Pomočnik za e-pošto

Pomočnik za e-pošto poveže poštni predal z enim od vaših chatbotov. ChatReact nato samodejno razvršča dohodno pošto v kategorije in — kadar ima vaš chatbot ustrezna navodila in znanje — pripravi osnutke odgovorov neposredno v vašem nabiralniku.

ChatReact nikoli ne pošilja e-pošte. Ustvari le osnutke. Vsak odgovor vedno pregledate in pošljete vi. Tehnično ChatReact niti ne zahteva dovoljenja za pošiljanje e-pošte.

Zahteve

ChatReact Professional načrt ali višji
Chatbot z izpolnjeno bazo znanja (chatbot odgovarja na e-pošto, zato mora poznati vaše poslovanje)
Poštni predal, ki je gostovan pri Microsoftu — glejte naslednji razdelek, to je najpogostejša težava

Katere e-poštne naslove lahko uporabite?

To je pomembno: ni dovolj, da se naslov prikaže v vaši aplikaciji Outlook. Aplikacija Outlook lahko prikazuje poštne predale iz različnih ponudnikov, vendar se ChatReact poveže neposredno na poštni predal — in to deluje le, če je poštni predal gostovan pri Microsoftu.

Ti delujejo:

✅ Microsoft 365 poslovni poštni predali (imenovani tudi Exchange Online) — vključno z naslovi z vašo domeno, npr. [email protected], če vaša e-pošta teče na Microsoft 365
✅ Osebni Microsoft računi — naslovi, ki se končajo z @outlook.com, @hotmail.com ali @live.com

Ti NE delujejo:

❌ Naslovi, ki so v aplikacijo Outlook dodanI prek IMAP/POP — npr. Gmail, GMX ali naslov pri spletni gostiteljici, ki ga berete v Outlooku. Pošta je shranjena pri drugem ponudniku, zato Microsoft ChatReactu ne more podeliti dostopa do nje.
❌ Gmail / Google Workspace (podpora je na načrtu)
❌ Lastno gostovani Exchange strežniki (on-premises), ki niso povezani z Microsoft 365

Niste prepričani? Naredite 30-sekundni test: odprite outlook.office.com v brskalniku in se prijavite z e-poštnim naslovom, ki ga želite povezati. Če se vaš poštni predal tam odpre, je gostovan pri Microsoftu in bo deloval s ChatReact. Če prijava ne uspe ali pošte tam ni, povprašajte svojega IT partnerja ali ponudnika gostovanja, kje je vaša e-pošta gostovana.

Povezava vašega poštnega predala, korak za korakom

Korak 1: Odprite Pomočnika za e-pošto

Prijavite se v ChatReact in v levi stranski vrstici kliknite Email Assistant. Če ima vnos prikazano ikono s ključavnico, vaš trenutni načrt funkcije še ne vključuje.

Korak 2: Izberite chatbota

Če imate več kot enega chatbota, izberite tistega, ki naj odgovarja na ta poštni predal pod Chatbot that powers this mailbox. Njegova baza znanja, navodila in osebnost (vključno s formalnim/neformalnim nagovarjanjem) bodo uporabljeni za osnutke odgovorov.

Korak 3: Kliknite "Connect Outlook"

Preusmerjeni boste na uradno Microsoft prijavno stran (login.microsoftonline.com). ChatReact nikoli ne vidi vašega gesla — vnašate ga le pri Microsoftu.

Korak 4: Prijavite se z ustreznim računom

To je najpogostejša napaka: prijavite se z naslovom poštnega predala, ki ga želite povezati — ne s svojim zasebnim Microsoft računom.

Če Microsoft že prikazuje seznam računov, izberite pravilnega.
Če predal ni na seznamu, kliknite "Use another account" in vnesite naslov (npr. [email protected]) ter njegovo geslo.

Kateri koli račun uporabite za prijavo, bo poštni predal, ki se poveže.

Korak 5: Sprejmite dovoljenja

Microsoft prikaže, katera dovoljenja ChatReact zahteva: branje vaše e-pošte, ustvarjanje osnutkov, organiziranje map in kategorij. Opazite, kaj ni na seznamu — pošiljanje e-pošte. Kliknite Accept.

Korak 6: Če vidite "Approval required"

V mnogih podjetjih zaposleni niso upravičeni odobravati aplikacij sami. Microsoft potem prikaže sporočilo, kot je "Approval required" ali "This app requires your admin's approval". To je varnostna nastavitev vašega podjetja, ne napaka.

Dva načina za rešitev:

Administrator naj se poveže najprej: prosite svojega Microsoft 365 administratorja, naj enkrat izvede iste korake. Na zaslonu z dovoljenji lahko označi "Consent on behalf of your organization" — po tem lahko vsak zaposleni poveže svoj poštni predal brez nadaljnje odobritve. (Če se v postopku poveže administratorjev lastni poštni predal in to ni zaželeno, ga preprosto odklopite v ChatReact kasneje — glejte spodaj.)
Odobritev v skrbniškem središču: alternativno administrator odpre Microsoft Entra admin center, poišče aplikacijo ChatReact pod Enterprise applications in tam podeli skrbniško soglasje.

Nato znova ponovite povezavo iz Koraka 3.

Korak 7: Končano — preverite rezultat

Preusmerjeni boste nazaj v ChatReact in videli sporočilo "Mailbox connected successfully". Kartica povezave prikaže e-poštni naslov predala in status Active. ChatReact je tudi ustvaril nabor začetnih kategorij (npr. To Respond, FYI, Newsletters), ki jih lahko kadar koli preimenujete, izbrišete ali razširite.

Kaj se zgodi po povezavi

ChatReact obdeluje le e-pošto, ki prispe po vzpostavitvi povezave. Vaša obstoječa zgodovina v nabiralniku ni nikoli spremenjena.
Nova e-pošta se samodejno pobira vsako nekaj minut, razvrsti in označi ali razporedi v Outlooku.
Osnutek odgovora se ustvari le, ko so izpolnjeni vsi ti pogoji: kategorija dovoljuje osnutke, osnutkarstvo je omogočeno za povezavo, e-pošta je dejansko povpraševanje, vaš chatbot ima vsaj eno aktivno navodilo za email channel, in njegova baza znanja dejansko pokriva vprašanje. V nasprotnem primeru ChatReact namerno preskoči osnutek — seznam Activity vedno prikaže, kaj je bilo storjeno in zakaj.

Se osnutki ne pojavljajo? Preverite seznam Activity na strani Pomočnika za e-pošto. Najpogostejši razlogi so pomanjkanje navodila za e-pošto (dodajte ga pod Knowledge Base → Instructions z kanalom "Email") ali prazna baza znanja.

Reševanje pogostih težav

Problem	Rešitev
Povezan je bil napačen poštni predal	Kliknite Disconnect na kartici povezave, nato se znova povežite in na Microsoft prijavni strani izberite "Use another account".
Status prikazuje Reconnect required	Microsoft je razveljavil shranjen dostop (npr. po spremembi gesla). Kliknite Reconnect in se ponovno prijavite. Vaše kategorije in zgodovina ostanejo shranjene.
Med prijavo se prikaže "Approval required"	Glejte Korak 6 zgoraj — vaš Microsoft 365 administrator mora aplikacijo enkrat odobriti.
E-pošta se ne obdeluje	Obdelujejo se le sporočila, prejeta po povezavi, z zamikom nekaj minut. Preverite tudi, da je status povezave Active in ne Paused.
Prijava popolnoma ne uspe	Preverite, ali je poštni predal res gostovan pri Microsoftu (glejte "Katere e-poštne naslove lahko uporabite?" zgoraj).

Zasebnost

ChatReact ustvarja le osnutke in ne more pošiljati e-pošte — dovoljenje za pošiljanje nikoli ni zahtevano.
Dostopni žetoni so shranjeni šifrirano; vsebina e-pošte se obdeluje začasno in ChatReact je ne shrani trajno. V dnevnik aktivnosti se zabeležijo le pošiljatelj, zadeva in rezultat razvrstitve.
Odklop poštnega predala takoj izbriše shranjeni dostop. Vaša e-pošta v Outlooku ni nikoli prizadeta.