El. pašto asistentas

El. pašto asistentas susieja pašto dėžutę su vienu iš jūsų pokalbių robotų. ChatReact tada automatiškai surūšiuoja gaunamus el. laiškus į kategorijas ir — kai jūsų pokalbių robotas turi tinkamas instrukcijas ir žinias — paruošia atsakymų juodraščius tiesiai jūsų pašto dėžutėje.

ChatReact niekada neišsiunčia el. laiškų. Jis tik sukuria juodraščius. Jūs visuomet peržiūrite ir išsiunčiate kiekvieną atsakymą patys. Technine prasme ChatReact netgi negauna leidimo siųsti el. laiškų.

Reikalavimai

ChatReact Professional planas arba aukštesnis
Pokalbių robotas su užpildyta žinių baze (pokalbių robotas atsako į el. laiškus, todėl jis turi žinoti apie jūsų verslą)
Pašto dėžutė, kuri yra hosuota Microsoft — žr. kitą skyrių, tai yra dažniausia kliūtis

Kokie el. pašto adresai tinka?

Tai svarbu: nepakanka, kad adresas matytųsi jūsų Outlook programėlėje. Outlook programa gali rodyti pašto dėžutes iš įvairių tiekėjų, tačiau ChatReact jungiasi prie pašto dėžutės tiesiogiai — ir tai veikia tik tada, kai pašto dėžutė yra hosuota Microsoft.

Tinka:

✅ Microsoft 365 verslo pašto dėžutės (taip pat vadinamos Exchange Online) — įskaitant adresus su jūsų domenu, pvz. [email protected], jei jūsų el. paštas veikia per Microsoft 365
✅ Asmeniniai Microsoft paskyros adresai — adresai, baigiantys @outlook.com, @hotmail.com arba @live.com

Netinka:

❌ Adresai, kurie yra tik pridėti į Outlook per IMAP/POP — pvz. Gmail, GMX arba web-hostingo adresas, kurį skaitote Outlook. Pats paštas saugomas pas kitą tiekėją, todėl Microsoft negali suteikti ChatReact prieigos prie jo.
❌ Gmail / Google Workspace (palaikymas yra mūsų veiklos plane)
❌ Savarankiškai hosuoti Exchange serveriai (on-premises), kurie nėra prijungti prie Microsoft 365

Nežinote? Atlikite 30 sekundžių patikrinimą: atidarykite outlook.office.com naršyklėje ir prisijunkite su el. pašto adresu, kurį norite prijungti. Jei ten atsidaro jūsų pašto dėžutė, ji hosuota Microsoft ir veiks su ChatReact. Jei prisijungimas nepavyksta arba pašto nėra, paklauskite savo IT partnerio arba hostingo tiekėjo, kur hosuotas jūsų el. paštas.

Pašto dėžutės prijungimas, žingsnis po žingsnio

1 veiksmas: Atidarykite El. pašto asistentą

Prisijunkite prie ChatReact ir kairėje šoninėje juostoje spauskite Email Assistant. Jei įrašas rodo spynos ikoną, jūsų dabartinis planas dar neapima šios funkcijos.

2 veiksmas: Pasirinkite pokalbių robotą

Jei turite daugiau nei vieną pokalbių robotą, pasirinkite tą, kuris turėtų atsakyti į šią pašto dėžutę, skiltyje Chatbot that powers this mailbox. Jo žinių bazė, instrukcijos ir asmenybė (įskaitant formalaus/neformalaus kreipimosi nustatymus) bus naudojami atsakymų juodraščiams.

3 veiksmas: Spauskite "Connect Outlook"

Būsite nukreipti į oficialų Microsoft prisijungimo puslapį (login.microsoftonline.com). ChatReact niekada nemato jūsų slaptažodžio — jį įvedate tik pas Microsoft.

4 veiksmas: Prisijunkite su tinkama paskyra

Tai dažniausia klaida: prisijungti su paskyra, kurios norite prisijungti prie pašto dėžutės — ne su jūsų asmenine Microsoft paskyra.

Jei Microsoft jau rodo paskyrų sąrašą, pasirinkite tinkamą.
Jei pašto dėžutė nėra sąraše, spauskite "Use another account" ir įveskite adresą (pvz. [email protected]) bei jo slaptažodį.

Su kuria paskyra prisijungsite, ta pašto dėžutė bus prijungta.

5 veiksmas: Sutikite su leidimais

Microsoft parodo, kokius leidimus prašo ChatReact: el. laiškų skaitymas, juodraščių kūrimas, aplankų ir kategorijų tvarkymas. Atkreipkite dėmesį, kas nėra sąraše — laiškų siuntimas. Spauskite Accept.

6 veiksmas: Jei matote "Approval required"

Daugelėje įmonių darbuotojams neleidžiama patiems patvirtinti programėlių. Microsoft tada rodo pranešimą, pvz. "Approval required" arba "This app requires your admin's approval". Tai yra jūsų įmonės saugumo nustatymas, o ne klaida.

Yra du sprendimo būdai:

Administratorius prijungia pirmas: paprašykite savo Microsoft 365 administratoriaus vieną kartą atlikti tuos pačius žingsnius. Leidimų ekrane administratorius gali pažymėti "Consent on behalf of your organization" — po to kiekvienas darbuotojas galės prijungti savo pašto dėžutę be papildomo patvirtinimo. (Jei proceso metu administratorius prijungia savo pašto dėžutę ir to nenorite, tiesiog atsijunkite ją vėliau ChatReact — žr. žemiau.)
Patvirtinimas administravimo centre: alternatyviai, administratorius atidaro Microsoft Entra admin center, suranda ChatReact programėlę skiltyje Enterprise applications ir suteikia administratoriaus sutikimą ten.

Po to pakartokite prijungimą nuo 3 veiksmo.

7 veiksmas: Baigta — patikrinkite rezultatą

Būsite nukreipti atgal į ChatReact ir pamatysite pranešimą "Mailbox connected successfully". Jūsų prijungimo kortelėje bus matomas pašto dėžutės adresas ir būsena Active. ChatReact taip pat sukūrė pradinį kategorijų rinkinį (pvz. To Respond, FYI, Newsletters), kurias galite pervardyti, ištrinti arba išplėsti bet kada.

Kas vyksta po prijungimo

ChatReact apdoroja tik tuos el. laiškus, kurie atkeliauja po prisijungimo. Jūsų esama pašto istorija niekada nėra liečiama.
Nauji el. laiškai nuskaitomi automatiškai kas kelias minutes, kategorizuojami ir pažymimi arba perkelti Outlook.
Juodraštis atsakymui sukuriamas tik tada, kai visi šie dalykai yra tiesa: kategorija leidžia juodraščius, juodraščių kūrimas įjungtas prisijungime, el. laiškas yra tikras užklausimas, jūsų pokalbių robotas turi bent vieną aktyvią instrukciją el. pašto kanalui, ir jo žinių bazė iš tikrųjų apima užklausą. Priešingu atveju ChatReact sąmoningai praleidžia juodraštį — Activity sąraše visuomet matyti, kas buvo padaryta ir kodėl.

Nėra rodomų juodraščių? Patikrinkite Activity sąrašą El. pašto asistento puslapyje. Dažniausios priežastys yra trūkstama el. pašto instrukcija (pridėkite vieną skiltyje Knowledge Base → Instructions su kanalu "Email") arba tuščia žinių bazė.

Dažnų problemų taisymas

Problem	Solution
Connected the wrong mailbox	Spauskite Disconnect prisijungimo kortelėje, tada prijunkite iš naujo ir Microsoft prisijungimo puslapyje pasirinkite "Use another account".
Status shows Reconnect required	Microsoft atšaukė išsaugotą prieigą (pvz. po slaptažodžio pakeitimo). Spauskite Reconnect ir prisijunkite iš naujo. Jūsų kategorijos ir istorija išsaugomos.
"Approval required" during sign-in	Žr. 6 veiksmą aukščiau — jūsų Microsoft 365 administratorius turi vieną kartą patvirtinti programėlę.
Emails are not being processed	Apdorojami tik el. laiškai, gauti po prijungimo, su kelių minučių vėlavimu. Taip pat patikrinkite, kad prisijungimo būsena būtų Active, o ne Paused.
Sign-in fails entirely	Patikrinkite, ar pašto dėžutė iš tikrųjų hosuota Microsoft (žr. skiltį "Kokie el. pašto adresai tinka?" aukščiau).

Privatumas

ChatReact kuria tik juodraščius ir negali siųsti el. laiškų — siuntimo leidimas niekada nėra prašomas.
Prieigos žetonai saugomi užšifruoti; el. pašto turinys yra apdorojamas laikinuoju būdu ir nėra nuolat saugomas ChatReact. Activity žurnale matomas tik siuntėjas, tema ir kategorizavimo rezultatas.
Atsijungus pašto dėžutei, saugoma prieiga ištrinama nedelsiant. Jūsų el. laiškai Outlook niekada nėra paveikti.