Email Assistant

Email Assistant свързва пощенска кутия с един от вашите чатботове. ChatReact автоматично сортира входящите имейли в категории и — когато вашият чатбот има подходящите инструкции и знания — подготвя чернови на отговори директно в пощенската ви кутия.

ChatReact никога не изпраща имейли. Той само създава чернови. Вие винаги преглеждате и изпращате всеки отговор сами. Технически, ChatReact дори не иска разрешение за изпращане на имейл.

Изисквания

ChatReact Professional план или по-висок
Чатбот с попълнена база знания (чатботът отговаря на имейлите, така че трябва да познава вашия бизнес)
Пощенска кутия, която е хоствана в Microsoft — вижте следващия раздел, това е най-честата пречка

Броят на пощенските кутии, които можете да свържете, зависи от вашия план: Professional позволява 1 пощенска кутия, Enterprise и Agency Starter позволяват 3, Agency Pro позволява 10, а Agency Business позволява 25. След като достигнете лимита, картата "Connect a mailbox" се скрива, докато не надстроите или не прекъснете връзката с вече свързана пощенска кутия.

Кои имейл адреси работят?

Това е важно: не е достатъчно адресът да се показва в приложението Outlook. Приложението Outlook може да показва пощенски кутии от много различни доставчици, но ChatReact се свързва с пощенската кутия сама по себе си — и това работи само когато Microsoft хоства пощенската кутия.

Следните работят:

✅ Microsoft 365 бизнес пощенски кутии (наричани още Exchange Online) — включително адреси с ваш собствен домейн, напр. [email protected], стига вашият имейл да работи на Microsoft 365
✅ Лични Microsoft акаунти — адреси, завършващи на @outlook.com, @hotmail.com или @live.com

Следните НЕ работят:

❌ Адреси, които са само добавени в приложението Outlook чрез IMAP/POP — напр. Gmail, GMX или адрес от уеб хостинг, който четете в Outlook. Пощата се съхранява при другия доставчик, така че Microsoft не може да предостави достъп на ChatReact.
❌ Gmail / Google Workspace (поддръжката е в нашата roadmap)
❌ Самохоствани Exchange сървъри (on-premises), които не са свързани с Microsoft 365

Не сте сигурни? Направете тази 30-секундна проверка: отворете outlook.office.com в браузъра си и влезте с имейл адреса, който искате да свържете. Ако пощенската ви кутия се отвори там, тя е хоствана в Microsoft и ще работи с ChatReact. Ако влизането не успее или пощата ви не е там, попитайте вашия IT партньор или доставчик на хостинг къде е хостван имейлът ви.

Свързване на вашата пощенска кутия, стъпка по стъпка

Стъпка 1: Отворете Email Assistant

Влезте в ChatReact и кликнете Email Assistant в лявата странична лента. Ако записът показва икона на катинар, текущият ви план все още не включва тази функция.

Стъпка 2: Изберете чатбота

Ако имате повече от един чатбот, изберете този, който трябва да отговаря за тази пощенска кутия под Chatbot that powers this mailbox. Неговата база знания, инструкции и личност (включително формално/неформално обръщение) ще се използват за черновите на отговорите.

Стъпка 3: Кликнете "Connect Outlook"

Ще бъдете пренасочени към официалната страница за влизане на Microsoft (login.microsoftonline.com). ChatReact никога не вижда вашата парола — въвеждате я само в Microsoft.

Стъпка 4: Влезте с правилния акаунт

Това е най-честата грешка: влезте с пощенската кутия, която искате да свържете — не с личния си Microsoft акаунт.

Ако Microsoft вече показва списък с акаунти, изберете правилния.
Ако пощенската кутия не е в списъка, кликнете "Use another account" и въведете адреса (напр. [email protected]) и паролата му.

С който и акаунт да влезете, той е пощенската кутия, която ще бъде свързана.

Стъпка 5: Приемете разрешенията

Microsoft показва какви разрешения иска ChatReact: четене на имейл, създаване на чернови, организиране на папки и категории. Обърнете внимание на това, което не е в списъка — изпращане на имейл. Кликнете Accept.

Стъпка 6: Ако видите "Approval required"

В много компании служителите не могат сами да одобряват приложения. Microsoft тогава показва съобщение като "Approval required" или "This app requires your admin's approval". Това е настройка за сигурност на вашата компания, а не грешка.

Два начина да го решите:

Администраторът свързва първо: помолете администратора на Microsoft 365 да премине тези стъпки веднъж. На екрана с разрешения те могат да отметнат "Consent on behalf of your organization" — след това всеки служител може да свърже пощенската си кутия без допълнително одобрение. (Ако пощенската кутия на администратора случайно бъде свързана по време на процеса и това не е желано, просто я прекъснете в ChatReact след това — вижте по-долу.)
Одобрение в администраторския център: алтернативно, администраторът отваря Microsoft Entra admin center, търси приложението ChatReact под Enterprise applications и там дава администраторско съгласие.

След това повторете свързването от Стъпка 3.

Стъпка 7: Готово — проверете резултата

Ще бъдете пренасочени обратно в ChatReact и ще видите съобщението "Mailbox connected successfully". Картата на връзката ще показва имейл адреса на пощенската кутия и статуса Active. ChatReact също така създаде набор от стартови категории (напр. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam), които можете да преименувате, изтриете или разширите по всяко време.

Какво се случва след свързване

ChatReact обработва само имейли, които пристигат след установяването на връзката. Съществуващата ви история в пощата никога не се променя.
Новите имейли се взимат автоматично на няколко минути, категоризират се и се маркират или преместват в Outlook.
Какво се случва с един имейл зависи от действията на неговата категория (вижте следващия раздел).
Чернова на отговор се създава само когато всички от следните са верни: категорията има действието Create reply draft със свои инструкции, създаването на чернови е включено за връзката, имейлът е истинско запитване и базата знания на вашия чатбот действително покрива въпроса. В противен случай ChatReact съзнателно пропуска черновата — списъкът Activity винаги показва какво е направено и защо.

Пауза на организирането или създаването на чернови

Всяка свързана пощенска кутия има два независими превключвателя на картата на връзката:

Categorize & organize emails — включва или изключва автоматичното категоризиране и архивиране в Outlook
Create reply drafts — включва или изключва създаването на чернови на отговори

Изключете който и да е от тях, за да паузирате съответната част от Email Assistant за дадена пощенска кутия без да я прекъсвате.

Няма появяващи се чернови? Проверете списъка Activity на страницата Email Assistant. Най-честите причини са липса на инструкции за черновата в категорията (редактирайте категорията → Create reply draft → добавете инструкции), празна база знания или достигане на месечния ви лимит за чернови според плана — когато това се случи, списъкът Activity показва "Draft quota reached" заедно с използвания/лимита брояч.

Категории: правила с действия

Всяка категория е правило, състоящо се от две части:

When — описанието решава кои имейли принадлежат на тази категория. ChatReact сортира всеки входящ имейл в точно една категория. Колкото по-прецизно е описанието, толкова по-добро е сортирането.
What — действията решават какво се случва с тези имейли. Те могат да се комбинират свободно:

Action	What it does
Tag in Outlook	Прилага името на категорията като оцветена Outlook категория.
Move to folder	Премества имейла в папка от вашата пощенска кутия — подпапка на входящата поща, една от вашите папки, архива, нежеланата поща или кошчето. Можете да създадете нова папка в входящата поща директно от селектора на папки.
Create reply draft	Създава чернова на отговор в нишката — следвайки инструкциите, които зададете за категорията.

Действията винаги се изпълняват в този ред: tag → draft → move.

Кошче: имейлите се премества в кошчето само когато AI е много сигурен в категорията — в противен случай те просто се тагват. Нищо не се изтрива постоянно. Кошчето и черновите на отговори не могат да се комбинират.

Инструкции за чернови на отговори

Фактите в една чернова винаги идват от базата знания на вашия чатбот. Инструкциите на категорията описват как се отговаря на имейли от този вид: тон, структура, следваща стъпка — и какво AI не трябва да прави (напр. "никога не цитирайте цени" или "никога не потвърждавайте среща").

Без инструкции — няма чернова. Тогава категорията показва "Draft instructions missing".
Insert template ви дава доказани инструкции, напр. за запитвания за обслужване, искания за оферта, заявки за срещи, искания за поддръжка или кандидатури за работа — адаптирайте ги към вашите нужди.
По желание добавете примерен отговор. Той се използва само като модел за тон, дължина и структура; фактите никога не се взимат от него.

Общи правила за всички чернови

Правила, които трябва да важат за всяка чернова — и обикновено и за чата — се създават под Knowledge Base → Instructions с Applies to: Chat + Email. Картата General rules for all drafts на страницата Email Assistant ги изброява. Ако общо правило и инструкция на категория влизат в конфликт, инструкцията на категорията има предимство.

Инструкциите преди имаха канал "Email only". Те бяха преместени автоматично в вашите категории с включени чернови (например "To Respond") и сега се показват там като инструкции за чернови.

Настройка на подпис

Картата Signature ви позволява да проектирате блока, който се добавя под всяка чернова на отговор — с лого, връзки и форматиране. Когато свържете пощенска кутия, ChatReact автоматично генерира подразбиращ се подпис от данните на вашата компания (име на компанията, свързан уебсайт и лого).

Режим Visual ви позволява да редактирате подписа директно; бутонът Image вмъква изображение чрез URL или качване (качените изображения се изрязват, оразмеряват и компресират автоматично).
Режим HTML ви позволява да поставите съществуващ подпис като HTML — включително таблични оформления — с визуализация в реално време под редактора.
След като подписът е зададен, AI завършва черновата с заключителен ред и оставя подписирането на вашия подпис.

Контакти: какво асистентът запомня

ChatReact автоматично изгражда профил за всеки подател: име, компания, статус на клиента (Customer, Prospect, Supplier и др.), дали трябва да бъде обръщан формално или неформално, и индивидуални забележителни факти. Тази информация влиза във всяка бъдеща чернова на отговор — включително избор на правилната форма на обръщение за този контакт.

Отворете Contacts, за да видите и редактирате всички профили. Вашите ръчни редакции винаги имат приоритет и никога не се презаписват от AI. Можете също така да добавяте вътрешни бележки, които се използват като контекст за черновите, но никога не се цитират директно.

Отстраняване на често срещани проблеми

Problem	Solution
Connected the wrong mailbox	Кликнете Disconnect на картата на връзката, след това се свържете отново и изберете "Use another account" на страницата за влизане на Microsoft.
Status shows Reconnect required	Microsoft е анулирал запазения достъп (напр. след смяна на парола). Кликнете Reconnect и влезте отново. Вашите категории и история се запазват.
"Approval required" during sign-in	Вижте Стъпка 6 по-горе — администраторът на Microsoft 365 трябва да одобри приложението веднъж.
Emails are not being processed	Обработват се само имейли, получени след свързването, с няколкоминутно забавяне. Също така проверете дали статусът на връзката е Active, а не Paused.
Sign-in fails entirely	Проверете дали пощенската кутия наистина е хоствана в Microsoft (вижте "Кои имейл адреси работят?" по-горе).

Поверителност

ChatReact създава само чернови и не може да изпраща имейли — разрешението за изпращане никога не се иска.
Достъпните токени се съхраняват криптирано; съдържанието на имейлите се обработва транзитно и не се съхранява постоянно от ChatReact. Само подателят, темата и резултатът от категоризацията се появяват в журнала на активността.
Прекъсването на връзка с пощенска кутия незабавно изтрива съхранения достъп заедно с категориите и журнала на активността за тази връзка. Вашите имейли в Outlook никога не се засягат.