Email Assistant

Email Assistant propojí poštovní schránku s jedním z vašich chatbotů. ChatReact pak automaticky třídí příchozí e-maily do kategorií a — pokud má váš chatbot správné instrukce a znalosti — připraví koncepty odpovědí přímo ve vaší schránce.

ChatReact nikdy neodesílá e-maily. Vytváří pouze koncepty. Vždy si každou odpověď zkontrolujete a odešlete vy sami. Technicky ChatReact ani nežádá oprávnění k odesílání e-mailů.

Požadavky

ChatReact Professional plán nebo vyšší
Chatbot s vyplněnou znalostní bází (chatbot odpovídá na e-maily, takže musí znát vaše podnikání)
Poštovní schránka, která je hostovaná u Microsoftu — viz následující sekce, to je nejčastější kámen úrazu

Které e-mailové adresy fungují?

To je důležité: není dostatečné, že se adresa zobrazuje ve vaší aplikaci Outlook. Aplikace Outlook může zobrazovat poštovní schránky z mnoha různých poskytovatelů, ale ChatReact se připojuje přímo k poštovní schránce — a to funguje pouze tehdy, když je schránka hostovaná u Microsoftu.

Toto funguje:

✅ Microsoft 365 business mailboxes (také nazývané Exchange Online) — včetně adres s vaší vlastní doménou, např. [email protected], pokud vaše e-mailová služba běží na Microsoft 365
✅ Osobní Microsoft účty — adresy končící @outlook.com, @hotmail.com nebo @live.com

Toto NEFUNGUJE:

❌ Adresy, které jsou pouze přidány do aplikace Outlook přes IMAP/POP — např. Gmail, GMX nebo adresa z webhostingu, kterou čtete v Outlooku. Pošta je fyzicky u jiného poskytovatele, takže Microsoft nemůže ChatReactu udělit přístup.
❌ Gmail / Google Workspace (podpora je na našem roadmapu)
❌ Self-hostované Exchange servery (on-premises), které nejsou připojené k Microsoft 365

Nejste si jistí? Udělejte tento 30sekundový test: otevřete outlook.office.com ve svém prohlížeči a přihlaste se pomocí e-mailové adresy, kterou chcete připojit. Pokud se tam vaše schránka otevře, je hostovaná u Microsoftu a bude fungovat s ChatReact. Pokud se přihlášení nezdaří nebo tam vaše pošta není, zeptejte se svého IT partnera nebo poskytovatele hostingu, kde je vaše pošta hostovaná.

Připojení schránky krok za krokem

Krok 1: Otevřete Email Assistant

Přihlaste se do ChatReact a v levém postranním panelu klikněte na Email Assistant. Pokud položka zobrazuje ikonu zámku, váš aktuální plán tuto funkci ještě neobsahuje.

Krok 2: Vyberte chatbota

Pokud máte více chatbotů, vyberte toho, který má odpovídat za tuto schránku v položce Chatbot that powers this mailbox. Jeho znalostní báze, instrukce a osobnost (včetně formální/neformální formy oslovení) budou použity pro návrhy odpovědí.

Krok 3: Klikněte na "Connect Outlook"

Budete přesměrováni na oficiální přihlašovací stránku Microsoftu (login.microsoftonline.com). ChatReact nikdy nevidí vaše heslo — zadáváte ho pouze u Microsoftu.

Krok 4: Přihlaste se správným účtem

Toto je nejčastější chyba: přihlásit se účtem, který chcete jen použít vy — přihlaste se účtem schránky, kterou chcete připojit — ne svým soukromým Microsoft účtem.

Pokud vám Microsoft už ukazuje seznam účtů, vyberte ten správný.
Pokud schránka není v seznamu, klikněte na "Use another account" a zadejte adresu (např. [email protected]) a její heslo.

Účet, kterým se přihlásíte, bude ten, který se připojí.

Krok 5: Přijměte oprávnění

Microsoft zobrazí, jaká oprávnění ChatReact žádá: čtení vaší pošty, vytváření konceptů, organizaci složek a kategorií. Všimněte si, co na seznamu není — odesílání e-mailů. Klikněte na Accept.

Krok 6: Pokud vidíte "Approval required"

V mnoha firmách zaměstnancům není povoleno schvalovat aplikace samostatně. Microsoft pak zobrazí zprávu jako "Approval required" nebo "This app requires your admin's approval". To je bezpečnostní nastavení vaší firmy, nikoli chyba.

Dva způsoby, jak to vyřešit:

Administrátor se připojí jako první: požádejte svého Microsoft 365 administrátora, aby jednou prošel těmito kroky. Na obrazovce s oprávněními může zaškrtnout "Consent on behalf of your organization" — poté si každý zaměstnanec může připojit svou schránku bez dalšího schvalování. (Pokud se při tom připojí administrátorova schránka a to není žádoucí, lze ji v ChatReactu následně jednoduše odpojit — viz níže.)
Schválení v admin centru: alternativně administrátor otevře Microsoft Entra admin center, vyhledá aplikaci ChatReact v Enterprise applications a udělí tam administrátorský souhlas.

Poté opakujte připojení od Kroku 3.

Krok 7: Hotovo — zkontrolujte výsledek

Vrátíte se zpět do ChatReact a uvidíte zprávu "Mailbox connected successfully". Na kartě připojení se zobrazí adresa schránky a stav Active. ChatReact také vytvořil sadu startovacích kategorií (např. To Respond, FYI, Newsletters), které můžete kdykoli přejmenovat, smazat nebo rozšířit.

Co se děje po připojení

ChatReact zpracovává pouze e-maily, které dorazí po provedení připojení. Vaše stávající historie ve schránce není nikdy dotčena.
Nová pošta se vyzvedává automaticky každých pár minut, kategorizuje se a označuje nebo archivuje v Outlooku.
Koncept odpovědi se vytvoří pouze tehdy, když jsou současně splněny všechny tyto podmínky: kategorie dovoluje koncepty, pro připojení je povoleno vytváření konceptů, e-mail je skutečný dotaz, váš chatbot má alespoň jednu aktivní instrukci pro email channel a jeho znalostní báze skutečně pokrývá otázku. Jinak ChatReact koncept úmyslně vynechá — v seznamu Activity je vždy uvedeno, co se stalo a proč.

Žádné koncepty se neobjevují? Zkontrolujte seznam Activity na stránce Email Assistant. Nejběžnějšími důvody jsou chybějící instrukce pro e-mail (přidejte ji pod Knowledge Base → Instructions s kanálem "Email") nebo prázdná znalostní báze.

Řešení běžných problémů

Problem	Solution
Connected the wrong mailbox	Klikněte na Disconnect na kartě připojení, poté se znovu připojte a na přihlašovací stránce Microsoftu vyberte "Use another account".
Status shows Reconnect required	Microsoft zneplatnil uložený přístup (např. po změně hesla). Klikněte na Reconnect a znovu se přihlaste. Kategorie a historie zůstanou zachovány.
"Approval required" during sign-in	Viz Krok 6 výše — váš Microsoft 365 administrátor musí aplikaci jednou schválit.
Emails are not being processed	Zpracovávají se pouze e-maily přijaté po připojení, se zpožděním několika minut. Zkontrolujte také, že stav připojení je Active a ne Paused.
Sign-in fails entirely	Ověřte, že je schránka skutečně hostovaná u Microsoftu (viz "Které e-mailové adresy fungují?" výše).

Ochrana soukromí

ChatReact vytváří pouze koncepty a nemůže odesílat e-maily — oprávnění k odesílání nikdy není požadováno.
Přístupové tokeny jsou uloženy zašifrovaně; obsah e-mailů je zpracováván přechodně a není trvale uchováván ChatReactem. V protokolu aktivit se ukládají pouze odesílatel, předmět a výsledek kategorizace.
Odpojení schránky okamžitě smaže uložený přístup. Vaše e-maily v Outlooku nejsou nikdy ovlivněny.