Email Assistant

Το Email Assistant συνδέει ένα γραμματοκιβώτιο με έναν από τους chatbots σας. Το ChatReact στη συνέχεια ταξινομεί αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα σε κατηγορίες και — όταν ο chatbot σας έχει τις κατάλληλες οδηγίες και γνώση — προετοιμάζει σχέδια απαντήσεων απευθείας στα εισερχόμενα σας.

Το ChatReact ποτέ δεν στέλνει email. Δημιουργεί μόνο σχέδια. Εσείς πάντα ελέγχετε και στέλνετε κάθε απάντηση προσωπικά. Τεχνικά, το ChatReact δεν ζητά καν την άδεια αποστολής email.

Απαιτήσεις

Το σχέδιο ChatReact Professional ή υψηλότερο
Ένας chatbot με συμπληρωμένη βάση γνώσης (ο chatbot απαντά τα email, οπότε πρέπει να γνωρίζει την επιχείρησή σας)
Ένα γραμματοκιβώτιο που φιλοξενείται στη Microsoft — δείτε την επόμενη ενότητα, αυτό είναι το πιο κοινό εμπόδιο

Ο αριθμός των γραμματοκιβωτίων που μπορείτε να συνδέσετε εξαρτάται από το σχέδιό σας: το Professional επιτρέπει 1 γραμματοκιβώτιο, τα Enterprise και Agency Starter επιτρέπουν 3, το Agency Pro επιτρέπει 10 και το Agency Business επιτρέπει 25. Μόλις φτάσετε το όριό σας, η κάρτα "Connect a mailbox" κρύβεται μέχρι να αναβαθμίσετε ή να αποσυνδέσετε ένα υπάρχον γραμματοκιβώτιο.

Ποια διευθύνσεις email λειτουργούν;

Αυτό είναι σημαντικό: δεν αρκεί να εμφανίζεται μια διεύθυνση στην εφαρμογή Outlook σας. Η εφαρμογή Outlook μπορεί να εμφανίζει γραμματοκιβώτια από πολλούς παρόχους, αλλά το ChatReact συνδέεται με το ίδιο το γραμματοκιβώτιο — και αυτό λειτουργεί μόνο όταν η Microsoft φιλοξενεί το γραμματοκιβώτιο.

Αυτά λειτουργούν:

✅ Microsoft 365 business mailboxes (επίσης γνωστά ως Exchange Online) — συμπεριλαμβανομένων διευθύνσεων με το δικό σας domain, π.χ. [email protected], εφόσον το email σας λειτουργεί σε Microsoft 365
✅ Προσωπικοί λογαριασμοί Microsoft — διευθύνσεις που τελειώνουν σε @outlook.com, @hotmail.com ή @live.com

Αυτά ΔΕΝ λειτουργούν:

❌ Διευθύνσεις που έχουν προσθεθεί μόνο στην εφαρμογή Outlook μέσω IMAP/POP — π.χ. ένα Gmail, GMX ή διεύθυνση web-hosting που διαβάζετε στο Outlook. Τα μηνύματα αποθηκεύονται στον άλλο πάροχο, οπότε η Microsoft δεν μπορεί να δώσει πρόσβαση στο ChatReact.
❌ Gmail / Google Workspace (η υποστήριξη είναι στον οδικό μας χάρτη)
❌ Αυτο-φιλοξενούμενοι Exchange servers (on-premises) που δεν είναι συνδεδεμένοι με Microsoft 365

Δεν είστε σίγουροι; Κάντε αυτόν τον έλεγχο 30 δευτερολέπτων: ανοίξτε outlook.office.com στον περιηγητή σας και συνδεθείτε με τη διεύθυνση email που θέλετε να συνδέσετε. Εάν το γραμματοκιβώτιό σας ανοίγει εκεί, φιλοξενείται στη Microsoft και θα λειτουργήσει με το ChatReact. Αν η σύνδεση αποτύχει ή τα μηνύματά σας δεν υπάρχουν εκεί, ρωτήστε τον συνεργάτη IT ή τον πάροχο φιλοξενίας πού φιλοξενείται το email σας.

Σύνδεση του γραμματοκιβωτίου σας, βήμα προς βήμα

Βήμα 1: Ανοίξτε το Email Assistant

Συνδεθείτε στο ChatReact και κάντε κλικ στο Email Assistant στην αριστερή πλαϊνή στήλη. Αν η καταχώριση δείχνει ένα εικονίδιο κλειδαριάς, το τρέχον σχέδιό σας δεν περιλαμβάνει ακόμη τη λειτουργία.

Βήμα 2: Επιλέξτε τον chatbot

Εάν έχετε περισσότερους από έναν chatbot, επιλέξτε αυτόν που πρέπει να απαντά σε αυτό το γραμματοκιβώτιο κάτω από Chatbot that powers this mailbox. Η βάση γνώσης, οι οδηγίες και η προσωπικότητά του (συμπεριλαμβανομένης της επίσημης/ανεπίσημης προσφώνησης) θα χρησιμοποιηθούν για τα σχέδια απαντήσεων.

Βήμα 3: Κάντε κλικ στο "Connect Outlook"

Θα ανακατευθυνθείτε στη επίσημη σελίδα σύνδεσης της Microsoft (login.microsoftonline.com). Το ChatReact δεν βλέπει ποτέ τον κωδικό σας — τον εισάγετε μόνο στη Microsoft.

Βήμα 4: Συνδεθείτε με τον σωστό λογαριασμό

Αυτό είναι το πιο συχνό λάθος: συνδεθείτε με το γραμματοκιβώτιο που θέλετε να συνδέσετε — όχι με τον προσωπικό σας λογαριασμό Microsoft.

Αν η Microsoft ήδη εμφανίζει μια λίστα λογαριασμών, επιλέξτε τον σωστό.
Αν το γραμματοκιβώτιο δεν εμφανίζεται, κάντε κλικ στο "Use another account" και εισάγετε τη διεύθυνση (π.χ. [email protected]) και τον κωδικό της.

Όποιον λογαριασμό κι αν χρησιμοποιήσετε για να συνδεθείτε, αυτός είναι ο λογαριασμός που θα συνδεθεί.

Βήμα 5: Αποδεχθείτε τις άδειες

Η Microsoft εμφανίζει ποιες άδειες ζητά το ChatReact: ανάγνωση email, δημιουργία σχεδίων, οργάνωση φακέλων και κατηγοριών. Σημειώστε τι δεν υπάρχει στη λίστα — η αποστολή email. Κάντε κλικ στο Accept.

Βήμα 6: Εάν δείτε "Approval required"

Σε πολλές εταιρείες, οι υπάλληλοι δεν επιτρέπεται να εγκρίνουν εφαρμογές μόνοι τους. Τότε η Microsoft εμφανίζει ένα μήνυμα όπως "Approval required" ή "This app requires your admin's approval". Αυτό είναι ρύθμιση ασφαλείας της εταιρείας σας, όχι σφάλμα.

Δύο τρόποι για να το λύσετε:

Ένας διαχειριστής συνδέει πρώτος: ζητήστε από τον διαχειριστή Microsoft 365 της εταιρείας να ακολουθήσει αυτά τα ίδια βήματα μία φορά. Στην οθόνη αδειών μπορεί να σημειώσει "Consent on behalf of your organization" — μετά από αυτό, κάθε υπάλληλος μπορεί να συνδέσει το γραμματοκιβώτιό του χωρίς περαιτέρω έγκριση. (Εάν κατά τη διαδικασία συνδεθεί και το γραμματοκιβώτιο του διαχειριστή και αυτό δεν επιθυμείται, απλώς αποσυνδέστε το στο ChatReact στη συνέχεια — δείτε παρακάτω.)
Έγκριση στο admin center: εναλλακτικά, ο διαχειριστής ανοίγει το Microsoft Entra admin center, αναζητά την εφαρμογή ChatReact υπό Enterprise applications και χορηγεί admin consent εκεί.

Στη συνέχεια, επαναλάβετε τη σύνδεση από το Βήμα 3.

Βήμα 7: Ολοκληρώθηκε — ελέγξτε το αποτέλεσμα

Θα ανακατευθυνθείτε πίσω στο ChatReact και θα δείτε το μήνυμα "Mailbox connected successfully". Η κάρτα σύνδεσης δείχνει τη διεύθυνση του γραμματοκιβωτίου και την κατάσταση Active. Το ChatReact δημιούργησε επίσης ένα σύνολο αρχικών κατηγοριών (π.χ. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam) που μπορείτε να μετονομάσετε, να διαγράψετε ή να επεκτείνετε οποιαδήποτε στιγμή.

Τι συμβαίνει μετά τη σύνδεση

Το ChatReact επεξεργάζεται μόνο email που φτάνουν μετά τη δημιουργία της σύνδεσης. Το ιστορικό του υπάρχοντος inbox σας δεν αγγίζεται ποτέ.
Τα νέα email συλλέγονται αυτόματα κάθε λίγα λεπτά, κατηγοριοποιούνται και ετικετοποιούνται ή τοποθετούνται στο Outlook.
Το τι συμβαίνει με ένα email αποφασίζεται από τις ενέργειες της κατηγορίας του (δείτε την επόμενη ενότητα).
Ένα σχέδιο απάντησης δημιουργείται μόνο όταν όλα τα παρακάτω είναι αληθή: η κατηγορία έχει την ενέργεια Create reply draft με τις δικές της οδηγίες, η δημιουργία σχεδίων είναι ενεργοποιημένη για τη σύνδεση, το email είναι πραγματική ερώτηση και η βάση γνώσης του chatbot καλύπτει πραγματικά το ερώτημα. Διαφορετικά, το ChatReact παραλείπει σκόπιμα το σχέδιο — η λίστα Activity δείχνει πάντα τι έγινε και γιατί.

Παύση οργάνωσης ή δημιουργίας σχεδίων

Κάθε συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο έχει δύο ανεξάρτητους διακόπτες στην κάρτα σύνδεσής του:

Categorize & organize emails — ενεργοποιεί ή απενεργοποιεί την αυτόματη κατηγοριοποίηση και το αρχειοθέτημα στο Outlook
Create reply drafts — ενεργοποιεί ή απενεργοποιεί τη δημιουργία σχεδίων απαντήσεων

Απενεργοποιήστε οποιονδήποτε από τους δύο για να παύσετε το αντίστοιχο μέρος του Email Assistant για ένα γραμματοκιβώτιο χωρίς να το αποσυνδέσετε.

Δεν εμφανίζονται σχέδια; Ελέγξτε τη λίστα Activity στη σελίδα Email Assistant. Οι πιο συχνές αιτίες είναι οι έλλειψη οδηγιών για το σχέδιο στην κατηγορία (επεξεργαστείτε την κατηγορία → Create reply draft → προσθέστε οδηγίες), μια κενή βάση γνώσης ή η εξάντληση του μηνιαίου ορίου σχεδίων του σχεδίου σας — όταν συμβαίνει αυτό, η λίστα Activity δείχνει "Draft quota reached" μαζί με τον χρησιμοποιηθέντα/όριο αριθμό.

Κατηγορίες: κανόνες με ενέργειες

Κάθε κατηγορία είναι ένας κανόνας που αποτελείται από δύο μέρη:

When — η περιγραφή αποφασίζει ποια μηνύματα ανήκουν σε αυτήν την κατηγορία. Το ChatReact ταξινομεί κάθε εισερχόμενο μήνυμα σε ακριβώς μία κατηγορία. Όσο πιο ακριβής είναι η περιγραφή, τόσο καλύτερη είναι η ταξινόμηση.
What — οι ενέργειες αποφασίζουν τι συμβαίνει με αυτά τα μηνύματα. Μπορούν να συνδυαστούν ελεύθερα:

Action	What it does
Tag in Outlook	Εφαρμόζει το όνομα της κατηγορίας ως έγχρωμη κατηγορία του Outlook.
Move to folder	Μετακινεί το email σε φάκελο του γραμματοκιβωτίου σας — ένα υποφάκελο των εισερχομένων, έναν από τους προσωπικούς σας φακέλους, το αρχείο, τα ανεπιθύμητα ή τον κάδο. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο εισερχομένων απευθείας από τον επιλογέα φακέλων.
Create reply draft	Δημιουργεί ένα σχέδιο απάντησης στη συζήτηση — σύμφωνα με τις οδηγίες που έχετε ορίσει για την κατηγορία.

Οι ενέργειες εκτελούνται πάντα με αυτή τη σειρά: tag → draft → move.

Κάδος: τα μηνύματα μετακινούνται στον κάδο μόνο όταν η AI είναι πολύ βέβαιη για την κατηγορία — αλλιώς απλώς ετικετοποιούνται. Τίποτα δεν διαγράφεται μόνιμα. Ο κάδος και τα σχέδια απαντήσεων δεν μπορούν να συνδυαστούν.

Οδηγίες για τα σχέδια απαντήσεων

Τα γεγονότα σε ένα σχέδιο προέρχονται πάντα από τη βάση γνώσης του chatbot σας. Οι οδηγίες μιας κατηγορίας περιγράφουν πώς απαντώνται τα μηνύματα αυτού του είδους: τόνος, δομή, επόμενο βήμα — και τι δεν πρέπει να κάνει η AI (π.χ. "μην αναφέρετε ποτέ τιμές" ή "μην επιβεβαιώνετε ποτέ ένα ραντεβού").

Χωρίς οδηγίες, κανένα σχέδιο. Η κατηγορία τότε εμφανίζει "Draft instructions missing".
Insert template σας δίνει δοκιμασμένες οδηγίες, π.χ. για ερωτήσεις υπηρεσίας, αιτήματα προσφοράς, αιτήματα ραντεβού, αιτήματα υποστήριξης ή αιτήσεις εργασίας — προσαρμόστε τα στις ανάγκες σας.
Προαιρετικά προσθέστε ένα παράδειγμα απάντησης. Χρησιμοποιείται μόνο ως πρότυπο για τόνο, μήκος και δομή· τα γεγονότα δεν λαμβάνονται ποτέ από αυτό.

Γενικοί κανόνες για όλα τα σχέδια

Κανόνες που πρέπει να εφαρμόζονται σε κάθε σχέδιο — και συνήθως και στη συνομιλία — δημιουργούνται υπό Knowledge Base → Instructions με Applies to: Chat + Email. Η κάρτα General rules for all drafts στη σελίδα Email Assistant τις καταγράφει. Εάν ένας γενικός κανόνας και μια οδηγία κατηγορίας συγκρούονται, υπερισχύει η οδηγία της κατηγορίας.

Οι οδηγίες είχαν παλαιότερα ένα κανάλι "Email only". Μεταφέρθηκαν αυτόματα στις κατηγορίες σας με ενεργοποιημένα τα σχέδια απαντήσεων (π.χ. "To Respond") και τώρα εμφανίζονται εκεί ως οδηγίες σχεδίου.

Ρύθμιση υπογραφής

Η κάρτα Signature σας επιτρέπει να σχεδιάσετε το μπλοκ που προσαρτάται κάτω από κάθε σχέδιο απάντησης — με λογότυπο, συνδέσμους και μορφοποίηση. Όταν συνδέετε ένα γραμματοκιβώτιο, το ChatReact δημιουργεί αυτόματα μια προεπιλεγμένη υπογραφή από τα εταιρικά σας δεδομένα (όνομα εταιρείας, συνδεδεμένος ιστότοπος και λογότυπο).

Η λειτουργία Visual σας επιτρέπει να επεξεργαστείτε την υπογραφή απευθείας· το κουμπί Image εισάγει μια εικόνα μέσω URL ή ανέβασμα (οι ανεβασμένες εικόνες περικόπτονται, αλλάζουν μέγεθος και συμπιέζονται αυτόματα).
Η λειτουργία HTML σας επιτρέπει να επικολλήσετε μια υπάρχουσα υπογραφή ως HTML — συμπεριλαμβανομένων διατάξεων με πίνακες — με ζωντανή προεπισκόπηση εμφανιζόμενη κάτω από τον επεξεργαστή.
Μόλις οριστεί μια υπογραφή, η AI τελειώνει το σχέδιό της με μια γραμμή κλεισίματος και αφήνει το σημείωμα υπογραφής στην υπογραφή σας.

Επαφές: τι θυμάται ο βοηθός

Το ChatReact δημιουργεί αυτόματα ένα προφίλ για κάθε αποστολέα: όνομα, εταιρεία, κατάσταση πελάτη (Customer, Prospect, Supplier, κ.λπ.), εάν απευθύνονται με επίσημη ή ανεπίσημη προσφώνηση, και ατομικά αξιοσημείωτα στοιχεία. Αυτές οι πληροφορίες τροφοδοτούν κάθε μελλοντικό σχέδιο απάντησης — συμπεριλαμβανομένης της επιλογής της σωστής μορφής προσφώνησης για εκείνη την επαφή.

Ανοίξτε Contacts για να δείτε και να επεξεργαστείτε όλα τα προφίλ. Οι χειροκίνητες επεξεργασίες σας έχουν πάντα προτεραιότητα και δεν αντικαθίστανται ποτέ από την AI. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε εσωτερικές σημειώσεις, οι οποίες χρησιμοποιούνται ως πλαίσιο για τα σχέδια αλλά δεν αναφέρονται ποτέ απευθείας.

Επίλυση κοινών προβλημάτων

Problem	Solution
Connected the wrong mailbox	Κάντε κλικ στο Disconnect στην κάρτα σύνδεσης, στη συνέχεια συνδέστε ξανά και επιλέξτε "Use another account" στη σελίδα σύνδεσης της Microsoft.
Status shows Reconnect required	Η Microsoft ακύρωσε την αποθηκευμένη πρόσβαση (π.χ. μετά από αλλαγή κωδικού). Κάντε κλικ στο Reconnect και συνδεθείτε ξανά. Οι κατηγορίες και το ιστορικό σας διατηρούνται.
"Approval required" during sign-in	Δείτε το Βήμα 6 παραπάνω — ο διαχειριστής Microsoft 365 σας πρέπει να εγκρίνει την εφαρμογή μία φορά.
Emails are not being processed	Επεξεργάζονται μόνο μηνύματα που λήφθηκαν μετά τη σύνδεση, με καθυστέρηση λίγων λεπτών. Επίσης ελέγξτε ότι η κατάσταση σύνδεσης είναι Active και όχι Paused.
Sign-in fails entirely	Επαληθεύστε ότι το γραμματοκιβώτιο φιλοξενείται πραγματικά στη Microsoft (δείτε την ενότητα "Ποια διευθύνσεις email λειτουργούν;" παραπάνω).

Απόρρητο

Το ChatReact δημιουργεί μόνο σχέδια και δεν μπορεί να στείλει email — η άδεια αποστολής δεν ζητείται ποτέ.
Τα access tokens αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα· τα περιεχόμενα των email επεξεργάζονται παροδικά και δεν αποθηκεύονται μόνιμα από το ChatReact. Μόνο ο αποστολέας, το θέμα και το αποτέλεσμα της κατηγοριοποίησης εμφανίζονται στο activity log.
Η αποσύνδεση ενός γραμματοκιβωτίου διαγράφει αμέσως την αποθηκευμένη πρόσβαση μαζί με τις κατηγορίες και το activity log της σύνδεσης. Τα email σας στο Outlook δεν επηρεάζονται ποτέ.