Asistente de correo electrónico

El Asistente de correo electrónico conecta un buzón con uno de sus chatbots. ChatReact entonces clasifica automáticamente los correos entrantes en categorías y —cuando su chatbot tiene las instrucciones y el conocimiento adecuados— prepara borradores de respuesta directamente en su bandeja de entrada.

ChatReact nunca envía correos. Solo crea borradores. Usted siempre revisa y envía cada respuesta personalmente. Técnicamente, ChatReact ni siquiera solicita el permiso para enviar correo.

Requisitos

Plan ChatReact Professional o superior
Un chatbot con una base de conocimientos rellenada (el chatbot responde los correos, por lo que necesita conocer su negocio)
Un buzón que esté alojado en Microsoft — vea la siguiente sección, este es el obstáculo más común

El número de buzones que puede conectar depende de su plan: Professional permite 1 buzón, Enterprise y Agency Starter permiten 3, Agency Pro permite 10 y Agency Business permite 25. Una vez que alcance su límite, la tarjeta "Connect a mailbox" se oculta hasta que actualice o desconecte un buzón existente.

¿Qué direcciones de correo funcionan?

Esto es importante: no basta con que una dirección aparezca en su aplicación Outlook. La aplicación Outlook puede mostrar buzones de muchos proveedores diferentes, pero ChatReact se conecta al propio buzón —y eso solo funciona cuando Microsoft aloja el buzón.

Estas funcionan:

✅ Buzones de Microsoft 365 para empresas (también llamados Exchange Online) — incluidas direcciones con su propio dominio, p. ej. [email protected], siempre que su correo funcione en Microsoft 365
✅ Cuentas personales de Microsoft — direcciones que terminan en @outlook.com, @hotmail.com o @live.com

Estas NO funcionan:

❌ Direcciones que solo están añadidas a la aplicación Outlook vía IMAP/POP — p. ej. una dirección de Gmail, GMX o de un hosting web que lea en Outlook. El correo en sí está almacenado en el otro proveedor, por lo que Microsoft no puede conceder a ChatReact el acceso.
❌ Gmail / Google Workspace (soporte en nuestra hoja de ruta)
❌ Servidores Exchange autoalojados (on-premises) que no están conectados a Microsoft 365

¿No está seguro? Haga esta comprobación de 30 segundos: abra outlook.office.com en su navegador e inicie sesión con la dirección de correo que desea conectar. Si su buzón se abre allí, está alojado en Microsoft y funcionará con ChatReact. Si el inicio de sesión falla o su correo no está ahí, pregunte a su socio de TI o proveedor de hosting dónde está alojado su correo.

Conectar su buzón, paso a paso

Paso 1: Abra el Asistente de correo electrónico

Inicie sesión en ChatReact y haga clic en Email Assistant en la barra lateral izquierda. Si la entrada muestra un icono de candado, su plan actual aún no incluye la función.

Paso 2: Elija el chatbot

Si tiene más de un chatbot, elija el que debe responder desde este buzón bajo Chatbot that powers this mailbox. Su base de conocimientos, instrucciones y personalidad (incluida la forma de tratamiento formal/informal) se usarán para los borradores de respuesta.

Paso 3: Haga clic en "Connect Outlook"

Será redirigido a la página oficial de inicio de sesión de Microsoft (login.microsoftonline.com). ChatReact nunca ve su contraseña — usted la introduce únicamente en Microsoft.

Paso 4: Inicie sesión con la cuenta correcta

Este es el error más común: inicie sesión con el buzón que desea conectar —no con su cuenta personal de Microsoft.

Si Microsoft ya muestra una lista de cuentas, elija la correcta.
Si el buzón no aparece en la lista, haga clic en "Use another account" e introduzca la dirección (p. ej. [email protected]) y su contraseña.

La cuenta con la que inicie sesión será el buzón que se conecte.

Paso 5: Acepte los permisos

Microsoft muestra qué permisos solicita ChatReact: leer su correo, crear borradores, organizar carpetas y categorías. Fíjese en lo que no aparece en la lista — el envío de correos. Haga clic en Accept.

Paso 6: Si ve "Approval required"

En muchas empresas, los empleados no pueden aprobar aplicaciones por sí mismos. Microsoft entonces muestra un mensaje como "Approval required" o "This app requires your admin's approval". Eso es una configuración de seguridad de su empresa, no un error.

Dos formas de resolverlo:

Un administrador conecta primero: pida a su administrador de Microsoft 365 que realice estos mismos pasos una vez. En la pantalla de permisos pueden marcar "Consent on behalf of your organization" — después de eso, cualquier empleado puede conectar su buzón sin más aprobaciones. (Si en el proceso se conecta el propio buzón del administrador y eso no se desea, simplemente desconéctelo en ChatReact después — véase más abajo.)
Aprobación en el centro de administración: alternativamente, el administrador abre el Microsoft Entra admin center, busca la aplicación ChatReact en Enterprise applications y concede el consentimiento de administrador allí.

Después, repita la conexión desde el Paso 3.

Paso 7: Listo — compruebe el resultado

Se le redirige de vuelta a ChatReact y verá el mensaje "Mailbox connected successfully". Su tarjeta de conexión muestra la dirección del buzón y el estado Active. ChatReact también creó un conjunto de categorías iniciales (p. ej. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam) que puede renombrar, eliminar o ampliar en cualquier momento.

Qué sucede después de conectar

ChatReact solo procesa el correo que llega después de que se realizó la conexión. Su historial de bandeja de entrada existente nunca se toca.
El correo nuevo se recoge automáticamente cada pocos minutos, se categoriza y se etiqueta o archiva en Outlook.
Lo que ocurre con un correo lo deciden las acciones de su categoría (véase la siguiente sección).
Solo se crea un borrador de respuesta cuando todas estas condiciones son verdaderas: la categoría tiene la acción Create reply draft con sus propias instrucciones, la creación de borradores está habilitada para la conexión, el correo es una consulta genuina y la base de conocimientos de su chatbot cubre realmente la pregunta. De lo contrario, ChatReact deliberadamente omite el borrador — la lista de Activity siempre muestra qué se hizo y por qué.

Pausar organización o creación de borradores

Cada buzón conectado tiene dos interruptores independientes en su tarjeta de conexión:

Categorize & organize emails — activa o desactiva la categorización automática y el archivado en Outlook
Create reply drafts — activa o desactiva la creación de borradores de respuesta

Desactive cualquiera de los dos para pausar esa parte del Asistente de correo electrónico para un buzón sin desconectarlo.

¿No aparecen borradores? Revise la lista de Activity en la página del Asistente de correo electrónico. Las razones más frecuentes son instrucciones de borrador faltantes en la categoría (edite la categoría → Create reply draft → añada instrucciones), una base de conocimientos vacía o haber alcanzado la cuota mensual de borradores de su plan — cuando eso ocurre, la lista de Activity muestra "Draft quota reached" junto con el conteo usado/límite.

Categorías: reglas con acciones

Cada categoría es una regla compuesta por dos partes:

Cuando — la descripción decide qué correos pertenecen a esta categoría. ChatReact clasifica cada correo entrante en exactamente una categoría. Cuanto más precisa sea la descripción, mejor será la clasificación.
Qué — las acciones deciden qué sucede con esos correos. Se pueden combinar libremente:

Action	What it does
Tag in Outlook	Aplica el nombre de la categoría como una categoría coloreada en Outlook.
Move to folder	Mueve el correo a una carpeta de su buzón — una subcarpeta de la bandeja de entrada, una de sus propias carpetas, el archivo, correo no deseado o la papelera. Puede crear una nueva carpeta de bandeja de entrada directamente desde el selector de carpetas.
Create reply draft	Crea un borrador de respuesta en el hilo — siguiendo las instrucciones que defina para la categoría.

Las acciones siempre se ejecutan en este orden: etiquetar → borrador → mover.

Papelera: los correos solo se mueven a la papelera cuando la IA está muy segura sobre la categoría — de lo contrario solo se etiquetan. Nada se borra de forma permanente. Papelera y borradores no se pueden combinar.

Instrucciones para los borradores de respuesta

Los hechos en un borrador siempre provienen de la base de conocimientos de su chatbot. Las instrucciones de una categoría describen cómo se responden los correos de ese tipo: tono, estructura, siguiente paso — y lo que la IA no debe hacer (p. ej. "nunca citar precios" o "nunca confirmar una cita").

Sin instrucciones, no hay borrador. La categoría entonces muestra "Draft instructions missing".
Insert template le ofrece instrucciones probadas, p. ej. para consultas de servicio, solicitudes de presupuesto, solicitudes de cita, solicitudes de soporte o candidaturas — adáptelas a sus necesidades.
Opcionalmente añada una respuesta de ejemplo. Solo se usa como modelo de tono, longitud y estructura; los hechos nunca se extraen de ella.

Reglas generales para todos los borradores

Las reglas que deben aplicarse a cada borrador —y, por lo general, también al chat— se crean bajo Knowledge Base → Instructions con Applies to: Chat + Email. La tarjeta General rules for all drafts en la página del Asistente de correo electrónico las enumera. Si una regla general y una instrucción de categoría entran en conflicto, la instrucción de la categoría prevalece.

Las instrucciones solían tener un canal "Email only". Se movieron automáticamente a sus categorías con borradores habilitados (p. ej. "To Respond") y ahora aparecen allí como instrucciones de borrador.

Configurar una firma

La tarjeta Signature le permite diseñar el bloque que se añade debajo de cada borrador de respuesta —con logo, enlaces y formato. Cuando conecta un buzón, ChatReact genera automáticamente una firma predeterminada a partir de los datos de su empresa (nombre de la empresa, sitio web vinculado y logo).

El modo Visual le permite editar la firma directamente; el botón Image inserta una imagen mediante URL o carga (las imágenes subidas se recortan, redimensionan y comprimen automáticamente).
El modo HTML le permite pegar una firma existente como HTML —incluidos diseños en tabla— con una vista previa en vivo mostrada debajo del editor.
Una vez que se establece una firma, la IA termina su borrador con una línea de cierre y deja la firma al bloque que usted haya definido.

Contactos: lo que el asistente recuerda

ChatReact crea automáticamente un perfil para cada remitente: nombre, empresa, estado del cliente (Customer, Prospect, Supplier, etc.), si se les trata de forma formal o informal y hechos individuales relevantes. Esta información alimenta todos los futuros borradores de respuesta —incluida la elección de la forma de tratamiento adecuada para ese contacto.

Abra Contacts para ver y editar todos los perfiles. Sus ediciones manuales siempre tienen prioridad y nunca son sobrescritas por la IA. También puede añadir notas internas, que se usan como contexto para los borradores pero nunca se citan directamente.

Resolver problemas comunes

Problem	Solution
Connected the wrong mailbox	Haga clic en Disconnect en la tarjeta de conexión, luego conecte de nuevo y elija "Use another account" en la página de inicio de sesión de Microsoft.
Status shows Reconnect required	Microsoft invalidó el acceso guardado (p. ej. tras un cambio de contraseña). Haga clic en Reconnect e inicie sesión de nuevo. Sus categorías e historial se conservan.
"Approval required" during sign-in	Véase el Paso 6 más arriba — su administrador de Microsoft 365 debe aprobar la aplicación una vez.
Emails are not being processed	Solo se procesa el correo recibido después de conectar, con un retraso de unos minutos. También compruebe que el estado de la conexión sea Active y no Paused.
Sign-in fails entirely	Verifique que el buzón esté realmente alojado en Microsoft (véase "¿Qué direcciones de correo funcionan?" arriba).

Privacidad

ChatReact crea solo borradores y no puede enviar correos — el permiso de envío nunca se solicita.
Los tokens de acceso se almacenan cifrados; los contenidos de los correos se procesan de forma transitoria y no se almacenan de forma permanente en ChatReact. Solo el remitente, el asunto y el resultado de la categorización aparecen en el registro de actividad.
Desconectar un buzón elimina inmediatamente el acceso almacenado junto con las categorías y el registro de actividad de esa conexión. Sus correos en Outlook nunca se ven afectados.