Помощник за електронна поща

Помощникът за електронна поща свързва пощенска кутия с един от вашите чатботове. ChatReact автоматично сортира входящите имейли в категории и — когато вашият чатбот има правилните инструкции и знания — подготвя чернови на отговори директно във вашата пощенска кутия.

ChatReact никога не изпраща имейли. Той само създава чернови. Вие винаги преглеждате и изпращате всеки отговор сами. Технически ChatReact дори не иска разрешение за изпращане на имейли.

Изисквания

ChatReact Professional план или по-висок
Чатбот с попълнена база от знания (чатботът отговаря на имейлите, затова трябва да познава вашия бизнес)
Пощенска кутия, която е хоствана в Microsoft — вижте следващия раздел, това е най-честата пречка

Кои имейл адреси работят?

Това е важно: не е достатъчно адресът да се показва във вашето приложение Outlook. Приложението Outlook може да показва пощенски кутии от много различни доставчици, но ChatReact се свързва със самата пощенска кутия — и това работи само когато Microsoft хоства пощенската кутия.

Тези работят:

✅ Microsoft 365 бизнес пощенски кутии (също наричани Exchange Online) — включително адреси с ваш собствен домейн, напр. [email protected], стига имейлът ви да работи на Microsoft 365
✅ Лични Microsoft акаунти — адреси, завършващи на @outlook.com, @hotmail.com или @live.com

Тези НЕ работят:

❌ Адреси, които са само добавени в приложението Outlook чрез IMAP/POP — напр. Gmail, GMX или хостинг имейл, които четете в Outlook. Пощата всъщност се съхранява при другия доставчик, така че Microsoft не може да даде достъп на ChatReact.
❌ Gmail / Google Workspace (поддръжката е в нашия план за развитие)
❌ Самостоятелно хоствани Exchange сървъри (on-premises), които не са свързани с Microsoft 365

Не сте сигурни? Направете тази 30-секундна проверка: отворете outlook.office.com в браузъра си и влезте с имейл адреса, който искате да свържете. Ако пощенската ви кутия се отвори там, тя е хоствана в Microsoft и ще работи с ChatReact. Ако влизането се провали или имейлът ви не е там, попитайте вашия ИТ партньор или доставчик на хостинг къде е хостван имейлът ви.

Свързване на вашата пощенска кутия, стъпка по стъпка

Стъпка 1: Отворете Помощника за електронна поща

Влезте в ChatReact и кликнете Email Assistant в лявата странична лента. Ако записа показва икона на катинар, текущият ви план все още не включва функцията.

Стъпка 2: Изберете чатбота

Ако имате повече от един чатбот, изберете този, който трябва да отговаря на тази пощенска кутия под Chatbot that powers this mailbox. Неговата база от знания, инструкции и личност (включително формално/неформално обръщение) ще се използват за черновите на отговорите.

Стъпка 3: Кликнете "Connect Outlook"

Ще бъдете пренасочени към официалната страница за влизане на Microsoft (login.microsoftonline.com). ChatReact никога не вижда вашата парола — вие я въвеждате само в Microsoft.

Стъпка 4: Влезте с правилния акаунт

Това е най-честата грешка: влезте с пощенската кутия, която искате да свържете — не с личния си Microsoft акаунт.

Ако Microsoft вече показва списък с акаунти, изберете правилния.
Ако пощенската кутия не е в списъка, кликнете "Use another account" и въведете адреса (напр. [email protected]) и неговата парола.

С който и акаунт да влезете, той ще бъде свързан като пощенска кутия.

Стъпка 5: Приемете разрешенията

Microsoft показва кои разрешения иска ChatReact: четене на имейли, създаване на чернови, организиране на папки и категории. Обърнете внимание на това, което не е в списъка — изпращане на имейли. Кликнете Accept.

Стъпка 6: Ако виждате "Approval required"

В много компании служителите не могат сами да одобряват приложения. Microsoft тогава показва съобщение като "Approval required" или "This app requires your admin's approval". Това е настройка за сигурност на вашата организация, не грешка.

Два начина да го решите:

Администраторът се свързва първи: помолете администратора на Microsoft 365 да премине тези стъпки веднъж. На екрана с разрешения те могат да отметнат "Consent on behalf of your organization" — след това всеки служител ще може да свърже своята пощенска кутия без допълнително одобрение. (Ако в процеса се свърже пощенската кутия на администратора и това не е желано, просто я разкачете в ChatReact след това — вижте по-долу.)
Одобрение в администраторския център: алтернативно, администраторът отваря Microsoft Entra admin center, търси приложението ChatReact под Enterprise applications и дава администраторско съгласие там.

След това повторете връзката от Стъпка 3.

Стъпка 7: Готово — проверете резултата

Ще бъдете пренасочени обратно към ChatReact и ще видите съобщението "Mailbox connected successfully". Картата на връзката показва имейл адреса на пощенската кутия и статуса Active. ChatReact също създаде набор от начални категории (напр. To Respond, FYI, Newsletters), които можете да преименувате, изтриете или разширите по всяко време.

Какво се случва след свързване

ChatReact обработва само имейли, които пристигат след като връзката е направена. Съществуващата ви пощенска история никога не се докосва.
Новите имейли се взимат автоматично на няколко минути, категоризират се и се маркират или преместват в Outlook.
Чернова на отговор се създава само когато всички от следните условия са изпълнени: категорията позволява чернови, чернови са разрешени за връзката, имейлът е истинско запитване, вашият чатбот има поне една активна инструкция за email channel, и неговата база от знания действително покрива въпроса. В противен случай ChatReact умишлено пропуска създаването на чернова — списъкът с активността винаги показва какво е направено и защо.

Няма появяващи се чернови? Проверете списъка с Активност на страницата Помощник за електронна поща. Най-честите причини са липсваща инструкция за имейли (добавете такава под Knowledge Base → Instructions с канал "Email") или празна база от знания.

Отстраняване на чести проблеми

Проблем	Решение
Свързана е грешна пощенска кутия	Кликнете Disconnect на картата на връзката, след това свържете отново и изберете "Use another account" на страницата за влизане на Microsoft.
Статусът показва Reconnect required	Microsoft е невалидирал запазения достъп (напр. след смяна на паролата). Кликнете Reconnect и влезте отново. Вашите категории и история се запазват.
"Approval required" при влизане	Вижте Стъпка 6 по-горе — вашият администратор на Microsoft 365 трябва да одобри приложението веднъж.
Имейлите не се обработват	Обработват се само пощите, получени след свързване, с няколко минутно забавяне. Също така проверете дали статусът на връзката е Active, а не Paused.
Влизането се проваля напълно	Проверете дали пощенската кутия действително е хоствана в Microsoft (вижте „Кои имейл адреси работят?“ по-горе).

Поверителност

ChatReact създава само чернови и не може да изпраща имейли — разрешението за изпращане никога не се иска.
Токените за достъп се съхраняват криптирани; съдържанието на имейлите се обработва временнo и не се съхранява постоянно от ChatReact. Само подателят, тема и резултатът от категоризацията се появяват в дневника на активността.
Разкачването на пощенска кутия изтрива съхранения достъп незабавно. Вашите имейли в Outlook никога не биват засегнати.