Asistent de e-mail

Asistentul de e-mail conectează o cutie poștală la unul dintre chatbot-urile dumneavoastră. ChatReact sortează automat e-mailurile primite în categorii și — atunci când chatbot-ul are instrucțiunile și cunoștințele potrivite — pregătește drafturi de răspuns direct în căsuța dumneavoastră de e-mail.

ChatReact nu trimite niciodată e‑mailuri. Creează doar drafturi. Dumneavoastră revizuiți și trimiteți personal fiecare răspuns. Din punct de vedere tehnic, ChatReact nici măcar nu solicită permisiunea de a trimite e‑mail.

Cerințe

Planul ChatReact Professional sau superior
Un chatbot cu o bază de cunoștințe completă (chatbot-ul răspunde e‑mailurilor, deci trebuie să cunoască activitatea dumneavoastră)
O cutie poștală care este găzduită la Microsoft — vedeți secțiunea următoare, acesta este cel mai comun obstacol

Numărul de cutii poștale pe care le puteți conecta depinde de planul dumneavoastră: Professional permite 1 cutie poștală, Enterprise și Agency Starter permit 3, Agency Pro permite 10, iar Agency Business permite 25. Odată ce atingeți limita, cardul "Connect a mailbox" este ascuns până la upgrade sau deconectarea unei cutii poștale existente.

Ce adrese de e‑mail funcționează?

Acesta este important: nu este suficient ca o adresă să apară în aplicația Outlook. Aplicația Outlook poate afișa cutii poștale de la foarte mulți furnizori diferiți, dar ChatReact se conectează la cutia poștală propriu‑zisă — iar asta funcționează doar atunci când Microsoft găzduiește cutia poștală.

Acestea funcționează:

✅ Cutii poștale Microsoft 365 business (numite și Exchange Online) — inclusiv adrese cu propriul dumneavoastră domeniu, ex. [email protected], atâta timp cât e‑mailul rulează pe Microsoft 365
✅ Conturi Microsoft personale — adrese care se termină în @outlook.com, @hotmail.com sau @live.com

Acestea NU funcționează:

❌ Adrese care sunt doar adăugate în aplicația Outlook prin IMAP/POP — ex. un Gmail, GMX sau o adresă de hosting web pe care o citiți în Outlook. E‑mailul în sine este stocat la celălalt furnizor, astfel că Microsoft nu poate acorda ChatReact acces la el.
❌ Gmail / Google Workspace (suportul este în roadmap)
❌ Servere Exchange găzduite local (on‑premises) care nu sunt conectate la Microsoft 365

Nu sunteți sigur? Faceți această verificare de 30 de secunde: deschideți outlook.office.com în browser și autentificați‑vă cu adresa de e‑mail pe care doriți să o conectați. Dacă cutia poștală se deschide acolo, este găzduită la Microsoft și va funcționa cu ChatReact. Dacă autentificarea eșuează sau e‑mailul nu este acolo, întrebați partenerul dumneavoastră IT sau furnizorul de hosting unde este găzduit e‑mailul.

Conectarea cutiei poștale, pas cu pas

Pasul 1: Deschideți Asistentul de e‑mail

Autentificați‑vă în ChatReact și faceți clic pe Email Assistant în bara laterală din stânga. Dacă intrarea afișează o pictogramă de lacăt, planul dumneavoastră actual nu include încă funcționalitatea.

Pasul 2: Alegeți chatbot‑ul

Dacă aveți mai mult de un chatbot, alegeți cel care ar trebui să răspundă pentru această cutie poștală sub Chatbot that powers this mailbox. Baza sa de cunoștințe, instrucțiunile și personalitatea (inclusiv adresarea formală/informală) vor fi folosite pentru drafturile de răspuns.

Pasul 3: Faceți clic pe "Connect Outlook"

Veți fi redirecționat către pagina oficială de autentificare Microsoft (login.microsoftonline.com). ChatReact nu vede niciodată parola — o introduceți numai la Microsoft.

Pasul 4: Autentificați‑vă cu contul corect

Aceasta este greșeala cea mai frecventă: autentificați‑vă cu cutia poștală pe care doriți să o conectați — nu cu contul dumneavoastră Microsoft privat.

Dacă Microsoft afișează deja o listă de conturi, selectați pe cel corect.
Dacă cutia poștală nu este listată, faceți clic pe "Use another account" și introduceți adresa (de ex. [email protected]) și parola acesteia.

Contul cu care vă autentificați este cutia poștală care va fi conectată.

Pasul 5: Acceptați permisiunile

Microsoft afișează permisiunile pe care le solicită ChatReact: citirea e‑mailurilor, crearea drafturilor, organizarea folderelor și categoriilor. Observați ce nu este în listă — trimiterea e‑mailurilor. Faceți clic pe Accept.

Pasul 6: Dacă vedeți "Approval required"

În multe companii, angajaților nu le este permis să aprobe aplicații singuri. Microsoft afișează atunci un mesaj precum "Approval required" sau "This app requires your admin's approval". Aceasta este o setare de securitate a companiei, nu o eroare.

Două modalități de rezolvare:

Un administrator se conectează mai întâi: rugați administratorul Microsoft 365 să parcurgă aceiași pași o dată. Pe ecranul de permisiuni poate bifa "Consent on behalf of your organization" — după aceea, fiecare angajat poate conecta cutia poștală fără aprobare suplimentară. (Dacă în proces cutia poștală a administratorului este conectată și acest lucru nu este dorit, deconectați‑o pur și simplu în ChatReact ulterior — vezi mai jos.)
Aprobare în centrul de administrare: alternativ, administratorul deschide Microsoft Entra admin center, caută aplicația ChatReact sub Enterprise applications și acordă consimțământul de administrator acolo.

După aceea, repetați conectarea de la Pasul 3.

Pasul 7: Gata — verificați rezultatul

Veți fi redirecționat înapoi în ChatReact și veți vedea mesajul "Mailbox connected successfully". Cardul conexiunii afișează adresa cutiei poștale și starea Active. ChatReact a creat, de asemenea, un set de categorii inițiale (de ex. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam) pe care le puteți redenumi, șterge sau extinde oricând.

Ce se întâmplă după conectare

ChatReact procesează doar e‑mailurile care sosesc după efectuarea conexiunii. Istoricul existent din inbox nu este niciodată atins.
E‑mailurile noi sunt preluate automat la câteva minute, sunt categorizate și marcate sau arhivate în Outlook.
Ce se întâmplă cu un e‑mail este decis de acțiunile categoriei respective (vedeți secțiunea următoare).
Un draft de răspuns este creat numai când toate următoarele sunt adevărate: categoria are acțiunea Create reply draft cu propriile sale instrucțiuni, redactarea este activată pentru conexiune, e‑mailul este o cerere autentică, iar baza de cunoștințe a chatbot‑ului acoperă de fapt întrebarea. Altfel, ChatReact omite în mod deliberat crearea draftului — lista Activity afișează întotdeauna ce s‑a făcut și de ce.

Pauzarea organizării sau redactării

Fiecare cutie poștală conectată are două comutatoare independente pe cardul de conexiune:

Categorize & organize emails — activează sau dezactivează categorisirea automată și arhivarea în Outlook
Create reply drafts — activează sau dezactivează redactarea drafturilor de răspuns

Dezactivați oricare dintre ele pentru a pune în pauză acea parte a Asistentului de e‑mail pentru o cutie poștală fără a o deconecta.

Nu apar drafturi? Verificați lista Activity pe pagina Email Assistant. Cele mai frecvente motive sunt lipsa instrucțiunilor de draft în categorie (editați categoria → Create reply draft → adăugați instrucțiuni), o bază de cunoștințe goală sau atingerea cotei lunare de drafturi din planul dumneavoastră — când se întâmplă acest lucru, lista Activity afișează "Draft quota reached" împreună cu numărul folosit/limită.

Categorii: reguli cu acțiuni

Fiecare categorie este o regulă formată din două părți:

Când — descrierea decide care e‑mailuri aparțin acestei categorii. ChatReact sortează fiecare e‑mail primit într‑o singură categorie. Cu cât descrierea este mai precisă, cu atât sortarea este mai bună.
Ce — acțiunile decid ce se întâmplă cu aceste e‑mailuri. Pot fi combinate liber:

Action	What it does
Tag in Outlook	Aplică numele categoriei ca o categorie colorată în Outlook.
Move to folder	Mută e‑mailul într‑un folder al cutiei dumneavoastră poștale — un subfolder al inboxului, unul dintre folderele dumneavoastră, arhiva, junk email sau coșul de gunoi. Puteți crea un folder nou din inbox direct din selectorul de foldere.
Create reply draft	Creează un draft de răspuns în thread — urmând instrucțiunile pe care le setați pentru categorie.

Acțiunile rulează întotdeauna în această ordine: tag → draft → move.

Coșul de gunoi: e‑mailurile sunt mutate în coșul de gunoi doar când AI‑ul este foarte sigur de categorie — altfel ele sunt doar marcate. Nimic nu este șters definitiv. Coșul și drafturile de răspuns nu pot fi combinate.

Instrucțiuni pentru drafturile de răspuns

Faptele dintr‑un draft provin întotdeauna din baza de cunoștințe a chatbot‑ului dumneavoastră. Instrucțiunile unei categorii descriu cum sunt răspunse e‑mailurile de acel tip: ton, structură, pasul următor — și ce nu trebuie să facă AI‑ul (de ex. "nu citați niciodată prețuri" sau "nu confirmați niciodată o întâlnire").

Fără instrucțiuni, fără draft. Categoria afișează atunci "Draft instructions missing".
Insert template vă oferă instrucțiuni testate, ex. pentru cereri de service, solicitări de ofertă, solicitări de programare, cereri de suport sau aplicații de job — adaptați‑le după necesități.
Opțional adăugați un exemplu de răspuns. Acesta este folosit doar ca model pentru ton, lungime și structura; faptele nu sunt luate niciodată din el.

Reguli generale pentru toate drafturile

Reguli care ar trebui să se aplice fiecărui draft — și de obicei și chatului — sunt create sub Knowledge Base → Instructions cu Applies to: Chat + Email. Cardul General rules for all drafts de pe pagina Email Assistant le listează. Dacă o regulă generală și o instrucțiune de categorie intră în conflict, instrucțiunea categoriei are prioritate.

Instrucțiunile aveau anterior un canal "Email only". Ele au fost mutate automat în categoriile dumneavoastră cu drafturi de răspuns activat (de ex. "To Respond") și acum apar acolo ca instrucțiuni de draft.

Configurarea unei semnături

Cardul Signature vă permite să proiectați blocul care se atașează sub fiecare draft de răspuns — cu logo, linkuri și formatare. Când conectați o cutie poștală, ChatReact generează automat o semnătură implicită din datele companiei dumneavoastră (numele companiei, site‑ul legat și logo).

Modul Visual vă permite să editați semnătura direct; butonul Image inserează o imagine prin URL sau încărcare (imaginile încărcate sunt decupate, redimensionate și comprimate automat).
Modul HTML vă permite să lipiți o semnătură existentă ca HTML — inclusiv machete cu tabele — cu o previzualizare live afișată sub editor.
Odată ce semnătura este setată, AI‑ul încheie draftul cu o linie de încheiere și lasă semnătura să conțină formula de despărțire.

Contacte: ce își amintește asistentul

ChatReact construiește automat un profil pentru fiecare expeditor: nume, companie, statut de client (Customer, Prospect, Supplier etc.), dacă sunt adresate formal sau informal, și fapte notabile individuale. Aceste informații sunt folosite la fiecare draft de răspuns viitor — inclusiv la alegerea formei de adresare potrivite pentru acel contact.

Deschideți Contacts pentru a vizualiza și edita toate profilurile. Modificările manuale ale dumneavoastră au întotdeauna prioritate și nu sunt niciodată suprascrise de AI. De asemenea, puteți adăuga note interne, care sunt folosite ca context pentru drafturi, dar nu sunt citate niciodată direct.

Remedierea problemelor frecvente

Problem	Solution
Connected the wrong mailbox	Faceți clic pe Disconnect pe cardul de conexiune, apoi conectați din nou și alegeți "Use another account" pe pagina de autentificare Microsoft.
Status shows Reconnect required	Microsoft a invalidat accesul salvat (de ex. după o schimbare de parolă). Faceți clic pe Reconnect și autentificați‑vă din nou. Categoriile și istoricul dumneavoastră sunt păstrate.
"Approval required" during sign-in	Vezi Pasul 6 de mai sus — administratorul Microsoft 365 trebuie să aprobe aplicația o singură dată.
Emails are not being processed	Doar poșta primită după conectare este procesată, cu o întârziere de câteva minute. Verificați, de asemenea, ca starea conexiunii să fie Active și nu Paused.
Sign-in fails entirely	Verificați că cutia poștală este într‑adevăr găzduită la Microsoft (vedeți "Ce adrese de e‑mail funcționează?" mai sus).

Confidențialitate

ChatReact creează doar drafturi și nu poate trimite e‑mailuri — permisiunea de trimitere nu este niciodată solicitată.
Tokenurile de acces sunt stocate criptat; conținutul e‑mailurilor este procesat tranzitoriu și nu este stocat permanent de ChatReact. Doar expeditorul, subiectul și rezultatul categorisirii apar în jurnalul de activitate.
Deconectarea unei cutii poștale șterge imediat accesul stocat împreună cu categoriile și jurnalul de activitate ale acelei conexiuni. E‑mailurile dumneavoastră din Outlook nu sunt niciodată afectate.