E-pasta asistents

E-pasta asistents pieslēdz pasta kastīti vienam no jūsu tērzēšanas robotiem. ChatReact pēc tam automātiski šķiro ienākošos e-pastus pa kategorijām un — ja jūsu tērzēšanas robotam ir pareizie norādījumi un zināšanu bāze — sagatavo atbilžu melnrakstus tieši jūsu iesūtnē.

Prasības

• ChatReact Professional plāns vai augstāks
• Tērzēšanas robots ar aizpildītu zināšanu bāzi (tērzēšanas robots atbild uz e-pastiem, tāpēc tam jāzina par jūsu uzņēmumu)
• Pasta kastīte, kas ir mitināta Microsoft vidē — skatīt nākamo sadaļu, tas ir biežākais šķērslis

Kuri e-pasta adreses darbojas?

Svarīgi: nav pietiekami, ka adrese parādās jūsu Outlook lietotnē. Outlook var attēlot pasta kastītes no daudziem dažādiem pakalpojumu sniedzējiem, bet ChatReact pieslēdzas tieši pie pasta kastītes — un tas darbojas tikai tad, ja Microsoft mitina šo pasta kastīti.

Šīs darbojas:

• ✅ Microsoft 365 biznesa pasta kastītes (saukts arī par Exchange Online) — ieskaitot adreses ar jūsu pašu domēnu, piem., [email protected], ja jūsu e-pasts darbojas uz Microsoft 365
• ✅ Personīgas Microsoft konts — adreses, kas beidzas ar @outlook.com, @hotmail.com vai @live.com

Šīs NEDARBOJAS:

• ❌ Adreses, kas tikai pievienotas Outlook lietotnē caur IMAP/POP — piem., Gmail, GMX vai web-hostinga adrese, ko jūs lasāt Outlook. E-pasts pati saglabāta pie cita pakalpojumu sniedzēja, tāpēc Microsoft nevar piešķirt ChatReact piekļuvi tam.
• ❌ Gmail / Google Workspace (atbalsts ir mūsu ceļkartē)
• ❌ Pašmitinātas Exchange serveri (on-premises), kas nav savienoti ar Microsoft 365

Pasta kastītes pieslēgšana soli pa solim

1. solis: Atveriet E-pasta asistentu

Piesakieties ChatReact un kreisajā sānjoslā noklikšķiniet uz Email Assistant. Ja ieraksts rāda atslēgas ikonu, jūsu pašreizējā plānā šī funkcija vēl nav iekļauta.

2. solis: Izvēlieties tērzēšanas robotu

Ja jums ir vairāk nekā viens tērzēšanas robots, izvēlieties to, kuram jāatbild šai pasta kastītei sadaļā Chatbot that powers this mailbox. Tās zināšanu bāze, norādījumi un personība (ieskaitot formālo/ neformālo uzrunu) tiks izmantoti atbilžu melnrakstiem.

3. solis: Noklikšķiniet "Connect Outlook"

Jūs tiksiet novirzīts uz oficiālo Microsoft pieslēgšanās lapu (login.microsoftonline.com). ChatReact nekad neredz jūsu paroli — jūs to ievadāt tikai pie Microsoft.

4. solis: Piesakieties ar pareizo kontu

Tas ir biežākais kļūdas avots: piesakieties ar to pasta kastīti, kuru vēlaties pieslēgt — nevis ar savu privāto Microsoft kontu.

• Ja Microsoft jau rāda kontu sarakstu, izvēlieties pareizo.
• Ja pasta kastīte nav iekļauta sarakstā, noklikšķiniet "Use another account" un ievadiet adresi (piem., [email protected]) un tās paroli.

Ar kuru kontu vienmēr piesakāties, tā arī tiks pieslēgta kā pasta kastīte.

5. solis: Piekrītiet atļaujām

Microsoft parāda, kādas atļaujas ChatReact pieprasa: lasīt jūsu e-pastus, izveidot melnrakstus, organizēt mapes un kategorijas. Pievērsiet uzmanību tam, kas sarakstā nav — e-pastu sūtīšana. Noklikšķiniet Accept.

6. solis: Ja redzat "Approval required"

Daudzās uzņēmumos darbiniekiem nav atļauts apstiprināt lietotnes pašiem. Microsoft tad rāda paziņojumu kā "Approval required" vai "This app requires your admin's approval". Tas ir jūsu uzņēmuma drošības iestatījums, nevis kļūda.

Ir divi veidi, kā to atrisināt:

1. Administrators pieslēdz pirmo: lūdziet jūsu Microsoft 365 administratoram vienu reizi veikt tos pašus soļus. Atļauju ekrānā administrators var atzīmēt "Consent on behalf of your organization" — pēc tam katrs darbinieks var pieslēgt savu pasta kastīti bez papildu apstiprinājuma. (Ja procesa laikā administrators pieslēdz savu pasta kastīti un tas nav vēlamais, to vienkārši atvienojiet ChatReact vēlāk — skatīt zemāk.)
2. Apstiprinājums administrācijas centrā: kā alternatīvu administrators atver Microsoft Entra admin center, meklē ChatReact lietotni sadaļā Enterprise applications un piešķir administratīvo piekrišanu tur.

Pēc tam atkārtojiet pieslēgšanu no 3. soļa.

7. solis: Gatavs — pārbaudiet rezultātu

Jūs tiksiet novirzīts atpakaļ uz ChatReact un redzēsiet ziņu "Mailbox connected successfully". Jūsu savienojuma karte rādīs pasta adresi un statusu Active. ChatReact arī izveidoja sākotnējo kategoriju komplektu (piem., To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam), kuras jūs jebkurā laikā varat pārdēvēt, izdzēst vai paplašināt.

Kas notiek pēc pieslēgšanas

• ChatReact apstrādā tikai tos e-pastus, kas saņemti pēc pieslēguma izveides. Jūsu esošā iesūtnes vēsture netiek skarta.
• Jauni e-pasti tiek nolasīti automātiski ik pēc dažām minūtēm, kategorizēti un atzīmēti vai pārvietoti Outlook.
• Par to, kas notiek ar e-pastu, izlemj tā kategorijas darbības (skatīt nākamo sadaļu).
• Atbildes melnraksts tiek izveidots tikai tad, ja visi šie nosacījumi ir patiesi: kategorijai ir darbība Create reply draft ar saviem norādījumiem, melnrakstu ģenerēšana ir ieslēgta savienojumā, e-pasts ir īsts pieprasījums, un jūsu tērzēšanas robotam zināšanu bāzē patiešām ir informācija par jautājumu. Citādāk ChatReact apzināti izlaista melnrakstu — sadaļa Activity vienmēr rāda, kas tika darīts un kāpēc.

Organizēšanas vai melnrakstu pauzēšana

Katrām pieslēgtām pasta kastītēm savienojuma kartē ir divi neatkarīgi slēdži:

• Categorize & organize emails — ieslēdz vai izslēdz automātisko kategorizāciju un Outlook kārtošanu
• Create reply drafts — ieslēdz vai izslēdz melnrakstu izveidi

Izslēdziet jebkuru no tiem, lai pauzētu attiecīgo E-pasta asistenta funkciju konkrētai pasta kastītei, nepārtraucot pieslēgumu.

Kategorijas: noteikumi ar darbībām

Katra kategorija ir noteikums, kas sastāv no divām daļām:

• When — apraksts nosaka, kuri e-pasti pieder šai kategorijai. ChatReact sadala katru ienākošo e-pastu tieši vienā kategorijā. Jo precīzāks apraksts, jo labāka šķirošana.
• What — darbības nosaka, kas ar šiem e-pastiem notiek. Tās var brīvi kombinēt:

Darbības vienmēr tiek izpildītas šādā secībā: tag → draft → move.

Norādījumi atbildes melnrakstiem

Melnraksta fakti vienmēr nāk no jūsu tērzēšanas robotu zināšanu bāzes. Kategorijas norādījumi apraksta, kā šādu e-pastu atbild: tonis, struktūra, nākamā darbība — un ko AI nedrīkst darīt (piem., "nekad neatsaukties uz cenām" vai "nekad neapstiprināt tikšanos").

• Bez norādījumiem — nav melnraksta. Tad kategorija rāda "Draft instructions missing".
• Insert template sniedz pārbaudītus norādījumus, piem., servisa pieprasījumiem, piedāvājumu pieprasījumiem, tikšanās pieprasījumiem, atbalsta pieprasījumiem vai darba pieteikumiem — pielāgojiet tos savām vajadzībām.
• Pēc izvēles pievienojiet piemēra atbildi. To izmanto tikai kā paraugu tonim, garumam un struktūrai; fakti nekad netiek ņemti no tās.

Vispārīgie noteikumi visiem melnrakstiem

Noteikumi, kas jāpiemēro katram melnrakstam — un parasti arī tērzēšanai — tiek izveidoti sadaļā Knowledge Base → Instructions ar Applies to: Chat + Email. Karte General rules for all drafts E-pasta asistenta lapā tās uzskaita. Ja vispārīgais noteikums un kategorijas norādījums konfliktē, uzvar kategorijas norādījums.

Paraksta iestatīšana

Karte Signature ļauj veidot bloku, kas tiks pievienots zem katra atbildes melnraksta — ar logotipu, saitēm un formatējumu. Pieslēdzot pasta kastīti, ChatReact automātiski ģenerē noklusējuma parakstu no jūsu uzņēmuma datiem (uzņēmuma nosaukums, saistītā vietne un logotips).

• Visual režīms ļauj tieši rediģēt parakstu; poga Image ievieto attēlu, izmantojot URL vai augšupielādi (augšupielādētie attēli tiek automātiski apgriezti, izmēroti un saspiesti).
• HTML režīms ļauj ielīmēt esošu parakstu kā HTML — ieskaitot tabulu izkārtojumus — ar tiešraides priekšskatījumu, kas redzams zem redaktora.
• Kad paraksts ir iestatīts, AI pabeidz savu melnrakstu ar noslēguma rindu un parakstu atstāj jūsu parakstam.

Kontakti: ko asistents atceras

ChatReact automātiski veido profilu katram sūtītājam: vārdu, uzņēmumu, klienta statusu (Customer, Prospect, Supplier utt.), vai ar viņu tiek runāts formāli vai neformāli, un individuālas nozīmīgas piezīmes. Šī informācija tiek izmantota katrā nākamajā atbildes melnrakstā — tostarp pareizās uzrunas izvēlē.

Atveriet Contacts, lai skatītu un rediģētu visus profilus. Jūsu manuālie labojumi vienmēr ir prioritāri un tos AI nekad nepārraksta. Jūs varat arī pievienot iekšējās piezīmes, kuras tiek izmantotas kā konteksts melnrakstiem, bet nekad netiek tieši citētas.

Biežu problēmu novēršana

Privātums

• ChatReact izveido tikai melnrakstus un nevar nosūtīt e-pastus — sūtīšanas atļauja nekad netiek pieprasīta.
• Piekļuves žetoni tiek glabāti šifrēti; e-pastu saturs tiek apstrādāts īslaicīgi un netiek glabāts pastāvīgi ChatReact. Tikai sūtītājs, tēma un kategorizācijas rezultāts parādās aktivitāšu žurnālā.
• Atvienojot pasta kastīti, saglabātā piekļuve uzreiz tiek izdzēsta kopā ar attiecīgā savienojuma kategorijām un aktivitāšu žurnālu. Jūsu e-pasti Outlook nekad netiek ietekmēti.