Asistent Email

Asistentul Email conectează o căsuță poștală la unul dintre chatboții dumneavoastră. ChatReact sortează automat emailurile primite în categorii și — atunci când chatbotul are instrucțiunile și cunoștințele potrivite — pregătește schițe de răspuns direct în căsuța dumneavoastră de e-mail.

ChatReact nu trimite niciodată emailuri. Creează doar schițe. Dumneavoastră revizuiți și trimiteți fiecare răspuns personal. Tehnic, ChatReact nici măcar nu solicită permisiunea de a trimite emailuri.

Cerințe

Planul ChatReact Professional sau superior
Un chatbot cu o bază de cunoștințe completată (chatbotul răspunde la emailuri, deci trebuie să cunoască afacerea dumneavoastră)
O căsuță poștală care este găzduită la Microsoft — vedeți secțiunea următoare, acesta este cel mai frecvent punct problematic

Care adrese de email funcționează?

Acest lucru este important: nu este suficient ca o adresă să apară în aplicația Outlook. Aplicația Outlook poate afișa căsuțe poștale de la mulți furnizori diferiți, dar ChatReact se conectează la căsuța poștală în sine — iar asta funcționează doar atunci când Microsoft găzduiește căsuța poștală.

Acestea funcționează:

✅ Căsuțe poștale Microsoft 365 business (numite și Exchange Online) — inclusiv adrese cu domeniul dumneavoastră, ex. [email protected], atâta timp cât emailul dumneavoastră rulează pe Microsoft 365
✅ Conturi Microsoft personale — adrese care se termină în @outlook.com, @hotmail.com sau @live.com

Acestea NU funcționează:

❌ Adrese care sunt doar adăugate în aplicația Outlook prin IMAP/POP — ex. un Gmail, GMX sau o adresă din gazduire web pe care o citiți în Outlook. Emailurile sunt stocate la celălalt furnizor, deci Microsoft nu poate acorda ChatReact acces la ele.
❌ Gmail / Google Workspace (suportul este pe foaia noastră de parcurs)
❌ Servere Exchange găzduite local (on-premises) care nu sunt conectate la Microsoft 365

Nu sunteți sigur? Faceți această verificare de 30 de secunde: deschideți outlook.office.com în browser și autentificați-vă cu adresa de email pe care doriți să o conectați. Dacă căsuța poștală se deschide acolo, este găzduită la Microsoft și va funcționa cu ChatReact. Dacă autentificarea eșuează sau emailul nu este acolo, întrebați partenerul IT sau furnizorul de găzduire unde este găzduit emailul dumneavoastră.

Conectarea căsuței poștale, pas cu pas

Pasul 1: Deschideți Asistentul Email

Autentificați-vă în ChatReact și faceți clic pe Asistent Email în bara laterală din stânga. Dacă intrarea afișează o pictogramă de blocare, planul dumneavoastră curent nu include încă funcția.

Pasul 2: Alegeți chatbotul

Dacă aveți mai mult de un chatbot, alegeți cel care ar trebui să răspundă din această căsuță poștală sub Chatbot that powers this mailbox. Baza sa de cunoștințe, instrucțiunile și personalitatea (inclusiv adresarea formală/informală) vor fi folosite pentru schițele de răspuns.

Pasul 3: Faceți clic pe "Connect Outlook"

Veți fi redirecționat către pagina oficială de autentificare Microsoft (login.microsoftonline.com). ChatReact nu vă vede niciodată parola — o introduceți doar la Microsoft.

Pasul 4: Autentificați-vă cu contul corect

Aceasta este greșeala cea mai frecventă: autentificați-vă cu căsuța poștală pe care doriți să o conectați — nu cu contul dumneavoastră Microsoft personal.

Dacă Microsoft afișează deja o listă de conturi, alegeți pe cel corect.
Dacă căsuța poștală nu este listată, faceți clic pe "Use another account" și introduceți adresa (ex. [email protected]) și parola acesteia.

Oricare cont folosiți pentru autentificare devine căsuța poștală conectată.

Pasul 5: Acceptați permisiunile

Microsoft afișează ce permisiuni solicită ChatReact: citirea emailurilor, crearea de schițe, organizarea folderelor și categoriilor. Observați ce nu este în listă — trimiterea emailurilor. Faceți clic pe Accept.

Pasul 6: Dacă vedeți "Approval required"

În multe companii, angajaților nu li se permite să aprobe aplicații singuri. Microsoft afișează atunci un mesaj de genul "Approval required" sau "This app requires your admin's approval". Aceasta este o setare de securitate a companiei dumneavoastră, nu o eroare.

Două modalități de rezolvare:

Un administrator se conectează primul: rugați administratorul Microsoft 365 să parcurgă aceiași pași o dată. Pe ecranul de permisiuni poate bifa "Consent on behalf of your organization" — după aceea, fiecare angajat poate conecta căsuța poștală fără aprobări suplimentare. (Dacă în proces se conectează căsuța poștală a administratorului și acest lucru nu este dorit, deconectați-o pur și simplu din ChatReact ulterior — vedeți mai jos.)
Aprobarea în centrul de administrare: alternativ, administratorul deschide Microsoft Entra admin center, caută aplicația ChatReact la Enterprise applications și acordă consimțământul de administrator acolo.

După aceea, repetați conectarea din Pasul 3.

Pasul 7: Gata — verificați rezultatul

Veți fi redirecționat înapoi la ChatReact și veți vedea mesajul "Mailbox connected successfully". Cardul conexiunii afișează adresa căsuței poștale și starea Active. ChatReact a creat, de asemenea, un set de categorii inițiale (ex. To Respond, FYI, Newsletters) pe care le puteți redenumi, șterge sau extinde în orice moment.

Ce se întâmplă după conectare

ChatReact procesează doar emailurile care sosesc după realizarea conexiunii. Istoricul existent din inbox nu este niciodată atins.
Emailurile noi sunt preluate automat la câteva minute, sunt categorisite și etichetate sau arhivate în Outlook.
O schiță de răspuns este creată doar când toate următoarele sunt adevărate: categoria permite schițe, crearea schițelor este activată pentru conexiune, emailul este o solicitare autentică, chatbotul dumneavoastră are cel puțin o instrucțiune activă pentru canalul Email, și baza sa de cunoștințe acoperă efectiv întrebarea. În caz contrar, ChatReact omit intenționat crearea schiței — lista Activity arată întotdeauna ce s-a făcut și de ce.

Nu apar schițe? Verificați lista Activity pe pagina Asistent Email. Cele mai frecvente motive sunt lipsa unei instrucțiuni pentru email (adăugați una sub Knowledge Base → Instructions cu canalul "Email") sau o bază de cunoștințe goală.

Remedierea problemelor frecvente

Problem	Solution
Connected the wrong mailbox	Click Disconnect on the connection card, then connect again and choose "Use another account" on the Microsoft sign-in page.
Status shows Reconnect required	Microsoft invalidated the saved access (e.g. after a password change). Click Reconnect and sign in again. Your categories and history are kept.
"Approval required" during sign-in	See Step 6 above — your Microsoft 365 administrator has to approve the app once.
Emails are not being processed	Only mail received after connecting is processed, with a delay of a few minutes. Also check that the connection status is Active and not Paused.
Sign-in fails entirely	Verify the mailbox is actually hosted at Microsoft (see "Which email addresses work?" above).

Confidențialitate

ChatReact creează doar schițe și nu poate trimite emailuri — permisiunea de trimitere nu este niciodată solicitată.
Token-urile de acces sunt stocate criptat; conținutul emailurilor este procesat tranzitoriu și nu este stocat permanent de ChatReact. Doar expeditorul, subiectul și rezultatul categorisirii apar în jurnalul de activitate.
Deconectarea unei căsuțe poștale șterge imediat accesul stocat. Emailurile dumneavoastră din Outlook nu sunt niciodată afectate.