Asistent e-mailů

Asistent e-mailů propojí poštovní schránku s jedním z vašich chatbotů. ChatReact pak automaticky třídí příchozí e-maily do kategorií a — když má váš chatbot správné instrukce a znalosti — připraví návrhy odpovědí přímo ve vaší schránce.

Požadavky

• Plán ChatReact Professional nebo vyšší
• Chatbot s vyplněnou znalostní bází (chatbot odpovídá na e-maily, takže musí znát vaše podnikání)
• Poštovní schránka, která je hostovaná u Microsoftu — viz následující oddíl, to je nejčastější kámen úrazu

Které e-mailové adresy fungují?

Tohle je důležité: není dostatečné, aby se adresa zobrazovala ve vaší aplikaci Outlook. Aplikace Outlook může zobrazovat schránky od mnoha různých poskytovatelů, ale ChatReact se připojuje přímo k poštovní schránce — a to funguje pouze, když Microsoft hostuje schránku.

Tyto fungují:

• ✅ Microsoft 365 business mailboxes (také nazývané Exchange Online) — včetně adres s vaší vlastní doménou, např. [email protected], pokud vaše e-mailové služby běží na Microsoft 365
• ✅ Osobní Microsoft účty — adresy končící na @outlook.com, @hotmail.com nebo @live.com

Tyto NEfungují:

• ❌ Adresy, které jsou pouze přidány do aplikace Outlook přes IMAP/POP — např. Gmail, GMX nebo e-mail od webhostingu, který čtete v Outlooku. Mail je uložen u jiného poskytovatele, takže Microsoft nemůže udělit ChatReactu přístup.
• ❌ Gmail / Google Workspace (podpora je na našem roadmapu)
• ❌ Self-hostované Exchange servery (on-premises), které nejsou připojené k Microsoft 365

Připojení vaší schránky, krok za krokem

Krok 1: Otevřete Asistenta e-mailů

Přihlaste se do ChatReact a klikněte na Email Assistant v levém postranním panelu. Pokud položka zobrazuje ikonu zámku, váš aktuální plán ještě tuto funkci nezahrnuje.

Krok 2: Vyberte chatbota

Pokud máte více než jednoho chatbota, vyberte toho, který má tuto schránku odpovídat pod Chatbot that powers this mailbox. Jeho znalostní báze, instrukce a osobnost (včetně formální/neformální formy oslovení) budou použity pro návrhy odpovědí.

Krok 3: Klikněte na "Connect Outlook"

Budete přesměrováni na oficiální přihlašovací stránku Microsoftu (login.microsoftonline.com). ChatReact nikdy nevidí vaše heslo — zadáte ho pouze u Microsoftu.

Krok 4: Přihlaste se správným účtem

Tohle je nejčastější chyba: přihlásit se účtem, se kterým se chcete připojit — nikoli svým soukromým Microsoft účtem.

• Pokud Microsoft již ukazuje seznam účtů, vyberte ten správný.
• Pokud schránka není na seznamu, klikněte na "Use another account" a zadejte adresu (např. [email protected]) a její heslo.

Účet, kterým se přihlásíte, je schránka, která se připojí.

Krok 5: Přijměte oprávnění

Microsoft ukáže, jaká oprávnění ChatReact požaduje: čtení e-mailů, vytváření konceptů, organizaci složek a kategorií. Všímejte si, co není na seznamu — odesílání e-mailů. Klikněte na Accept.

Krok 6: Pokud vidíte "Approval required"

V mnoha společnostech zaměstnancům není dovoleno schvalovat aplikace sami. Microsoft pak zobrazí zprávu jako "Approval required" nebo "This app requires your admin's approval". To je bezpečnostní nastavení vaší společnosti, nikoli chyba.

Dva způsoby, jak to vyřešit:

1. Správce se připojí první: požádejte svého správce Microsoft 365, aby tyto kroky jednou provedl. Na obrazovce s oprávněními může zaškrtnout "Consent on behalf of your organization" — poté se každý zaměstnanec může připojit bez dalšího schválení. (Pokud by se při tom správci připojila jeho vlastní schránka a to není žádoucí, jednoduše ji později v ChatReact odpojte — viz níže.)
2. Schválení v admin centru: alternativně může správce otevřít Microsoft Entra admin center, vyhledat aplikaci ChatReact v Enterprise applications a udělit tam admin consent.

Poté zopakujte připojení od Kroku 3.

Krok 7: Hotovo — zkontrolujte výsledek

Budete přesměrováni zpět do ChatReact a uvidíte zprávu "Mailbox connected successfully". Vaše karta připojení zobrazuje e-mailovou adresu schránky a stav Active. ChatReact také vytvořil sadu úvodních kategorií (např. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam), které můžete kdykoli přejmenovat, smazat nebo rozšířit.

Co se děje po připojení

• ChatReact zpracovává pouze e-maily, které dorazí po provedení připojení. Vaše dosavadná historie ve schránce nikdy není dotčena.
• Nové e-maily jsou zachycovány automaticky každých několik minut, kategorizovány a označovány nebo umisťovány v Outlooku.
• O tom, co se s e-mailem stane, rozhodují akce kategorie (viz následující oddíl).
• Návrh odpovědi je vytvořen pouze když jsou všechny z těchto podmínek splněny: kategorie má akci Create reply draft se svými instrukcemi, vytváření konceptů je povoleno pro připojení, e-mail je skutečný dotaz a znalostní báze vašeho chatbota skutečně pokrývá otázku. Jinak ChatReact záměrně koncept přeskočí — seznam Activity vždy ukazuje, co bylo provedeno a proč.

Pozastavení organizace nebo tvorby konceptů

Každá připojená schránka má na své kartě připojení dva nezávislé přepínače:

• Categorize & organize emails — zapíná nebo vypíná automatickou kategorizaci a ukládání do Outlooku
• Create reply drafts — zapíná nebo vypíná vytváření návrhů odpovědí

Vypněte kterýkoli z nich, chcete-li pozastavit tu část Asistenta e-mailů pro schránku, aniž byste ji odpojili.

Kategorie: pravidla s akcemi

Každá kategorie je pravidlo složené ze dvou částí:

• Kdy — popis rozhoduje, které e-maily do této kategorie patří. ChatReact seřadí každý příchozí e-mail přesně do jedné kategorie. Čím přesnější popis, tím lepší třídění.
• Co — akce rozhodují, co se s těmito e-maily stane. Lze je libovolně kombinovat:

Akce se provádějí vždy v tomto pořadí: tag → draft → move.

Instrukce pro návrhy odpovědí

Fakta v konceptu vždy pocházejí ze znalostní báze vašeho chatbota. Instrukce kategorie popisují jak se e-maily tohoto typu odpovídají: tón, strukturu, další krok — a co AI nesmí dělat (např. „nikdy neuvádějte ceny“ nebo „nikdy nepotvrzujte schůzku").

• Žádné instrukce, žádný koncept. Kategorií se pak zobrazí "Draft instructions missing".
• Insert template vám nabídne ověřené instrukce, např. pro servisní dotazy, žádosti o cenovou nabídku, žádosti o termín, podpůrné dotazy nebo žádosti o práci — upravte si je podle potřeby.
• Volitelně přidejte příklad odpovědi. Použije se pouze jako vzor pro tón, délku a strukturu; fakta z něj nikdy nejsou přebírána.

Obecná pravidla pro všechny koncepty

Pravidla, která by měla platit pro každý koncept — a obvykle i pro chat obecně — se vytvářejí pod Knowledge Base → Instructions s Applies to: Chat + Email. Karta General rules for all drafts na stránce Email Assistant je vypisuje. Pokud obecné pravidlo a instrukce kategorie stojí proti sobě, převládnou instrukce kategorie.

Nastavení podpisu

Karta Signature vám umožní navrhnout blok, který se připojí pod každý návrh odpovědi — s logem, odkazy a formátováním. Při připojení schránky ChatReact automaticky vygeneruje výchozí podpis z údajů vaší společnosti (název firmy, propojená webová stránka a logo).

• Režim Visual umožňuje upravovat podpis přímo; tlačítko Image vloží obrázek přes URL nebo nahrání (nahrané obrázky jsou automaticky oříznuty, změněny na velikost a komprimovány).
• Režim HTML vám umožní vložit existující podpis jako HTML — včetně tabulkového rozložení — s živým náhledem zobrazeným pod editorem.
• Jakmile je podpis nastaven, AI zakončí svůj koncept závěrečnou větou a ponechá podpis jako závěrečný blok.

Kontakty: co asistent pamatuje

ChatReact automaticky vytváří profil pro každého odesílatele: jméno, společnost, stav zákazníka (Customer, Prospect, Supplier atd.), zda je oslovovat formálně nebo neformálně, a jednotlivé poznámky. Tyto informace se promítají do všech budoucích návrhů odpovědí — včetně volby správné formy oslovení pro daný kontakt.

Otevřete Contacts pro zobrazení a úpravu všech profilů. Vaše ruční úpravy mají vždy prioritu a nikdy nejsou AI přepsány. Můžete také přidávat interní poznámky, které slouží jako kontext pro koncepty, ale nikdy nejsou citovány doslovně.

Řešení běžných problémů

Soukromí

• ChatReact vytváří pouze koncepty a nemůže odesílat e-maily — oprávnění k odesílání nikdy není požadováno.
• Přístupové tokeny jsou uloženy zašifrované; obsah e-mailů je zpracováván přechodně a není trvale ukládán ChatReactem. V aktivitním záznamu se zobrazují pouze odesílatel, předmět a výsledek kategorizace.
• Odpojení schránky okamžitě smaže uložený přístup spolu s kategoriemi a záznamem aktivit pro dané připojení. Vaše e-maily v Outlooku nejsou nikdy dotčeny.