Βοηθός Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου

Ο Βοηθός Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου συνδέει ένα γραμματοκιβώτιο με ένα από τα chatbots σας. Το ChatReact στη συνέχεια ταξινομεί αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα σε κατηγορίες και — όταν το chatbot σας διαθέτει τις σωστές οδηγίες και γνώση — προετοιμάζει προσχεδιασμένες απαντήσεις απευθείας στα εισερχόμενά σας.

Απαιτήσεις

• Σχέδιο ChatReact Professional ή υψηλότερο
• Ένα chatbot με γεμάτη βάση γνώσης (το chatbot απαντά στα email, οπότε πρέπει να γνωρίζει την επιχείρησή σας)
• Ένα γραμματοκιβώτιο που φιλοξενείται στη Microsoft — δείτε την επόμενη ενότητα, αυτό είναι το πιο κοινό σημείο σύγχυσης

Ποιοι διευθύνσεις email λειτουργούν;

Αυτό είναι σημαντικό: δεν αρκεί μια διεύθυνση να εμφανίζεται στην εφαρμογή Outlook σας. Η εφαρμογή Outlook μπορεί να εμφανίζει γραμματοκιβώτια από πολλούς διαφορετικούς παρόχους, αλλά το ChatReact συνδέεται με το ίδιο το γραμματοκιβώτιο — και αυτό λειτουργεί μόνο όταν η Microsoft φιλοξενεί το γραμματοκιβώτιο.

Αυτές λειτουργούν:

• ✅ Microsoft 365 business mailboxes (επίσης ονομάζονται Exchange Online) — συμπεριλαμβανομένων διευθύνσεων με το δικό σας domain, π.χ. [email protected], εφόσον το email σας τρέχει σε Microsoft 365
• ✅ Προσωπικοί λογαριασμοί Microsoft — διευθύνσεις που τελειώνουν σε @outlook.com, @hotmail.com ή @live.com

Αυτές ΔΕΝ λειτουργούν:

• ❌ Διευθύνσεις που έχουν προσθεθεί στην εφαρμογή Outlook μέσω IMAP/POP — π.χ. ένα Gmail, GMX ή μια διεύθυνση web-hosting που διαβάζετε στο Outlook. Τα μηνύματα αποθηκεύονται στον άλλο πάροχο, οπότε η Microsoft δεν μπορεί να δώσει πρόσβαση στο ChatReact.
• ❌ Gmail / Google Workspace (η υποστήριξη είναι στον οδικό μας χάρτη)
• ❌ Αυτο-φιλοξενούμενοι Exchange servers (on-premises) που δεν είναι συνδεδεμένοι με το Microsoft 365

Σύνδεση του γραμματοκιβωτίου σας, βήμα-βήμα

Βήμα 1: Ανοίξτε τον Βοηθό Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου

Συνδεθείτε στο ChatReact και κάντε κλικ στο Email Assistant στην αριστερή πλαϊνή γραμμή. Αν η καταχώρηση εμφανίζει ένα εικονίδιο κλειδώματος, το τρέχον σχέδιό σας δεν περιλαμβάνει ακόμα τη λειτουργία.

Βήμα 2: Επιλέξτε το chatbot

Αν έχετε περισσότερα από ένα chatbots, επιλέξτε αυτό που θα απαντά σε αυτό το γραμματοκιβώτιο κάτω από Chatbot that powers this mailbox. Η βάση γνώσης, οι οδηγίες και η προσωπικότητά του (συμπεριλαμβανομένου του επίσημου/ανεπίσημου τρόπου προσφώνησης) θα χρησιμοποιηθούν για τα προσχέδια απαντήσεων.

Βήμα 3: Κάντε κλικ στο "Connect Outlook"

Θα ανακατευθυνθείτε στην επίσημη σελίδα σύνδεσης της Microsoft (login.microsoftonline.com). Το ChatReact δεν βλέπει ποτέ τον κωδικό σας — τον εισάγετε μόνο στη Microsoft.

Βήμα 4: Συνδεθείτε με τον σωστό λογαριασμό

Αυτό είναι το πιο συνηθισμένο λάθος: συνδεθείτε με το γραμματοκιβώτιο που θέλετε να συνδέσετε — όχι με τον προσωπικό σας λογαριασμό Microsoft.

• Αν η Microsoft ήδη εμφανίζει μια λίστα λογαριασμών, επιλέξτε τον σωστό.
• Αν το γραμματοκιβώτιο δεν εμφανίζεται, κάντε κλικ στο "Use another account" και εισάγετε τη διεύθυνση (π.χ. [email protected]) και τον κωδικό της.

Όποιον λογαριασμό κι αν χρησιμοποιήσετε για να συνδεθείτε, αυτός θα είναι το γραμματοκιβώτιο που θα συνδεθεί.

Βήμα 5: Αποδεχτείτε τα δικαιώματα

Η Microsoft εμφανίζει ποια δικαιώματα ζητά το ChatReact: ανάγνωση των email σας, δημιουργία προσχεδίων, οργάνωση φακέλων και κατηγοριών. Σημειώστε τι δεν περιλαμβάνεται στη λίστα — η αποστολή email. Κάντε κλικ στο Accept.

Βήμα 6: Αν δείτε "Approval required"

Σε πολλές εταιρείες, οι υπάλληλοι δεν επιτρέπεται να εγκρίνουν εφαρμογές μόνοι τους. Η Microsoft τότε εμφανίζει ένα μήνυμα όπως "Approval required" ή "This app requires your admin's approval". Αυτό είναι ρύθμιση ασφαλείας της εταιρείας σας, όχι σφάλμα.

Δύο τρόποι για να το λύσετε:

1. Ένας διαχειριστής συνδέει πρώτα: ζητήστε από τον διαχειριστή Microsoft 365 να πραγματοποιήσει αυτά τα ίδια βήματα μία φορά. Στην οθόνη αδειών μπορεί να επιλέξει "Consent on behalf of your organization" — μετά από αυτό, κάθε υπάλληλος μπορεί να συνδέσει το γραμματοκιβώτιό του χωρίς περαιτέρω έγκριση. (Αν το γραμματοκιβώτιο του διαχειριστή συνδεθεί κατά τη διαδικασία και αυτό δεν επιθυμείται, απλώς αποσυνδέστε το στο ChatReact αργότερα — δείτε παρακάτω.)
2. Έγκριση στο admin center: εναλλακτικά, ο διαχειριστής ανοίγει το Microsoft Entra admin center, αναζητεί την εφαρμογή ChatReact κάτω από Enterprise applications και χορηγεί admin consent εκεί.

Στη συνέχεια, επαναλάβετε τη σύνδεση από το Βήμα 3.

Βήμα 7: Ολοκληρώθηκε — ελέγξτε το αποτέλεσμα

Θα ανακατευθυνθείτε πίσω στο ChatReact και θα δείτε το μήνυμα "Mailbox connected successfully". Η κάρτα σύνδεσής σας εμφανίζει τη διεύθυνση του γραμματοκιβωτίου και την κατάσταση Active. Το ChatReact δημιούργησε επίσης ένα σύνολο αρχικών κατηγοριών (π.χ. To Respond, FYI, Newsletters) που μπορείτε να μετονομάσετε, διαγράψετε ή επεκτείνετε οποιαδήποτε στιγμή.

Τι συμβαίνει μετά τη σύνδεση

• Το ChatReact επεξεργάζεται μόνο τα email που φτάνουν μετά τη στιγμή της σύνδεσης. Το ιστορικό του υπάρχοντος inbox σας δεν αγγίζεται ποτέ.
• Τα νέα email ανιχνεύονται αυτόματα κάθε λίγα λεπτά, κατηγοριοποιούνται και επισημαίνονται ή αρχειοθετούνται στο Outlook.
• Ένα προσχέδιο απάντησης δημιουργείται μόνο όταν όλα τα παρακάτω ισχύουν: η κατηγορία επιτρέπει προσχέδια, η δημιουργία προσχεδίων είναι ενεργοποιημένη για τη σύνδεση, το email είναι πραγματική ερώτηση, το chatbot σας έχει τουλάχιστον μία ενεργή οδηγία για το email channel, και η βάση γνώσης του καλύπτει πραγματικά το ερώτημα. Διαφορετικά, το ChatReact αποφεύγει σκόπιμα τη δημιουργία προσχεδίου — η λίστα Activity δείχνει πάντα τι έγινε και γιατί.

Επίλυση συνηθισμένων προβλημάτων

Απόρρητο

• Το ChatReact δημιουργεί μόνο προσχέδια και δεν μπορεί να στείλει email — η άδεια αποστολής δεν ζητείται ποτέ.
• Τα access tokens αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα· τα περιεχόμενα των email επεξεργάζονται προσωρινά και δεν αποθηκεύονται μόνιμα από το ChatReact. Στο activity log εμφανίζονται μόνο ο αποστολέας, το θέμα και το αποτέλεσμα της κατηγοριοποίησης.
• Η αποσύνδεση ενός γραμματοκιβωτίου διαγράφει αμέσως την αποθηκευμένη πρόσβαση. Τα emails σας στο Outlook δεν επηρεάζονται ποτέ.