Email Assistant

The Email Assistant poveže poštni predal z enim od vaših chatbotov. ChatReact nato samodejno razvršča dohodna elektronska sporočila v kategorije in — kadar ima vaš chatbot ustrezna navodila in znanje — pripravi osnutke odgovorov neposredno v vašem poštnem predalu.

Zahteve

• ChatReact Professional načrt ali višji
• Chatbot z izpolnjeno bazo znanja (chatbot odgovarja na e-pošto, zato mora poznati vaše poslovanje)
• Poštni predal, ki je gostovan pri Microsoftu — glejte naslednji razdelek, to je najpogostejša ovira

Katere e-poštne naslove lahko uporabite?

To je pomembno: ni dovolj, da naslov prikazuje vaša aplikacija Outlook. Aplikacija Outlook lahko prikaže poštne predale iz številnih ponudnikov, vendar se ChatReact poveže s samim poštnim predalom — in to deluje le, ko Microsoft gosti poštni predal.

Deluje:

• ✅ Microsoft 365 poslovni poštni predali (imenovani tudi Exchange Online) — vključno z naslovi z vašo lastno domeno, npr. [email protected], dokler vaša e-pošta teče na Microsoft 365
• ✅ Osebni Microsoft računi — naslovi, ki se končajo na @outlook.com, @hotmail.com ali @live.com

Ne deluje:

• ❌ Naslovi, ki so le dodani v aplikacijo Outlook prek IMAP/POP — npr. Gmail, GMX ali naslov pri spletnem gostovanju, ki ga berete v Outlooku. Sama pošta je shranjena pri drugem ponudniku, zato Microsoft ChatReactu ne more podeliti dostopa do nje.
• ❌ Gmail / Google Workspace (podpora je na našem načrtu razvoja)
• ❌ Samostojno gostovani Exchange strežniki (on-premises), ki niso povezani z Microsoft 365

Povezava poštnega predala, korak za korakom

Korak 1: Odprite Email Assistant

Prijavite se v ChatReact in kliknite Email Assistant v levem stranskem meniju. Če vnos prikaže ikono ključavnice, vaš trenutni načrt še ne vključuje te funkcije.

Korak 2: Izberite chatbota

Če imate več kot enega chatbota, izberite tistega, ki naj odgovarja na ta poštni predal pod Chatbot that powers this mailbox. Njegova baza znanja, navodila in osebnost (vključno s formalno/neformalno obliko nagovora) bodo uporabljeni za osnutke odgovorov.

Korak 3: Kliknite "Connect Outlook"

Preusmerjeni boste na uradno Microsoft prijavno stran (login.microsoftonline.com). ChatReact nikoli ne vidi vašega gesla — vnesete ga le pri Microsoftu.

Korak 4: Prijavite se z ustreznim računom

To je najpogostejša napaka: prijavite se z e-poštnim predalom, ki ga želite povezati — ne s svojim zasebnim Microsoft računom.

• Če Microsoft že prikazuje seznam računov, izberite pravilnega.
• Če poštni predal ni na seznamu, kliknite "Use another account" in vnesite naslov (npr. [email protected]) ter njegovo geslo.

Kateri koli račun uporabite za prijavo, bo poštni predal, ki se poveže.

Korak 5: Sprejmite dovoljenja

Microsoft prikaže, katera dovoljenja ChatReact zahteva: branje vaše e-pošte, ustvarjanje osnutkov, urejanje map in kategorij. Opažajte, kaj ni na seznamu — pošiljanje e-pošte. Kliknite Accept.

Korak 6: Če vidite "Approval required"

V številnih podjetjih zaposlenim ni dovoljeno samostojno potrjevati aplikacij. Microsoft potem prikaže sporočilo, kot je "Approval required" ali "This app requires your admin's approval". To je varnostna nastavitev vašega podjetja, ne napaka.

Dve rešitvi:

1. Administrator se najprej poveže: prosite svojega Microsoft 365 administratorja, naj enkrat izvede iste korake. Na zaslonu z dovoljenji lahko označi "Consent on behalf of your organization" — po tem lahko vsak zaposleni poveže svoj poštni predal brez nadaljnjih odobritev. (Če se pri tem po nesreči poveže tudi administratorski poštni predal in tega ne želite, ga preprosto pozneje odklopite v ChatReactu — glejte spodaj.)
2. Odobritev v admin centru: alternativno administrator odpre Microsoft Entra admin center, poišče aplikacijo ChatReact pod Enterprise applications in tam podeli administratorsko soglasje.

Nato ponovite povezavo iz Koraka 3.

Korak 7: Končano — preverite rezultat

Preusmerjeni ste nazaj v ChatReact in vidite sporočilo "Mailbox connected successfully". Kartica vaše povezave prikaže e-poštni naslov predala in status Active. ChatReact je ustvaril tudi niz začetnih kategorij (npr. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam), ki jih lahko kadar koli preimenujete, izbrišete ali razširite.

Kaj se zgodi po povezavi

• ChatReact obdela le e-pošto, ki prispe po vzpostavitvi povezave. Vaša obstoječa zgodovina pošte ni nikoli spremenjena.
• Nova e-pošta se samodejno zazna vsaj nekajkrat na minuto, razvrsti in označi ali premakne v Outlooku.
• Kaj se zgodi z e-pošto, določi dejanja kategorije (glejte naslednji razdelek).
• Osnutek odgovora se ustvari le, kadar so vsi ti pogoji izpolnjeni: kategorija ima dejanje Create reply draft z lastnimi navodili, oblikovanje osnutkov je za povezavo omogočeno, e-pošta je resnična poizvedba in baza znanja vašega chatbota dejansko pokriva vprašanje. V nasprotnem primeru ChatReact namerno preskoči osnutek — seznam Activity vedno prikaže, kaj je bilo izvedeno in zakaj.

Začasno ustavljanje organiziranja ali ustvarjanja osnutkov

Vsak povezan poštni predal ima na kartici povezave dve neodvisni stikali:

• Categorize & organize emails — vklopi ali izklopi samodejno kategorizacijo in premikanje v Outlooku
• Create reply drafts — vklopi ali izklopi ustvarjanje osnutkov odgovorov

Izklopite katero koli, da začasno ustavite to funkcionalnost Email Assistant za poštni predal, ne da bi ga odklopili.

Kategorije: pravila z dejanji

Vsaka kategorija je pravilo, sestavljeno iz dveh delov:

• When — opis določa, katera e-poštna sporočila sodijo v to kategorijo. ChatReact razvrsti vsako dohodno sporočilo točno v eno kategorijo. Bolj natančen kot je opis, boljša je razvrstitev.
• What — dejanja odločajo, kaj se zgodi s temi sporočili. Lahko jih poljubno kombinirate:

Dejanja se vedno izvajajo v tem vrstnem redu: tag → draft → move.

Navodila za osnutke odgovorov

Dejstva v osnutku vedno izhajajo iz baze znanja vašega chatbota. Navodila kategorije opisujejo kako se odgovarja na tovrstna sporočila: ton, struktura, naslednji korak — in kaj AI ne sme storiti (npr. "nikoli ne navajajte cen" ali "nikoli ne potrdite sestanka").

• Brez navodil, brez osnutka. Kategorija nato prikaže "Draft instructions missing".
• Insert template vam ponudi preverjena navodila, npr. za servisne poizvedbe, zahteve za ponudbo, zahteve za termin, podporne zahtevke ali prijave za delo — prilagodite jih po potrebi.
• Po želji dodajte primer odgovora. Uporabi se le kot vzorec za ton, dolžino in strukturo; dejstev iz njega se ne uporablja.

Splošna pravila za vse osnutke

Pravila, ki naj veljajo za vsak osnutek — in običajno tudi za klepet — se ustvarijo pod Knowledge Base → Instructions z Applies to: Chat + Email. Kartica General rules for all drafts na strani Email Assistant jih navaja. Če splošno pravilo in navodilo kategorije nasprotujeta, ima prednost navodilo kategorije.

Nastavitev podpisa

Kartica Signature vam omogoča oblikovanje bloka, ki se pripne pod vsak osnutek odgovora — z logotipom, povezavami in oblikovanjem. Ko povežete poštni predal, ChatReact samodejno ustvari privzeti podpis iz podatkov vaše podjetja (ime podjetja, povezana spletna stran in logotip).

• Visual način vam omogoča neposredno urejanje podpisa; gumb Image vstavi sliko prek URL ali nalaganja (naložene slike se samodejno obrežejo, spremenijo velikost in stisnejo).
• HTML način vam omogoča lepljenje obstoječega podpisa kot HTML — vključno s postavitvami tabel — z neposrednim predogledom pod urejevalnikom.
• Ko je podpis nastavljen, AI konča svoj osnutek z zaključnim stavkom in prepušča pozdrav vašemu podpisu.

Kontakti: kaj si asistent zapomni

ChatReact samodejno gradi profil za vsakega pošiljatelja: ime, podjetje, status stranke (Customer, Prospect, Supplier itd.), ali jih nagovarjate formalno ali neformalno, in posamezne pomembne zapiske. Te informacije se uporabljajo v vsakem prihodnjem osnutku odgovora — vključno z izbiro ustrezne oblike nagovora za ta stik.

Odprite Contacts, da si ogledate in uredite vse profile. Vaše ročne spremembe imajo vedno prednost in jih AI nikoli ne prepiše. Dodate lahko tudi interne opombe, ki se uporabljajo kot kontekst za osnutke, vendar se nikoli ne citirajo neposredno.

Reševanje pogostih težav

Zasebnost

• ChatReact ustvarja le osnutke in ne more pošiljati e-pošte — dovoljenje za pošiljanje nikoli ni zahtevano.
• Dostopni žetoni (access tokens) so shranjeni šifrirano; vsebina e-pošte se obdeluje začasno in je ChatReact ne hrani trajno. V dnevniku aktivnosti se pojavijo le pošiljatelj, zadeva in rezultat kategorizacije.
• Odklop poštnega predala takoj izbriše shranjen dostop skupaj s kategorijami in dnevnikom aktivnosti te povezave. Vaša e-pošta v Outlooku ni nikoli prizadeta.