kategorier och — när din chatbot har rätt instruktioner och kunskap — förbereder utkast till svar direkt i din inkorg.

ChatReact skickar aldrig e-post. Det skapar endast utkast. Du granskar och skickar alltid varje svar själv. Tekniskt sett begär ChatReact inte ens behörighet att skicka e-post.

Krav

ChatReact Professional-plan eller högre
En chatbot med en ifylld kunskapsbas (chatboten svarar på e-post, så den behöver känna till din verksamhet)
En postlåda som är hostad hos Microsoft — se nästa avsnitt, detta är det vanligaste hinderet

Vilka e-postadresser fungerar?

Detta är viktigt: det räcker inte att en adress visas i din Outlook-app. Outlook-appen kan visa postlådor från många olika leverantörer, men ChatReact ansluter till själva postlådan — och det fungerar endast när Microsoft hostar postlådan.

Dessa fungerar:

✅ Microsoft 365 företagsmailboxar (även kallat Exchange Online) — inklusive adresser med din egen domän, t.ex. [email protected], så länge din e-post körs på Microsoft 365
✅ Personliga Microsoft-konton — adresser som slutar på @outlook.com, @hotmail.com eller @live.com

Dessa fungerar INTE:

❌ Adresser som endast lagts till i Outlook-appen via IMAP/POP — t.ex. ett Gmail-, GMX- eller webbhotellkonto som du läser i Outlook. Själva e-posten lagras hos den andra leverantören, så Microsoft kan inte ge ChatReact åtkomst till den.
❌ Gmail / Google Workspace (stöd finns på vår roadmap)
❌ Självhostade Exchange-servrar (on-premises) som inte är kopplade till Microsoft 365

Inte säker? Gör denna 30-sekunderskontroll: öppna outlook.office.com i din webbläsare och logga in med den e-postadress du vill ansluta. Om din postlåda öppnas där är den hostad hos Microsoft och kommer att fungera med ChatReact. Om inloggningen misslyckas eller din e-post inte finns där, fråga din IT-partner eller webbhotellleverantör var din e-post är hostad.

Ansluta din postlåda, steg för steg

Steg 1: Öppna E-postassistenten

Logga in på ChatReact och klicka på E-postassistent i vänstra sidofältet. Om posten visar en låsikon ingår funktionen inte i din nuvarande plan än.

Steg 2: Välj chatboten

Om du har mer än en chatbot, välj den som ska svara från denna postlåda under Chatbot that powers this mailbox. Dess kunskapsbas, instruktioner och personlighet (inklusive formell/informell tilltal) kommer att användas för utkast till svar.

Steg 3: Klicka på "Connect Outlook"

Du omdirigeras till den officiella Microsoft-inloggningssidan (login.microsoftonline.com). ChatReact ser aldrig ditt lösenord — du anger det endast hos Microsoft.

Steg 4: Logga in med rätt konto

Detta är det vanligaste misstaget: logga in med den postlåda du vill ansluta — inte med ditt privata Microsoft-konto.

Om Microsoft redan visar en lista med konton, välj det korrekta.
Om postlådan inte finns i listan, klicka på "Use another account" och ange adressen (t.ex. [email protected]) och dess lösenord.

Det konto du loggar in med är den postlåda som blir ansluten.

Steg 5: Acceptera behörigheterna

Microsoft visar vilka behörigheter ChatReact begär: läsa din e-post, skapa utkast, organisera mappar och kategorier. Notera vad som inte finns i listan — skicka e-post. Klicka på Accept.

Steg 6: Om du ser "Approval required"

I många företag får inte anställda själva godkänna appar. Microsoft visar då ett meddelande som "Approval required" eller "This app requires your admin's approval". Det är en säkerhetsinställning i ditt företag, inte ett fel.

Två sätt att lösa det:

En administratör kopplar först: be din Microsoft 365-administratör genomföra dessa steg en gång. På behörighetsskärmen kan de bocka i "Consent on behalf of your organization" — efter det kan varje anställd ansluta sin postlåda utan ytterligare godkännanden. (Om administratörens egen postlåda blir ansluten i processen och det inte önskas, koppla bara bort den i ChatReact i efterhand — se nedan.)
Godkännande i admincentret: alternativt öppnar administratören Microsoft Entra admin center, söker efter ChatReact-appen under Enterprise applications och ger admin-samtycke där.

Upprepa därefter anslutningen från Steg 3.

Steg 7: Klart — kontrollera resultatet

Du omdirigeras tillbaka till ChatReact och ser meddelandet "Mailbox connected successfully". Din anslutningskort visar e-postadressen och statusen Active. ChatReact har också skapat en uppsättning startkategorier (t.ex. To Respond, FYI, Newsletters) som du kan byta namn på, ta bort eller utöka när som helst.

Vad händer efter anslutningen

ChatReact behandlar endast e-post som anländer efter att anslutningen gjordes. Din befintliga inkorgshistorik påverkas aldrig.
Ny e-post hämtas automatiskt varannan minut, kategoriseras och taggas eller arkiveras i Outlook.
Ett utkast skapas endast när alla följande är sanna: kategorin tillåter utkast, utkastning är aktiverat för anslutningen, e-posten är en verklig förfrågan, din chatbot har minst en aktiv instruktion för email-kanalen, och dess kunskapsbas faktiskt täcker frågan. Annars hoppar ChatReact avsiktligt över utkast — Activity-listan visar alltid vad som gjordes och varför.

Inga utkast syns? Kontrollera Activity-listan på sidan för E-postassistenten. De vanligaste orsakerna är en saknad e-postinstruktion (lägg till en under Knowledge Base → Instructions med kanalen "Email") eller en tom kunskapsbas.

Felsökning av vanliga problem

Problem	Lösning
Anslöt fel postlåda	Klicka Disconnect på anslutningskortet, anslut igen och välj "Use another account" på Microsoft-inloggningssidan.
Status visar Reconnect required	Microsoft ogiltigförklarade den sparade åtkomsten (t.ex. efter ett lösenordsbyte). Klicka Reconnect och logga in igen. Dina kategorier och historik behålls.
"Approval required" under inloggning	Se Steg 6 ovan — din Microsoft 365-administratör måste godkänna appen en gång.
E-post behandlas inte	Endast post som mottagits efter anslutning behandlas, med en fördröjning på några minuter. Kontrollera också att anslutningsstatus är Active och inte Paused.
Inloggning misslyckas helt	Verifiera att postlådan faktiskt är hostad hos Microsoft (se "Vilka e-postadresser fungerar?" ovan).

Integritet

ChatReact skapar endast utkast och kan inte skicka e-post — behörigheten för att skicka efterfrågas aldrig.
Åtkomsttokens lagras krypterat; e-postinnehåll behandlas övergående och lagras inte permanent av ChatReact. Endast avsändare, ämne och kategoriseringsresultatet visas i aktivitetsloggen.
Att koppla bort en postlåda raderar den sparade åtkomsten omedelbart. Dina e-postmeddelanden i Outlook påverkas aldrig.