El. pašto asistentas

El. pašto asistentas prijungia pašto dėžutę prie vieno iš jūsų pokalbių robotų. ChatReact tada automatiškai rūšiuoja gaunamus el. laiškus į kategorijas ir — kai jūsų pokalbių robotui yra suteiktos tinkamos instrukcijos ir žinios — paruošia atsakymų juodraščius tiesiog jūsų pašto dėžutėje.

Reikalavimai

• ChatReact Professional planas arba aukštesnis
• Pokalbių robotas su užpildyta žinių baze (pokalbių robotas atsako į el. laiškus, tad jam reikia žinoti apie jūsų verslą)
• Pašto dėžutė, kuri yra hostinama Microsoft — žr. kitą skyrių, tai dažniausia kliūtis

Kokie el. pašto adresai veikia?

Tai svarbu: neužtenka, kad adresas matytųsi jūsų Outlook programoje. Outlook programa gali rodyti pašto dėžutes iš daugelio tiekėjų, tačiau ChatReact jungiasi prie pašto dėžutės tiesiogiai — o tai veikia tik jei pašto dėžutė yra hostinama Microsoft.

Veikia:

• ✅ Microsoft 365 verslo pašto dėžutės (taip pat vadinamos Exchange Online) — įskaitant adresus su jūsų nuosavu domenu, pvz. [email protected], jei jūsų el. paštas veikia per Microsoft 365
• ✅ Asmeniniai Microsoft paskyros — adresai, baigiantys @outlook.com, @hotmail.com arba @live.com

Neveikia:

• ❌ Adresai, kurie yra tik pridėti į Outlook programą per IMAP/POP — pvz. Gmail, GMX ar tinklapio hostingo adresas, kurį skaitote Outlook. Pats paštas saugomas pas kitą tiekėją, todėl Microsoft negali suteikti ChatReact prieigos prie jo.
• ❌ Gmail / Google Workspace (palaikymas yra mūsų kelių žemėlapyje)
• ❌ Savarankiškai hostinami Exchange serveriai (on-premises), kurie nėra prijungti prie Microsoft 365

Pašto dėžutės prijungimas žingsnis po žingsnio

1 žingsnis: Atidarykite El. pašto asistentą

Prisijunkite prie ChatReact ir kairiajame šoniniame meniu spustelėkite Email Assistant. Jei įrašas rodo užrakto piktogramą, jūsų dabartinis planas dar neapima šios funkcijos.

2 žingsnis: Pasirinkite pokalbių robotą

Jei turite daugiau nei vieną pokalbių robotą, pasirinkite tą, kuris turėtų atsakyti už šią pašto dėžutę, skiltyje Chatbot that powers this mailbox. Jo žinių bazė, instrukcijos ir asmenybė (įskaitant formalų/neformalų kreipinį) bus naudojami atsakymų juodraščiams.

3 žingsnis: Spustelėkite "Connect Outlook"

Būsite nukreipti į oficialų Microsoft prisijungimo puslapį (login.microsoftonline.com). ChatReact niekada nemato jūsų slaptažodžio — jį įvedate tik Microsoft puslapyje.

4 žingsnis: Prisijunkite su teisinga paskyra

Tai dažniausia klaida: prisijungti su paskyra, kurios nenorite prijungti — prisijunkite prie pašto dėžutės, kurią norite prijungti, o ne prie savo asmeninės Microsoft paskyros.

• Jei Microsoft jau rodo paskyrų sąrašą, išrinkite tinkamą.
• Jei pašto dėžutė nėra sąraše, spustelėkite "Use another account" ir įveskite adresą (pvz. [email protected]) ir jo slaptažodį.

Su kuria paskyra prisijungsite, ta pašto dėžutė bus prijungta.

5 žingsnis: Sutikite su leidimais

Microsoft parodo, kokius leidimus prašo ChatReact: skaityti jūsų el. laiškus, kurti juodraščius, tvarkyti aplankus ir kategorijas. Atkreipkite dėmesį, kas nėra sąraše — siuntimas el. laiškų. Spustelėkite Accept.

6 žingsnis: Jei matote "Approval required"

Daugelėje įmonių darbuotojams neleidžiama patiems patvirtinti programėlių. Tada Microsoft rodo pranešimą panašų į "Approval required" arba "This app requires your admin's approval". Tai yra jūsų įmonės saugumo nustatymas, o ne klaida.

Yra du sprendimo būdai:

1. Administratorius prijungia pirmas: paprašykite savo Microsoft 365 administratoriaus praeiti tuos pačius veiksmus vieną kartą. Leidimų ekrane jis gali pažymėti "Consent on behalf of your organization" — po to kiekvienas darbuotojas galės prijungti savo pašto dėžutę be papildomo patvirtinimo. (Jei proceso metu administratoriaus pašto dėžutė irgi buvo prijungta ir to nenorite, tiesiog atjunkite ją ChatReact vėliau — žr. žemiau.)
2. Patvirtinimas administratorės centre: alternatyviai administratorius atidaro Microsoft Entra admin center, suranda ChatReact programą skiltyje Enterprise applications ir suteikia administratoriaus sutikimą ten.

Po to pakartokite prijungimo veiksmą nuo 3 žingsnio.

7 žingsnis: Baigta — patikrinkite rezultatą

Būsite nukreipti atgal į ChatReact ir matysite pranešimą "Mailbox connected successfully". Jūsų prijungimo kortelėje matysite pašto dėžutės adresą ir būseną Active. ChatReact taip pat sukūrė pradinius kategorijų rinkinius (pvz. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam), kuriuos galite bet kada pervardyti, ištrinti arba išplėsti.

Kas vyksta po prijungimo

• ChatReact apdoroja tik el. laiškus, kurie atvyksta po prijungimo. Jūsų esama pašto istorija niekada nėra liečiama.
• Nauji laiškai nuskaitomi automatiškai kas keletą minučių, jie yra kategorizuojami ir pažymimi arba perkelti Outlook.
• Apie tai, kas vyksta su laišku, sprendžia jo kategorijos veiksmai (žr. kitą skyrių).
• Atsakymo juodraštis kuriamas tik tada, kai visi šie teiginiai yra teisingi: kategorija turi veiksmą Create reply draft su savo instrukcijomis, juodraščių kūrimas yra įjungtas prijungimui, laiškas yra tikras užklausa, ir jūsų pokalbių roboto žinių bazė iš tiesų apima klausimą. Priešingu atveju ChatReact sąmoningai praleidžia juodraštį — sąraše Activity visada matyti, kas buvo atlikta ir kodėl.

Organizuotės arba juodraščių kūrimo sustabdymas

Kiekviena prijungta pašto dėžutė turi dvi nepriklausomas jungiklius savo prijungimo kortelėje:

• Categorize & organize emails — įjungia arba išjungia automatinį kategorizavimą ir Outlook failinimą
• Create reply drafts — įjungia arba išjungia atsakymų juodraščių kūrimą

Išjunkite bet kurį iš jų, kad pristabdytumėte atitinkamą El. pašto asistento funkciją konkrečiai pašto dėžutei, jos neatjungdami.

Kategorijos: taisyklės su veiksmais

Kiekviena kategorija yra taisyklė, sudaryta iš dviejų dalių:

• When — aprašymas nusprendžia, kurie el. laiškai priklauso šiai kategorijai. ChatReact priskiria kiekvieną gaunamą laišką tiksliai vienai kategorijai. Kuo tikslesnis aprašymas, tuo geriau vyksta rūšiavimas.
• What — veiksmai nusprendžia, kas nutinka su tais laiškais. Juos galima laisvai derinti:

Veiksmai visada vykdomi šia tvarka: tag → draft → move.

Instrukcijos atsakymų juodraščiams

Juodraščių faktai visada gaunami iš jūsų pokalbių roboto žinių bazės. Kategorijos instrukcijos aprašo kaip tokio tipo laiškai yra atsakomi: tonas, struktūra, kitas žingsnis — ir ką DI neturi daryti (pvz. „niekada necituokite kainų“ arba „niekada nepatvirtinkite susitikimo").

• Nėra instrukcijų — nėra juodraščio. Tokiu atveju kategorija rodo "Draft instructions missing".
• Insert template suteikia jums išbandytas instrukcijas, pvz. paslaugų užklausoms, pasiūlymų užklausoms, susitikimų prašymams, palaikymo užklausoms ar darbo paraiškoms — pritaikykite jas savo poreikiams.
• Pasirinktinai pridėkite pavyzdinį atsakymą. Jis naudojamas tik kaip tono, ilgumo ir struktūros pavyzdys; faktai niekada iš jo neimami.

Bendros taisyklės visiems juodraščiams

Taisykles, kurios turi galioti kiekvienam juodraščiui — ir paprastai ir pokalbiui — galima sukurti skiltyje Knowledge Base → Instructions su Applies to: Chat + Email. Kortelė General rules for all drafts El. pašto asistento puslapyje juos surenka. Jei bendra taisyklė prieštarauja kategorijos instrukcijai, laimi kategorijos instrukcija.

Parašo nustatymas

Kortelė Signature leidžia sukurti bloką, kuris pridedamas po kiekvieno atsakymo juodraščio — su logotipu, nuorodomis ir formatavimu. Prijungus pašto dėžutę, ChatReact automatiškai sugeneruoja numatytąjį parašą iš jūsų įmonės duomenų (įmonės pavadinimas, susieta svetainė ir logotipas).

• Visual režimas leidžia redaguoti parašą tiesiogiai; mygtukas Image įterpia paveikslėlį per URL arba įkėlimą (įkelti vaizdai automatiškai apkarpomi, keičiami dydžiu ir suspaudžiami).
• HTML režimas leidžia įklijuoti egzistuojantį parašą kaip HTML — įskaitant lentelių išdėstymus — su tiesioginiu peržiūros rodiniu po redaktoriumi.
• Kai parašas nustatytas, DI baigia juodraštį uždarymo eilute ir palieka pasirašymą jūsų parašui.

Kontaktai: ką asistentas prisimena

ChatReact automatiškai kuria profilį kiekvienam siuntėjui: vardas, įmonė, kliento statusas (Customer, Prospect, Supplier ir kt.), ar su juo kreipiamasi formaliai ar neformaliai, ir individualūs svarbūs faktai. Ši informacija įtakoja kiekvieną būsimą atsakymo juodraštį — įskaitant tinkamo kreipinio pasirinkimą tam kontaktui.

Atidarykite Contacts, kad peržiūrėtumėte ir redaguotumėte visus profilius. Jūsų rankiniu būdu atlikti redagavimai visada turi prioritetą ir niekada nėra perrašomi DI. Taip pat galite pridėti vidines pastabas, kurios naudojamos kaip kontekstas juodraščiams, bet niekada nėra cituojamos tiesiogiai.

Dažniausių problemų taisymas

Privatumas

• ChatReact kuria tik juodraščius ir negali siųsti laiškų — leidimas siųsti niekada neprašomas.
• Prieigos žetonai saugomi užšifruoti; el. laiškų turinys yra apdorojamas laikinu būdu ir ChatReact jo neišsaugo nuolatos. Tik siuntėjas, tema ir kategorizavimo rezultatas atsispindi veiklos žurnale.
• Atjungus pašto dėžutę, išsaugota prieiga nedelsiant ištrinama kartu su tos prisijungimo kategorijomis ir veiklos žurnalu. Jūsų laiškai Outlook niekada nėra paveikti.