Assistant Email

L'Assistant Email connecte une boîte aux lettres à l'un de vos chatbots. ChatReact trie ensuite automatiquement les e-mails entrants en catégories et — lorsque votre chatbot dispose des bonnes instructions et connaissances — prépare des brouillons de réponse directement dans votre boîte de réception.

ChatReact n'envoie jamais d'e-mails. Il crée uniquement des brouillons. Vous révisez et envoyez toujours chaque réponse vous-même. Techniquement, ChatReact ne demande même pas la permission d'envoyer des e-mails.

Exigences

Plan ChatReact Professional ou supérieur
Un chatbot avec une base de connaissances remplie (le chatbot répond aux e-mails, il doit donc connaître votre activité)
Une boîte aux lettres hébergée chez Microsoft — voir la section suivante, c'est le point le plus fréquent de blocage

Quelles adresses e-mail fonctionnent ?

Ceci est important : il ne suffit pas qu'une adresse apparaisse dans votre application Outlook. L'application Outlook peut afficher des boîtes aux lettres de nombreux fournisseurs différents, mais ChatReact se connecte à la boîte aux lettres elle-même — et cela ne fonctionne que lorsque Microsoft héberge la boîte aux lettres.

Celles-ci fonctionnent :

✅ Boîtes aux lettres Microsoft 365 pour entreprises (aussi appelées Exchange Online) — y compris les adresses avec votre propre domaine, p. ex. [email protected], tant que votre e-mail fonctionne sur Microsoft 365
✅ Comptes Microsoft personnels — adresses se terminant par @outlook.com, @hotmail.com ou @live.com

Celles-ci NE fonctionnent PAS :

❌ Adresses ajoutées uniquement à l'application Outlook via IMAP/POP — p. ex. une adresse Gmail, GMX ou d'hébergement web que vous lisez dans Outlook. Les e-mails sont stockés chez l'autre fournisseur, donc Microsoft ne peut pas accorder l'accès à ChatReact.
❌ Gmail / Google Workspace (le support est prévu sur notre feuille de route)
❌ Serveurs Exchange auto-hébergés (on-premises) qui ne sont pas connectés à Microsoft 365

Pas sûr ? Faites cette vérification de 30 secondes : ouvrez outlook.office.com dans votre navigateur et connectez-vous avec l'adresse e-mail que vous souhaitez connecter. Si votre boîte aux lettres s'ouvre là-bas, elle est hébergée chez Microsoft et fonctionnera avec ChatReact. Si la connexion échoue ou si vos e-mails n'y figurent pas, demandez à votre partenaire informatique ou à votre fournisseur d'hébergement où votre e-mail est hébergé.

Connexion de votre boîte aux lettres, étape par étape

Étape 1 : Ouvrez l'Assistant Email

Connectez-vous à ChatReact et cliquez sur Email Assistant dans la barre latérale gauche. Si l'entrée affiche une icône de verrou, votre plan actuel n'inclut pas encore la fonctionnalité.

Étape 2 : Choisissez le chatbot

Si vous avez plus d'un chatbot, choisissez celui qui doit répondre pour cette boîte aux lettres sous Chatbot that powers this mailbox. Sa base de connaissances, ses instructions et sa personnalité (y compris l'usage formel/informel de la deuxième personne) seront utilisées pour les brouillons de réponse.

Étape 3 : Cliquez sur "Connect Outlook"

Vous êtes redirigé vers la page de connexion officielle de Microsoft (login.microsoftonline.com). ChatReact ne voit jamais votre mot de passe — vous le saisissez uniquement chez Microsoft.

Étape 4 : Connectez-vous avec le bon compte

C'est l'erreur la plus fréquente : connectez-vous avec la boîte aux lettres que vous souhaitez connecter — pas avec votre compte Microsoft personnel.

Si Microsoft affiche déjà une liste de comptes, choisissez le bon.
Si la boîte aux lettres n'est pas listée, cliquez sur "Use another account" et saisissez l'adresse (p. ex. [email protected]) et son mot de passe.

Le compte avec lequel vous vous connectez devient la boîte aux lettres qui sera connectée.

Étape 5 : Acceptez les autorisations

Microsoft indique quelles autorisations ChatReact demande : lecture de vos e-mails, création de brouillons, organisation des dossiers et des catégories. Notez ce qui n'est pas dans la liste — l'envoi d'e-mails. Cliquez sur Accept.

Étape 6 : Si vous voyez "Approval required"

Dans de nombreuses entreprises, les employés ne sont pas autorisés à approuver eux-mêmes les applications. Microsoft affiche alors un message comme "Approval required" ou "This app requires your admin's approval". C'est un paramètre de sécurité de votre entreprise, pas une erreur.

Deux manières de résoudre cela :

Un administrateur se connecte d'abord : demandez à l'administrateur Microsoft 365 de suivre ces mêmes étapes une fois. Sur l'écran des autorisations, il peut cocher "Consent on behalf of your organization" — après cela, chaque employé pourra connecter sa boîte aux lettres sans approbation supplémentaire. (Si la boîte aux lettres de l'administrateur est connectée dans le processus et que cela n'est pas souhaité, il suffit de la déconnecter ensuite dans ChatReact — voir ci-dessous.)
Approbation dans le centre d'administration : alternativement, l'administrateur ouvre le Microsoft Entra admin center, recherche l'application ChatReact sous Enterprise applications et accorde le consentement administrateur là-bas.

Ensuite, répétez la connexion à partir de l'Étape 3.

Étape 7 : Terminé — vérifiez le résultat

Vous êtes redirigé vers ChatReact et voyez le message "Mailbox connected successfully". La carte de connexion affiche l'adresse de la boîte aux lettres et le statut Active. ChatReact a également créé un ensemble de catégories de démarrage (p. ex. To Respond, FYI, Newsletters) que vous pouvez renommer, supprimer ou étendre à tout moment.

Que se passe-t-il après la connexion

ChatReact ne traite que les e-mails reçus après la connexion. L'historique de votre boîte de réception existant n'est jamais touché.
Les nouveaux e-mails sont récupérés automatiquement toutes les quelques minutes, catégorisés et étiquetés ou classés dans Outlook.
Un brouillon de réponse n'est créé que lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies : la catégorie autorise les brouillons, la création de brouillons est activée pour la connexion, l'e-mail est une demande réelle, votre chatbot a au moins une instruction active pour le canal e-mail, et sa base de connaissances couvre effectivement la question. Sinon, ChatReact ignore délibérément la création du brouillon — la liste d'Activity montre toujours ce qui a été fait et pourquoi.

Aucun brouillon n'apparaît ? Consultez la liste d'Activity sur la page de l'Assistant Email. Les raisons les plus fréquentes sont une instruction e-mail manquante (ajoutez-en une sous Knowledge Base → Instructions avec le canal "Email") ou une base de connaissances vide.

Résolution des problèmes courants

Problème	Solution
Boîte aux lettres connectée par erreur	Cliquez sur Disconnect sur la carte de connexion, puis reconnectez-vous et choisissez "Use another account" sur la page de connexion Microsoft.
Le statut affiche Reconnect required	Microsoft a invalidé l'accès enregistré (p. ex. après un changement de mot de passe). Cliquez sur Reconnect et connectez-vous de nouveau. Vos catégories et votre historique sont conservés.
"Approval required" lors de la connexion	Voir l'Étape 6 ci‑dessus — votre administrateur Microsoft 365 doit approuver l'application une fois.
Les e-mails ne sont pas traités	Seuls les e-mails reçus après la connexion sont traités, avec un délai de quelques minutes. Vérifiez également que le statut de la connexion est Active et non Paused.
La connexion échoue totalement	Vérifiez que la boîte aux lettres est effectivement hébergée chez Microsoft (voir « Quelles adresses e-mail fonctionnent ? » ci‑dessus).

Confidentialité

ChatReact crée uniquement des brouillons et ne peut pas envoyer d'e-mails — l'autorisation d'envoi n'est jamais demandée.
Les jetons d'accès sont stockés chiffrés ; le contenu des e-mails est traité de manière transitoire et n'est pas stocké de façon permanente par ChatReact. Seuls l'expéditeur, l'objet et le résultat de la catégorisation apparaissent dans le journal d'activité.
La déconnexion d'une boîte aux lettres supprime immédiatement l'accès stocké. Vos e-mails dans Outlook ne sont jamais affectés.