Assistant e-mail

L'Assistant e-mail connecte une boîte aux lettres à l'un de vos chatbots. ChatReact trie ensuite automatiquement les e-mails entrants en catégories et — lorsque votre chatbot dispose des bonnes instructions et connaissances — prépare des brouillons de réponse directement dans votre boîte de réception.

Exigences

• Plan ChatReact Professional ou supérieur
• Un chatbot avec une base de connaissances remplie (le chatbot répond aux e-mails, il doit donc connaître votre activité)
• Une boîte aux lettres hébergée chez Microsoft — voir la section suivante, c'est l'obstacle le plus courant

Quelles adresses e-mail fonctionnent ?

Ceci est important : il n'est pas suffisant qu'une adresse apparaisse dans votre application Outlook. L'application Outlook peut afficher des boîtes aux lettres provenant de nombreux fournisseurs différents, mais ChatReact se connecte à la boîte aux lettres elle-même — et cela ne fonctionne que lorsque Microsoft héberge la boîte aux lettres.

Celles-ci fonctionnent :

• ✅ Boîtes Microsoft 365 business (également appelées Exchange Online) — y compris les adresses avec votre propre domaine, p. ex. [email protected], tant que votre e-mail fonctionne sur Microsoft 365
• ✅ Comptes Microsoft personnels — adresses se terminant par @outlook.com, @hotmail.com ou @live.com

Celles-ci NE fonctionnent PAS :

• ❌ Adresses uniquement ajoutées à l'application Outlook via IMAP/POP — par ex. une adresse Gmail, GMX ou d'hébergement web que vous lisez dans Outlook. Les e-mails sont stockés chez l'autre fournisseur, donc Microsoft ne peut pas accorder l'accès à ChatReact.
• ❌ Gmail / Google Workspace (la prise en charge est sur notre feuille de route)
• ❌ Serveurs Exchange auto-hébergés (on-premises) qui ne sont pas connectés à Microsoft 365

Connexion de votre boîte aux lettres, étape par étape

Étape 1 : Ouvrez l'Assistant e-mail

Connectez-vous à ChatReact et cliquez sur Email Assistant dans la barre latérale gauche. Si l'entrée affiche une icône de cadenas, votre plan actuel n'inclut pas encore la fonctionnalité.

Étape 2 : Choisissez le chatbot

Si vous avez plus d'un chatbot, choisissez celui qui doit répondre pour cette boîte aux lettres sous Chatbot that powers this mailbox. Sa base de connaissances, ses instructions et sa personnalité (y compris le choix du vouvoiement/tutoiement) seront utilisées pour les brouillons de réponse.

Étape 3 : Cliquez sur "Connect Outlook"

Vous êtes redirigé vers la page de connexion officielle de Microsoft (login.microsoftonline.com). ChatReact ne voit jamais votre mot de passe — vous le saisissez uniquement chez Microsoft.

Étape 4 : Connectez-vous avec le bon compte

C'est l'erreur la plus fréquente : connectez-vous avec la boîte aux lettres que vous souhaitez connecter — pas avec votre compte Microsoft privé.

• Si Microsoft affiche déjà une liste de comptes, choisissez le bon.
• Si la boîte aux lettres n'est pas répertoriée, cliquez sur "Use another account" et saisissez l'adresse (par ex. [email protected]) et son mot de passe.

Quel que soit le compte utilisé pour la connexion, c'est la boîte qui sera connectée.

Étape 5 : Acceptez les autorisations

Microsoft affiche les autorisations demandées par ChatReact : lecture de vos e-mails, création de brouillons, organisation des dossiers et catégories. Notez ce qui n'est pas dans la liste — l'envoi d'e-mails. Cliquez sur Accept.

Étape 6 : Si vous voyez « Approval required »

Dans de nombreuses entreprises, les employés ne sont pas autorisés à approuver eux-mêmes des applications. Microsoft affiche alors un message du type "Approval required" ou "This app requires your admin's approval". Il s'agit d'un paramètre de sécurité de votre entreprise, pas d'une erreur.

Deux façons de résoudre cela :

1. Un administrateur se connecte d'abord : demandez à votre administrateur Microsoft 365 d'exécuter ces mêmes étapes une fois. Sur l'écran des autorisations, il pourra cocher "Consent on behalf of your organization" — après cela, chaque employé pourra connecter sa boîte sans approbation supplémentaire. (Si la boîte de l'administrateur est connectée dans le processus et que ce n'est pas souhaité, il suffit de la déconnecter ensuite dans ChatReact — voir ci-dessous.)
2. Approbation dans le centre d'administration : alternativement, l'administrateur ouvre le Microsoft Entra admin center, recherche l'application ChatReact sous Enterprise applications et accorde le consentement administrateur là-bas.

Ensuite, répétez la connexion à partir de l'Étape 3.

Étape 7 : Terminé — vérifiez le résultat

Vous êtes redirigé vers ChatReact et voyez le message "Mailbox connected successfully". Votre carte de connexion affiche l'adresse de la boîte et le statut Active. ChatReact a également créé un ensemble de catégories de démarrage (p. ex. To Respond, FYI, Newsletters & Marketing, Notifications, Suspected Spam) que vous pouvez renommer, supprimer ou étendre à tout moment.

Ce qui se passe après la connexion

• ChatReact ne traite que les e-mails arrivant après la connexion. Votre historique de boîte de réception existant n'est jamais touché.
• Les nouveaux e-mails sont récupérés automatiquement toutes les quelques minutes, catégorisés, et étiquetés ou rangés dans Outlook.
• Ce qu'il advient d'un e-mail est décidé par les actions de sa catégorie (voir la section suivante).
• Un brouillon de réponse n'est créé que lorsque toutes ces conditions sont vraies : la catégorie a l'action Create reply draft avec ses propres instructions, la création de brouillons est activée pour la connexion, l'e-mail est une demande authentique, et la base de connaissances de votre chatbot couvre effectivement la question. Sinon, ChatReact omet délibérément le brouillon — la liste Activity affiche toujours ce qui a été fait et pourquoi.

Mettre en pause l'organisation ou la rédaction

Chaque boîte connectée dispose de deux interrupteurs indépendants sur sa carte de connexion :

• Categorize & organize emails — active ou désactive la catégorisation automatique et le classement dans Outlook
• Create reply drafts — active ou désactive la création de brouillons de réponse

Désactivez l'un ou l'autre pour mettre en pause cette partie de l'Assistant e-mail pour une boîte sans la déconnecter.

Catégories : règles avec actions

Chaque catégorie est une règle composée de deux parties :

• Quand — la description détermine quels e-mails appartiennent à cette catégorie. ChatReact trie chaque e-mail entrant dans exactement une catégorie. Plus la description est précise, meilleur est le tri.
• Quoi — les actions décident de ce qu'il advient de ces e-mails. Elles peuvent être combinées librement :

Les actions s'exécutent toujours dans cet ordre : tag → draft → move.

Instructions pour les brouillons de réponse

Les faits d'un brouillon proviennent toujours de la base de connaissances de votre chatbot. Les instructions d'une catégorie décrivent comment les e-mails de ce type doivent être répondus : ton, structure, étape suivante — et ce que l'IA ne doit pas faire (par ex. « ne jamais citer les prix » ou « ne jamais confirmer un rendez-vous »).

• Pas d'instructions, pas de brouillon. La catégorie affiche alors « Draft instructions missing ».
• Insert template vous propose des instructions éprouvées, p. ex. pour les demandes de service, demandes de devis, demandes de rendez-vous, demandes de support ou candidatures — adaptez-les à vos besoins.
• Ajoutez éventuellement une réponse exemple. Elle sert seulement de modèle pour le ton, la longueur et la structure ; les faits n'en sont jamais tirés.

Règles générales pour tous les brouillons

Les règles qui doivent s'appliquer à chaque brouillon — et généralement aussi au chat — sont créées sous Knowledge Base → Instructions avec Applies to: Chat + Email. La carte General rules for all drafts sur la page de l'Assistant e-mail les liste. Si une règle générale et une instruction de catégorie sont en conflit, l'instruction de catégorie l'emporte.

Configuration d'une signature

La carte Signature vous permet de concevoir le bloc ajouté sous chaque brouillon de réponse — avec logo, liens et mise en forme. Lors de la connexion d'une boîte, ChatReact génère automatiquement une signature par défaut à partir des données de votre entreprise (nom, site web lié et logo).

• Le mode Visual vous permet d'éditer la signature directement ; le bouton Image insère une image via URL ou import (les images importées sont automatiquement recadrées, redimensionnées et compressées).
• Le mode HTML vous permet de coller une signature existante en HTML — y compris les mises en page en tableau — avec un aperçu en direct affiché sous l'éditeur.
• Une fois une signature définie, l'IA termine son brouillon par une phrase de clôture et laisse la signature gérer la formule de politesse.

Contacts : ce que l'assistant mémorise

ChatReact crée automatiquement un profil pour chaque expéditeur : nom, entreprise, statut client (Customer, Prospect, Supplier, etc.), s'il faut le tutoyer ou le vouvoyer, et faits remarquables individuels. Ces informations alimentent chaque futur brouillon de réponse — y compris le choix de la forme d'adresse appropriée pour ce contact.

Ouvrez Contacts pour consulter et modifier tous les profils. Vos modifications manuelles ont toujours la priorité et ne sont jamais écrasées par l'IA. Vous pouvez également ajouter des notes internes, qui sont utilisées comme contexte pour les brouillons mais ne sont jamais citées directement.

Résolution des problèmes courants

Confidentialité

• ChatReact crée uniquement des brouillons et ne peut pas envoyer d'e-mails — la permission d'envoi n'est jamais demandée.
• Les jetons d'accès sont stockés chiffrés ; le contenu des e-mails est traité de manière transitoire et n'est pas stocké de façon permanente par ChatReact. Seuls l'expéditeur, l'objet et le résultat de la catégorisation apparaissent dans le journal d'activité.
• La déconnexion d'une boîte supprime immédiatement l'accès stocké ainsi que les catégories et le journal d'activité associés à cette connexion. Vos e-mails dans Outlook ne sont jamais affectés.