E-Mail-Assistent

Der E-Mail-Assistent verbindet ein Postfach mit einem deiner Chatbots. ChatReact sortiert eingehende E-Mails dann automatisch in Kategorien und bereitet — wenn dein Chatbot die passenden Anweisungen und das nötige Wissen hat — Antwortentwürfe direkt in deinem Posteingang vor.

Voraussetzungen

• ChatReact-Plan Professional oder höher
• Ein Chatbot mit gefüllter Wissensdatenbank (der Chatbot beantwortet die E-Mails — er muss dein Unternehmen also kennen)
• Ein Postfach, das bei Microsoft gehostet wird — siehe nächster Abschnitt, das ist die häufigste Stolperfalle

Welche E-Mail-Adressen funktionieren?

Wichtig zu verstehen: Es reicht nicht, dass eine Adresse in deiner Outlook-App angezeigt wird. Die Outlook-App kann Postfächer vieler verschiedener Anbieter anzeigen — ChatReact verbindet sich aber mit dem Postfach selbst, und das funktioniert nur, wenn Microsoft das Postfach hostet.

Das funktioniert:

• ✅ Microsoft-365-Firmenpostfächer (auch Exchange Online genannt) — auch Adressen mit eigener Domain, z. B. [email protected], sofern eure E-Mails über Microsoft 365 laufen
• ✅ Private Microsoft-Konten — Adressen mit @outlook.com, @hotmail.com oder @live.com

Das funktioniert NICHT:

• ❌ Adressen, die nur per IMAP/POP in die Outlook-App eingebunden sind — z. B. eine Gmail-, GMX- oder Webhoster-Adresse, die du in Outlook liest. Die Mails liegen dabei beim anderen Anbieter, Microsoft kann ChatReact daher keinen Zugriff darauf geben.
• ❌ Gmail / Google Workspace (Unterstützung ist auf unserer Roadmap)
• ❌ Selbst betriebene Exchange-Server (on-premises), die nicht mit Microsoft 365 verbunden sind

Postfach verbinden — Schritt für Schritt

Schritt 1: E-Mail-Assistent öffnen

Melde dich bei ChatReact an und klicke in der linken Seitenleiste auf E-Mail-Assistent. Zeigt der Eintrag ein Schloss-Symbol, enthält dein aktueller Plan das Feature noch nicht.

Schritt 2: Chatbot auswählen

Hast du mehrere Chatbots, wähle unter Chatbot, der dieses Postfach betreibt den aus, der dieses Postfach beantworten soll. Seine Wissensdatenbank, seine Anweisungen und seine Persönlichkeit (inklusive Du/Sie-Einstellung) werden für die Antwortentwürfe verwendet.

Schritt 3: Auf „Outlook verbinden" klicken

Du wirst zur offiziellen Microsoft-Anmeldeseite (login.microsoftonline.com) weitergeleitet. ChatReact sieht dein Passwort nie — du gibst es ausschließlich bei Microsoft ein.

Schritt 4: Mit dem richtigen Konto anmelden

Das ist der häufigste Fehler: Melde dich mit dem Postfach an, das du verbinden möchtest — nicht mit deinem privaten Microsoft-Konto.

• Zeigt Microsoft bereits eine Kontoliste an, wähle das richtige Konto aus.
• Ist das gewünschte Postfach nicht dabei, klicke auf „Anderes Konto verwenden" und gib die Adresse (z. B. [email protected]) samt Passwort ein.

Mit welchem Konto du dich anmeldest, entscheidet, welches Postfach verbunden wird.

Schritt 5: Berechtigungen bestätigen

Microsoft zeigt dir, welche Berechtigungen ChatReact anfordert: E-Mails lesen, Entwürfe erstellen, Ordner und Kategorien verwalten. Beachte, was in der Liste fehlt — das Senden von E-Mails. Klicke auf Akzeptieren.

Schritt 6: Wenn „Genehmigung erforderlich" erscheint

In vielen Unternehmen dürfen Mitarbeiter Apps nicht selbst freigeben. Microsoft zeigt dann eine Meldung wie „Genehmigung erforderlich" oder „Diese App erfordert die Genehmigung Ihres Administrators". Das ist eine Sicherheitseinstellung eures Unternehmens, kein Fehler.

Zwei Wege zur Lösung:

1. Ein Administrator verbindet zuerst: Bitte euren Microsoft-365-Administrator, dieselben Schritte einmal durchzugehen. Auf dem Berechtigungs-Dialog kann er das Häkchen „Einwilligung im Namen Ihrer Organisation erteilen" setzen — danach kann jeder Mitarbeiter sein Postfach ohne weitere Freigabe verbinden. (Wird dabei das Postfach des Administrators mitverbunden und ist das nicht gewünscht, trennt er es danach einfach in ChatReact — siehe unten.)
2. Freigabe im Admin Center: Alternativ öffnet der Administrator das Microsoft Entra Admin Center, sucht die ChatReact-App unter Unternehmensanwendungen und erteilt dort die Administratoreinwilligung.

Wiederhole die Verbindung danach ab Schritt 3.

Schritt 7: Fertig — Ergebnis prüfen

Du wirst zurück zu ChatReact geleitet und siehst die Meldung „Postfach erfolgreich verbunden". Deine Verbindungskarte zeigt die Postfach-Adresse und den Status Aktiv. ChatReact hat außerdem Start-Kategorien angelegt (z. B. Beantworten, Zur Info, Newsletter & Werbung), die du jederzeit umbenennen, löschen oder erweitern kannst.

Was nach dem Verbinden passiert

• ChatReact verarbeitet nur E-Mails, die nach dem Verbinden eintreffen. Dein bestehender Posteingang bleibt unangetastet.
• Neue E-Mails werden automatisch alle paar Minuten abgeholt, kategorisiert und in Outlook getaggt bzw. einsortiert.
• Ein Antwortentwurf entsteht nur, wenn alles zutrifft: Die Kategorie erlaubt Entwürfe, Entwürfe sind für die Verbindung aktiviert, die E-Mail ist eine echte Anfrage, dein Chatbot hat mindestens eine aktive Anweisung für den E-Mail-Kanal, und seine Wissensdatenbank deckt die Frage tatsächlich ab. Andernfalls verzichtet ChatReact bewusst auf den Entwurf — die Aktivitäts-Liste zeigt immer, was passiert ist und warum.

Häufige Probleme lösen

Datenschutz

• ChatReact erstellt ausschließlich Entwürfe und kann keine E-Mails versenden — die Sende-Berechtigung wird gar nicht erst angefordert.
• Zugriffs-Tokens werden verschlüsselt gespeichert; E-Mail-Inhalte werden nur flüchtig verarbeitet und von ChatReact nicht dauerhaft gespeichert. Im Aktivitätsprotokoll erscheinen nur Absender, Betreff und das Kategorisierungs-Ergebnis.
• Beim Trennen eines Postfachs wird der gespeicherte Zugriff sofort gelöscht. Deine E-Mails in Outlook sind davon nie betroffen.