E-Mail-Assistent

Der E-Mail-Assistent verbindet ein Postfach mit einem Ihrer Chatbots. ChatReact sortiert eingehende E-Mails dann automatisch in Kategorien und bereitet — wenn Ihr Chatbot die passenden Anweisungen und das nötige Wissen hat — Antwortentwürfe direkt in Ihrem Posteingang vor.

ChatReact versendet niemals E-Mails. Es werden ausschließlich Entwürfe erstellt. Jede Antwort prüfen und versenden Sie selbst. Technisch fordert ChatReact die Berechtigung zum Senden gar nicht erst an.

Voraussetzungen

ChatReact-Plan Professional oder höher
Ein Chatbot mit gefüllter Wissensdatenbank (der Chatbot beantwortet die E-Mails — er muss Ihr Unternehmen also kennen)
Ein Postfach, das bei Microsoft gehostet wird — siehe nächster Abschnitt, das ist die häufigste Stolperfalle

Wie viele Postfächer Sie verbinden können, hängt von Ihrem Plan ab: Professional erlaubt 1 Postfach, Enterprise und Agency Starter erlauben 3, Agency Pro erlaubt 10 und Agency Business erlaubt 25. Ist das Limit erreicht, wird die Karte „Postfach verbinden" ausgeblendet, bis Sie upgraden oder ein bestehendes Postfach trennen.

Welche E-Mail-Adressen funktionieren?

Wichtig zu verstehen: Es reicht nicht, dass eine Adresse in Ihrer Outlook-App angezeigt wird. Die Outlook-App kann Postfächer vieler verschiedener Anbieter anzeigen — ChatReact verbindet sich aber mit dem Postfach selbst, und das funktioniert nur, wenn Microsoft das Postfach hostet.

Das funktioniert:

✅ Microsoft-365-Firmenpostfächer (auch Exchange Online genannt) — auch Adressen mit eigener Domain, z. B. [email protected], sofern Ihre E-Mails über Microsoft 365 laufen
✅ Private Microsoft-Konten — Adressen mit @outlook.com, @hotmail.com oder @live.com

Das funktioniert NICHT:

❌ Adressen, die nur per IMAP/POP in die Outlook-App eingebunden sind — z. B. eine Gmail-, GMX- oder Webhoster-Adresse, die Sie in Outlook lesen. Die Mails liegen dabei beim anderen Anbieter, Microsoft kann ChatReact daher keinen Zugriff darauf geben.
❌ Gmail / Google Workspace (Unterstützung ist auf unserer Roadmap)
❌ Selbst betriebene Exchange-Server (on-premises), die nicht mit Microsoft 365 verbunden sind

Unsicher? Machen Sie den 30-Sekunden-Check: Öffnen Sie outlook.office.com im Browser und melden Sie sich mit der E-Mail-Adresse an, die Sie verbinden möchten. Öffnet sich dort Ihr Postfach, wird es bei Microsoft gehostet und funktioniert mit ChatReact. Schlägt die Anmeldung fehl oder sind Ihre Mails dort nicht zu sehen, fragen Sie Ihren IT-Partner oder Hosting-Anbieter, wo Ihre E-Mails gehostet werden.

Postfach verbinden — Schritt für Schritt

Schritt 1: E-Mail-Assistent öffnen

Melden Sie sich bei ChatReact an und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf E-Mail-Assistent. Zeigt der Eintrag ein Schloss-Symbol, enthält Ihr aktueller Plan das Feature noch nicht.

Schritt 2: Chatbot auswählen

Haben Sie mehrere Chatbots, wählen Sie unter Chatbot, der dieses Postfach betreibt den aus, der dieses Postfach beantworten soll. Seine Wissensdatenbank, seine Anweisungen und seine Persönlichkeit (inklusive Du/Sie-Einstellung) werden für die Antwortentwürfe verwendet.

Schritt 3: Auf „Outlook verbinden" klicken

Sie werden zur offiziellen Microsoft-Anmeldeseite (login.microsoftonline.com) weitergeleitet. ChatReact sieht Ihr Passwort nie — Sie geben es ausschließlich bei Microsoft ein.

Schritt 4: Mit dem richtigen Konto anmelden

Das ist der häufigste Fehler: Melden Sie sich mit dem Postfach an, das Sie verbinden möchten — nicht mit Ihrem privaten Microsoft-Konto.

Zeigt Microsoft bereits eine Kontoliste an, wählen Sie das richtige Konto aus.
Ist das gewünschte Postfach nicht dabei, klicken Sie auf „Anderes Konto verwenden" und geben die Adresse (z. B. [email protected]) samt Passwort ein.

Mit welchem Konto Sie sich anmelden, entscheidet, welches Postfach verbunden wird.

Schritt 5: Berechtigungen bestätigen

Microsoft zeigt Ihnen, welche Berechtigungen ChatReact anfordert: E-Mails lesen, Entwürfe erstellen, Ordner und Kategorien verwalten. Beachten Sie, was in der Liste fehlt — das Senden von E-Mails. Klicken Sie auf Akzeptieren.

Schritt 6: Wenn „Genehmigung erforderlich" erscheint

In vielen Unternehmen dürfen Mitarbeiter Apps nicht selbst freigeben. Microsoft zeigt dann eine Meldung wie „Genehmigung erforderlich" oder „Diese App erfordert die Genehmigung Ihres Administrators". Das ist eine Sicherheitseinstellung Ihres Unternehmens, kein Fehler.

Zwei Wege zur Lösung:

Ein Administrator verbindet zuerst: Bitten Sie Ihren Microsoft-365-Administrator, dieselben Schritte einmal durchzugehen. Auf dem Berechtigungs-Dialog kann er das Häkchen „Einwilligung im Namen Ihrer Organisation erteilen" setzen — danach kann jeder Mitarbeiter sein Postfach ohne weitere Freigabe verbinden. (Wird dabei das Postfach des Administrators mitverbunden und ist das nicht gewünscht, trennt er es danach einfach in ChatReact — siehe unten.)
Freigabe im Admin Center: Alternativ öffnet der Administrator das Microsoft Entra Admin Center, sucht die ChatReact-App unter Unternehmensanwendungen und erteilt dort die Administratoreinwilligung.

Wiederholen Sie die Verbindung danach ab Schritt 3.

Schritt 7: Fertig — Ergebnis prüfen

Sie werden zurück zu ChatReact geleitet und sehen die Meldung „Postfach erfolgreich verbunden". Ihre Verbindungskarte zeigt die Postfach-Adresse und den Status Aktiv. ChatReact hat außerdem Start-Kategorien angelegt (z. B. Beantworten, Zur Info, Newsletter & Werbung, Benachrichtigung, Spam-Verdacht), die Sie jederzeit umbenennen, löschen oder erweitern können.

Was nach dem Verbinden passiert

ChatReact verarbeitet nur E-Mails, die nach dem Verbinden eintreffen. Ihr bestehender Posteingang bleibt unangetastet.
Neue E-Mails werden automatisch alle paar Minuten abgeholt, kategorisiert und in Outlook getaggt bzw. einsortiert.
Was mit einer E-Mail passiert, legen die Aktionen ihrer Kategorie fest (siehe nächster Abschnitt).
Ein Antwortentwurf entsteht nur, wenn alles zutrifft: Die Kategorie hat die Aktion Antwortentwurf erstellen mit eigenen Anweisungen, Entwürfe sind für die Verbindung aktiviert, die E-Mail ist eine echte Anfrage, und die Wissensdatenbank Ihres Chatbots deckt die Frage tatsächlich ab. Andernfalls verzichtet ChatReact bewusst auf den Entwurf — die Aktivitäts-Liste zeigt immer, was passiert ist und warum.

Organisieren oder Entwürfe pausieren

Jedes verbundene Postfach hat zwei unabhängige Schalter auf seiner Verbindungskarte:

E-Mails kategorisieren & organisieren — schaltet die automatische Kategorisierung und Ablage in Outlook ein oder aus
Antwortentwürfe erstellen — schaltet die Entwurfserstellung ein oder aus

Schalten Sie einen der beiden aus, um diesen Teil des E-Mail-Assistenten für ein Postfach zu pausieren, ohne es zu trennen.

Es erscheinen keine Entwürfe? Werfen Sie einen Blick in die Aktivitäts-Liste auf der E-Mail-Assistent-Seite. Die häufigsten Gründe: Der Kategorie fehlen die Entwurfs-Anweisungen (Kategorie bearbeiten → Antwortentwurf erstellen → Anweisungen hinterlegen), eine leere Wissensdatenbank, oder das monatliche Entwurfskontingent Ihres Plans ist aufgebraucht — in diesem Fall zeigt die Aktivitäts-Liste „Entwurfskontingent erreicht" samt der genutzten/erlaubten Anzahl.

Kategorien: Regeln mit Aktionen

Jede Kategorie ist eine Regel aus zwei Teilen:

Wann — die Beschreibung legt fest, welche E-Mails in diese Kategorie gehören. ChatReact ordnet jede eingehende E-Mail genau einer Kategorie zu. Je präziser die Beschreibung, desto besser die Zuordnung.
Was — die Aktionen legen fest, was mit diesen E-Mails passiert. Sie lassen sich frei kombinieren:

Aktion	Was sie tut
In Outlook taggen	Setzt den Kategorienamen als farbige Outlook-Kategorie.
In Ordner verschieben	Verschiebt die E-Mail in einen Ordner Ihres Postfachs — einen Unterordner des Posteingangs, einen eigenen Ordner, Archiv, Junk-E-Mail oder den Papierkorb. Einen neuen Ordner im Posteingang können Sie direkt in der Auswahl anlegen.
Antwortentwurf erstellen	Legt einen Antwortentwurf im Thread an — nach den Anweisungen, die Sie in der Kategorie hinterlegen.

Die Aktionen laufen immer in dieser Reihenfolge: taggen → Entwurf → verschieben.

Papierkorb: E-Mails werden nur dann in den Papierkorb verschoben, wenn sich die KI bei der Zuordnung sehr sicher ist — sonst werden sie nur getaggt. Es wird nichts endgültig gelöscht. Papierkorb und Antwortentwurf lassen sich nicht kombinieren.

Anweisungen für Antwortentwürfe

Die Fakten für einen Entwurf kommen immer aus der Wissensdatenbank Ihres Chatbots. In den Anweisungen einer Kategorie beschreiben Sie, wie E-Mails dieser Art beantwortet werden: Ton, Aufbau, nächster Schritt — und was die KI nicht tun soll (z. B. „keine Preise nennen" oder „keine Termine zusagen").

Ohne Anweisungen entsteht kein Entwurf. Die Kategorie zeigt dann „Entwurfs-Anweisung fehlt".
Über Vorlage einfügen übernehmen Sie bewährte Anweisungen, etwa für Anfragen zu Leistungen, Angebotsanfragen, Terminwünsche, Support-Anfragen oder Bewerbungen — und passen sie an.
Optional hinterlegen Sie eine Beispielantwort. Sie dient nur als Vorbild für Ton, Länge und Aufbau; Fakten daraus werden nie übernommen.

Allgemeine Regeln für alle Entwürfe

Regeln, die für jeden Entwurf gelten sollen — und meist auch für den Chat —, legen Sie in der Wissensdatenbank → Anweisungen mit Gilt für: Chat + E-Mail an. Die Karte Allgemeine Regeln für alle Entwürfe auf der E-Mail-Assistent-Seite zeigt sie gesammelt an. Widersprechen sich allgemeine Regel und Kategorie-Anweisung, gewinnt die Kategorie-Anweisung.

Früher gab es Anweisungen mit dem Kanal „Nur E-Mail". Diese wurden automatisch in die Kategorien mit aktivierten Antwortentwürfen übernommen (z. B. „Beantworten") und sind dort jetzt als Entwurfs-Anweisungen zu finden.

Signatur einrichten

Unter Signatur gestalten Sie den Block, der unter jeden Antwortentwurf gehängt wird — mit Logo, Links und Formatierung. Beim Verbinden legt ChatReact automatisch eine Standard-Signatur aus Ihren Unternehmensdaten an (Firmenname, verlinkte Website und Logo).

Visuell bearbeiten Sie die Signatur direkt; über die Schaltfläche Bild fügen Sie eine Bild-URL ein oder laden ein Bild hoch (es wird automatisch zugeschnitten, verkleinert und komprimiert).
Im Modus HTML fügen Sie eine bestehende Signatur als HTML-Code ein — inklusive Tabellen-Layouts, die eine Vorschau direkt darunter anzeigt.
Ist eine Signatur gesetzt, beendet die KI ihren Text mit der Grußformel und überlässt die Unterschrift Ihrer Signatur.

Kontakte: Was sich der Assistent merkt

ChatReact baut zu jedem Absender automatisch ein Profil auf: Name, Firma, Kundenstatus (Kunde, Interessent, Lieferant …), ob Sie geduzt oder gesiezt werden, und einzelne erwähnenswerte Fakten. Diese Informationen fließen in jeden künftigen Antwortentwurf ein — der Assistent trifft damit auch die richtige Anrede pro Kontakt.

Unter Kontakte sehen und bearbeiten Sie alle Profile. Ihre manuellen Änderungen haben immer Vorrang und werden von der KI nie überschrieben. Zusätzlich hinterlegen Sie interne Notizen, die als Kontext in die Entwürfe einfließen, aber nie zitiert werden.

Häufige Probleme lösen

Problem	Lösung
Falsches Postfach verbunden	Auf der Verbindungskarte Trennen klicken, dann neu verbinden und auf der Microsoft-Anmeldeseite „Anderes Konto verwenden" wählen.
Status zeigt Neu verbinden erforderlich	Microsoft hat den gespeicherten Zugriff ungültig gemacht (z. B. nach einer Passwortänderung). Klicken Sie auf Neu verbinden und melden Sie sich erneut an. Kategorien und Verlauf bleiben erhalten.
„Genehmigung erforderlich" bei der Anmeldung	Siehe Schritt 6 oben — Ihr Microsoft-365-Administrator muss die App einmalig freigeben.
E-Mails werden nicht verarbeitet	Es werden nur Mails verarbeitet, die nach dem Verbinden eingehen — mit wenigen Minuten Verzögerung. Prüfen Sie außerdem, ob der Verbindungsstatus Aktiv ist und nicht Pausiert.
Anmeldung schlägt komplett fehl	Prüfen Sie, ob das Postfach wirklich bei Microsoft gehostet wird (siehe „Welche E-Mail-Adressen funktionieren?" oben).

Datenschutz

ChatReact erstellt ausschließlich Entwürfe und kann keine E-Mails versenden — die Sende-Berechtigung wird gar nicht erst angefordert.
Zugriffs-Tokens werden verschlüsselt gespeichert; E-Mail-Inhalte werden nur flüchtig verarbeitet und von ChatReact nicht dauerhaft gespeichert. Im Aktivitätsprotokoll erscheinen nur Absender, Betreff und das Kategorisierungs-Ergebnis.
Beim Trennen eines Postfachs werden der gespeicherte Zugriff sowie die Kategorien und das Aktivitätsprotokoll dieser Verbindung sofort gelöscht. Ihre E-Mails in Outlook sind davon nie betroffen.