Asistent pre e-mail

Asistent pre e-mail pripojí poštovú schránku k jednému z vašich chatbotov. ChatReact potom automaticky triedi prichádzajúcu poštu do kategórií a — keď má váš chatbot správne inštrukcie a znalosti — pripraví návrhy odpovedí priamo vo vašom inboxe.

Požiadavky

• Plán ChatReact Professional alebo vyšší
• Chatbot s vyplnenou databázou znalostí (chatbot odpovedá na e-maily, preto musí poznať Vaše podnikanie)
• Poštová schránka, ktorá je hostovaná u Microsoftu — pozrite ďalšiu sekciu, toto je najbežnejšia prekážka

Aké e-mailové adresy fungujú?

Toto je dôležité: nie je dosť, že sa adresa zobrazuje vo vašej aplikácii Outlook. Aplikácia Outlook môže zobrazovať schránky od mnohých rôznych poskytovateľov, ale ChatReact sa pripája k samotnej schránke — a to funguje len vtedy, keď Microsoft hosťuje schránku.

Tieto fungujú:

• ✅ Microsoft 365 business schránky (tiež nazývané Exchange Online) — vrátane adries s vlastnou doménou, napr. [email protected], pokiaľ Vaša e-mailová služba beží na Microsoft 365
• ✅ Osobné účty Microsoft — adresy končiace na @outlook.com, @hotmail.com alebo @live.com

Tieto NEfungujú:

• ❌ Adresy, ktoré sú iba pridané do aplikácie Outlook cez IMAP/POP — napr. Gmail, GMX alebo adresa od webhostingu, ktorú čítate v Outlooku. Samotná pošta je uložená u iného poskytovateľa, takže Microsoft nemôže udeliť ChatReact prístup k nej.
• ❌ Gmail / Google Workspace (podpora je na našom roadmap)
• ❌ Self-hostované Exchange servery (on-premises), ktoré nie sú prepojené s Microsoft 365

Pripojenie schránky, krok za krokom

Krok 1: Otvorte Asistenta pre e-mail

Prihláste sa do ChatReact a kliknite na Email Assistant v ľavom bočnom paneli. Ak položka zobrazuje ikonu zámku, Váš súčasný plán ešte nezahŕňa túto funkciu.

Krok 2: Vyberte chatbota

Ak máte viac ako jedného chatbota, vyberte toho, ktorý má odpovedať za túto schránku pod Chatbot that powers this mailbox. Jeho databáza znalostí, inštrukcie a osobnosť (vrátane formálneho/neformálneho oslovenia) sa použijú pri návrhoch odpovedí.

Krok 3: Kliknite na "Connect Outlook"

Budete presmerovaní na oficiálnu prihlasovaciu stránku Microsoftu (login.microsoftonline.com). ChatReact nikdy nevidí Vaše heslo — zadáte ho iba na Microsofte.

Krok 4: Prihláste sa správnym účtom

Toto je najčastejšia chyba: prihlásiť sa účtom, s ktorým sa chcete pripojiť — nie svojim súkromným Microsoft účtom.

• Ak Microsoft už zobrazuje zoznam účtov, vyberte ten správny.
• Ak schránka nie je na zozname, kliknite na "Use another account" a zadajte adresu (napr. [email protected]) a jej heslo.

Ktorýkoľvek účet, ktorým sa prihlásite, je schránka, ktorá sa pripojí.

Krok 5: Akceptujte povolenia

Microsoft ukáže, aké povolenia ChatReact žiada: čítanie e-mailov, vytváranie konceptov, organizovanie priečinkov a kategórií. Všimnite si, čo nie je na zozname — odosielanie e-mailov. Kliknite na Accept.

Krok 6: Ak vidíte "Approval required"

V mnohých spoločnostiach zamestnanci nesmú schvaľovať aplikácie sami. Microsoft potom zobrazí správu ako "Approval required" alebo "This app requires your admin's approval". To je bezpečnostné nastavenie Vašej spoločnosti, nie chyba.

Dva spôsoby, ako to vyriešiť:

1. Administrátor sa pripojí najskôr: požiadajte svojho Microsoft 365 administrátora, aby prešiel týmito istými krokmi raz. Na obrazovke s povoleniami môže zaškrtnúť "Consent on behalf of your organization" — potom sa každý zamestnanec môže pripojiť bez ďalšieho schvaľovania. (Ak sa pri tom pripojí administrátorova vlastná schránka a to nie je žiaduce, jednoducho ju po pripojení odpojte v ChatReact — pozrite nižšie.)
2. Schválenie v admin centre: alternatívne administrátor otvorí Microsoft Entra admin center, vyhľadá aplikáciu ChatReact v časti Enterprise applications a udeľí tam súhlas administrátora.

Potom zopakujte pripojenie od Kroku 3.

Krok 7: Hotovo — skontrolujte výsledok

Budete presmerovaní späť do ChatReact a uvidíte správu "Mailbox connected successfully". Vaša karta pripojenia zobrazuje e-mailovú adresu schránky a stav Active. ChatReact tiež vytvoril sadu štartovacích kategórií (napr. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam), ktoré môžete kedykoľvek premenovať, vymazať alebo rozšíriť.

Čo sa deje po pripojení

• ChatReact spracováva iba e-maily, ktoré prídu po vykonaní pripojenia. Vaša existujúca história inboxu sa nikdy nedotkne.
• Nové e-maily sa načítavajú automaticky každých niekoľko minút, kategorizujú a označujú alebo archivujú v Outlooku.
• O tom, čo sa s e-mailom stane, rozhodujú akcie jeho kategórie (pozrite nasledujúcu sekciu).
• Návrh odpovede sa vytvorí iba vtedy, keď sú splnené všetky tieto podmienky: kategória má akciu Create reply draft so svojimi vlastnými inštrukciami, tvorba konceptov je pre pripojenie povolená, e-mail je skutočný dopyt a databáza znalostí Vášho chatbota skutočne pokrýva otázku. Inak ChatReact zámerne koncept preskočí — zoznam Activity vždy ukazuje, čo sa stalo a prečo.

Pozastavenie organizovania alebo tvorby konceptov

Každá pripojená schránka má na svojej karte pripojenia dva nezávislé prepínače:

• Categorize & organize emails — zapína alebo vypína automatickú kategorizáciu a archivovanie v Outlooku
• Create reply drafts — zapína alebo vypína tvorbu návrhov odpovedí

Vypnite ktorýkoľvek z nich, aby ste pozastavili tú časť Asistenta pre e-mail pre danú schránku bez jej odpojenia.

Kategórie: pravidlá s akciami

Každá kategória je pravidlo zložené z dvoch častí:

• Kedy — popis rozhoduje, ktoré e-maily patria do tejto kategórie. ChatReact triedi každý prichádzajúci e-mail do presne jednej kategórie. Čím presnejší je popis, tým lepšie triedenie.
• Čo — akcie rozhodujú, čo sa s týmito e-mailmi stane. Môžu sa ľubovoľne kombinovať:

Akcie vždy bežia v tomto poradí: tag → draft → move.

Inštrukcie pre návrhy odpovedí

Fakty v návrhu vždy pochádzajú z databázy znalostí Vášho chatbota. Inštrukcie kategórie opisujú ako sa majú e-maily tohto typu odpovedať: tón, štruktúra, ďalší krok — a čo AI nesmie robiť (napr. "nikdy neuvádzať ceny" alebo "nikdy nepotvrdzovať termín").

• Žiadne inštrukcie, žiadny návrh. Kategória potom zobrazuje "Draft instructions missing".
• Insert template Vám poskytne overené inštrukcie, napr. pre servisné dopyty, žiadosti o cenovú ponuku, požiadavky na termín, podporné dopyty alebo pracovné žiadosti — upravte ich podľa svojich potrieb.
• Voliteľne pridajte príklad odpovede. Používa sa iba ako vzor pre tón, dĺžku a štruktúru; fakty sa z neho nikdy nepreberajú.

Všeobecné pravidlá pre všetky koncepty

Pravidlá, ktoré by mali platiť pre každý návrh — a zvyčajne aj pre chat — sa vytvárajú pod Knowledge Base → Instructions s Applies to: Chat + Email. Karta General rules for all drafts na stránke Email Assistant ich zoznamuje. Ak všeobecné pravidlo a inštrukcia kategórie sú v konflikte, zvíťazí inštrukcia kategórie.

Nastavenie podpisu

Karta Signature Vám umožňuje navrhnúť blok, ktorý sa pripája pod každý návrh odpovede — s logom, odkazmi a formátovaním. Keď pripojíte schránku, ChatReact automaticky vygeneruje predvolený podpis z údajov Vašej spoločnosti (názov spoločnosti, prepojená webstránka a logo).

• Režim Visual Vám umožní upraviť podpis priamo; tlačidlo Image vloží obrázok cez URL alebo nahranie (nahraté obrázky sa automaticky orezávajú, menia veľkosť a komprimujú).
• Režim HTML Vám umožní vložiť existujúci podpis ako HTML — vrátane rozložení v tabuľke — s živým náhľadom zobrazeným pod editorom.
• Keď je podpis nastavený, AI ukončí svoj návrh záverečnou vetou a ponechá podpis pre odoslanie na Váš podpis.

Kontakty: čo si asistent pamätá

ChatReact automaticky vytvára profil pre každého odosielateľa: meno, spoločnosť, zákaznícky status (Customer, Prospect, Supplier, atď.), či sa oslovuje formálne alebo neformálne, a individuálne pozoruhodné skutočnosti. Tieto informácie sa používajú pri každom budúcom návrhu odpovede — vrátane výberu správnej formy oslovenia pre daný kontakt.

Otvorte Contacts na zobrazenie a úpravu všetkých profilov. Vaše manuálne úpravy majú vždy prioritu a AI ich nikdy neprepíše. Môžete tiež pridať interné poznámky, ktoré sa používajú ako kontext pre návrhy, ale nikdy nie sú citované priamo.

Riešenie bežných problémov

Ochrana súkromia

• ChatReact vytvára iba koncepty a nemôže odosielať e-maily — povolenie na odosielanie sa nikdy nežiada.
• Prístupové tokeny sú uložené zašifrované; obsah e-mailov sa spracováva prechodne a ChatReact ho trvalo neukladá. V zázname aktivity sa zobrazujú iba odosielateľ, predmet a výsledok kategorizácie.
• Odpojenie schránky okamžite vymaže uložený prístup spolu s kategóriami a záznamom aktivity pre toto pripojenie. Vaše e-maily v Outlooku nie sú nikdy ovplyvnené.